Gerenciamento das Aquisições do Projeto: Uma Visão Abrangente

O gerenciamento das aquisições do projeto é uma área de conhecimento fundamental dentro das organizações, especialmente devido ao crescente aumento da terceirização de serviços. Conforme afirma Tom Peters, "faça o que você faz de melhor e terceirize o resto". 

Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é o gerenciamento das aquisições, quais são os seus objetivos, quem são os principais envolvidos e, em especial no ambito da gestão de projetos e do PMBOK, os processos envolvidos.

O que é o gerenciamento das aquisições?

De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Em outras palavras, é a área responsável por decidir o que será feito e o que será adquirido, selecionar os melhores fornecedores e monitorar as aquisições.

Objetivos do gerenciamento das aquisições

O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos:

  1. Decidir o que será feito e o que será adquirido: É importante definir claramente quais produtos, serviços ou resultados serão adquiridos para garantir o sucesso do projeto.
  2. Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição: Escolher fornecedores confiáveis e competentes é essencial para garantir a qualidade e o cumprimento dos prazos estabelecidos.
  3. Monitorar as aquisições: Acompanhar de perto as aquisições é fundamental para garantir que tudo esteja ocorrendo conforme o planejado e para identificar e resolver eventuais problemas que possam surgir.

Envolvidos no gerenciamento das aquisições

No gerenciamento das aquisições, existem dois principais envolvidos:

Vendedor: Também conhecido como fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor. É a parte responsável por fornecer os produtos, serviços ou resultados necessários para o projeto.

Comprador: Também conhecido como cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental ou solicitante do serviço. É a parte responsável por adquirir os produtos, serviços ou resultados externos para atender às necessidades do projeto.

Processos de gerenciamento das aquisições

O gerenciamento das aquisições envolve quatro processos principais:

  1. Planejar o gerenciamento das aquisições: Neste processo, são definidas as estratégias e abordagens para as aquisições do projeto. São documentadas as decisões de compras, especificando a forma como os demais processos serão executados através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.
  2. Realizar as aquisições: Este processo envolve a obtenção de respostas dos fornecedores, a seleção do melhor fornecedor e a adjudicação de um contrato. Aqui, é importante utilizar técnicas de facilitação, como reuniões e brainstorming, para tomar decisões mais assertivas.
  3. Controlar as aquisições: Neste processo, são gerenciadas as relações de aquisições, monitorando o desempenho dos contratos e realizando mudanças e correções, conforme necessário. É essencial acompanhar de perto o cumprimento dos prazos, a qualidade dos produtos e serviços entregues pelos fornecedores.
  4. Encerrar as aquisições: No encerramento das aquisições, é realizado o encerramento formal de cada uma das aquisições do projeto. Isso envolve garantir que todos os produtos, serviços ou resultados tenham sido entregues conforme o contrato e que todos os pagamentos tenham sido efetuados.
 

Inputs, ferramentas e técnicas e outputs do processo (Segundo o PMBOK)

Para entender melhor o processo de conduzir as aquisições, vamos explicar quais os  conhecer os inputs, ferramentas e técnicas e outputs que fazem parte dos quatro processos acima mencionados .

Inputs:

·       Documentos de especificação do trabalho  (ler artigo que detalha o que é e como se faz)

·       Business Case (ler artigo sobre como fazer um Estudo de Viabilidade/Business Case)

·       Acordos

·       Fatores Ambientais da Empresa (FAE) (ler artigo sobre o que são e a sua importância)

·       Ativos de Processos Organizacionais (APO) (ler artigo que detalha porque são importantes)

Ferramentas e Técnicas:

·       Opinião especializada (saiba mais sobre o que é a opinião especializada)

·       Técnicas de facilitação, como reuniões e brainstorming (leia mais sobre estas técnicas)

Outputs:

·       Contrato (comece por aqui para saber mais sobre contratos e gestão de projetos)


Conclusão

O gerenciamento das aquisições do projeto desempenha um papel fundamental no sucesso de qualquer empreendimento. Ao entender os processos envolvidos, os objetivos a serem alcançados e os principais envolvidos, é possível garantir que as aquisições sejam feitas de forma eficiente e eficaz. Além disso, conhecer os inputs, ferramentas e técnicas e outputs do processo de conduzir as aquisições auxilia na execução adequada dessa etapa crucial do projeto. Portanto, ao realizar um projeto, lembre-se da importância do gerenciamento das aquisições para alcançar os resultados desejados.

O gerenciamento das aquisições exige um alto nível de planejamento e organização. É importante ter uma compreensão clara dos objetivos do projeto para que as aquisições possam ser realizadas de forma adequada. Além disso, é necessário ter um plano detalhado para definir os processos, ferramentas e técnicas a serem usados durante todas as etapas do projeto. Assim, é possível realizar as aquisições com sucesso, cumprir os prazos estabelecidos e alcançar os resultados desejados dentro do orçamento previsto.

 

Tenham bons, bem-sucedidos, projetos.

Grp2ALL

 

Sobre os autores

 

Todos os autores deste blogue são profissionais certificados em Gestão de Projetos com mais de uma década de experiência na área. Geriram, e continuam a gerir, vários projetos de sucesso nas mais diversas indústrias, atuam em vários países do mundo e agora partilham os seus conhecimentos e ideias através da escrita e do ensino.

 

Postagens mais visitadas deste blog

PMBOK: Ferramentas e Técnicas – Métodos de Comunicação