Gerenciamento Comunicações Projeto: Abordagem Prática ao Processo 10.2 do PMBOK
Planejamento das Comunicações
Durante o processo de planeamento de qualquer projeto, as perguntas cruciais a serem feitas são:
- O quê?: Qual tipo de informação do projeto deve ser compartilhada? Por exemplo, isso pode variar de relatórios de status do projeto a atualizações de cronograma ou problemas que precisam ser resolvidos.
- Para quem?: Quem precisa receber essas informações? Os stakeholders podem variar de membros da equipe do projeto a clientes, fornecedores e até mesmo reguladores.
- Quando?: Com que frequência essas informações serão compartilhadas? A frequência pode ser diária, semanal, mensal, ou depender das necessidades do projeto e dos stakeholders.
- Como?: Como as informações serão compartilhadas? O meio pode variar de e-mails a reuniões, teleconferências ou ferramentas de gerenciamento de projetos online.
Por exemplo, num projeto de construção, as atualizações diárias de progresso podem ser necessárias para a equipe no local, enquanto relatórios semanais podem ser suficientes para a administração superior.
Identificação dos Stakeholders
Para implementar a comunicação eficaz, é essencial entender as necessidades e expectativas dos stakeholders (processo 13.1). Por exemplo, um membro da equipe do projeto pode precisar de informações detalhadas e técnicas, enquanto um stakeholder externo pode requerer uma visão geral do progresso do projeto.
Implementando o Plano de Comunicação
Com um plano de gestão de comunicações robusto, a implementação pode começar (processo 10.2). Este processo inclui as seguintes etapas:
- Coletar dados: Isso envolve reunir dados de desempenho do projeto. Por exemplo, isso pode incluir horas trabalhadas, custos incorridos e marcos atingidos.
- Preparar a informação: Isso envolve transformar os dados brutos em informações úteis para os stakeholders. Por exemplo, os dados podem ser transformados em um gráfico de Gantt para mostrar o progresso em relação ao cronograma.
- Distribuir a informação: Isso envolve compartilhar as informações com os stakeholders conforme definido no plano de comunicação. Por exemplo, isso pode incluir o envio de um e-mail com um relatório de status do projeto.
- Armazenar a informação: Isso envolve garantir que as informações estejam acessíveis para referência futura. Por exemplo, isso pode envolver o armazenamento de relatórios em uma pasta compartilhada em rede.
Por exemplo, no nosso projeto de construção, o gerente pode coletar dados sobre o progresso da obra, preparar um relatório de status, distribuí-lo por e-mail e, em seguida, armazená-lo em um sistema de gerenciamento de documentos.
Outros Artigos Sobre Gestão de Comunicação
Sendo a comunicação do projeto uma das três areas de conhecimento mais relevante para o sucesso de qualquer projeto, incluimos abaixo os links para os muitos artigos que, aqui no blog, foram já publicados sobre este assunto: Como Fazer o Plano de Comunicação do Projeto
3 Erros a Evitar na Comunicação do Projeto
PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Modelos de Comunicação
Redes Sociais Corporativas e Gestão de Projetos
Como melhorar a Comunicação do Projeto
PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Análise das Necessidades de Comunicação
Conclusão
A comunicação eficaz é um elemento crucial para o sucesso de qualquer projeto. Os gestores de projetos precisam garantir que todas as informações necessárias sejam comunicadas aos stakeholders corretos, da maneira correta e no momento certo. Implementando o processo PMBOK 10.2, os gerentes podem garantir que a comunicação ocorra sem problemas, melhorando o envolvimento dos stakeholders e aumentando a probabilidade de sucesso do projeto.
Tenham bons e bem-sucedidos, projetos.
Grp2ALL
Sobre os autores
Todos os autores deste blogue são profissionais certificados em Gestão de Projetos com mais de uma década de experiência na área. Geriram, e continuam a gerir, vários projetos de sucesso nas mais diversas indústrias, atuam em vários países do mundo e partilham os seus conhecimentos e ideias através da escrita e do ensino.
