PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Estimar Custos do Projeto

O PMBOK v5 refere um conjunto bastante grande de ferramentas e técnicas que são usadas pelo processo 7.2 Estimar os Custos do Projeto. No presente artigo vamos apresentar cada uma dessas técnicas dando algumas dicas sobre a forma correta de as utilizar.

Quando falamos de custos do projeto devemos ter presentes 3 aspetos que são fundamentais:

• Os custos do projeto são bastante variados, e uma estimativa correta exige que se conheça com algum detalhe todas as categorias de custo que são relevantes para determinado projeto
• Custo e orçamento do projeto são conceitos distintos e abordados de forma distinta no PMBOK (veja os processos 7.2 Estimar os Custos do Projeto e 7.3 Criar o Orçamento do Projeto)
• Não existe uma estimativa de custos do projeto, existem várias estimativas que são feitas em momentos distintos do ciclo de vida do projeto com objetivos diversos (daí haver um numero tão elevado de ferramentas e técnicas que pode ser usado para estimar os custos do projeto).

Decorre da afirmação anterior que as ferramentas e técnicas a usar dependem da fase do ciclo de vida em que nos encontramos mas também das características específicas do projeto para o qual pretendemos estimar os custos (Por exemplo para os projetos de desenvolvimento de software foram criadas na década de 80 e 90 do século XX inúmeras técnicas paramétricas de estimação, adaptadas às várias linguagens de programação existentes (COBOL, BASIC, Linguagens Orientadas aos Objetos, etc.).

Feita esta introdução vejamos então quais são as ferramentas e técnicas que podem ser usadas para estimar os custos dos projetos.

A capacidade para realizar uma correta estimativa de custos depende de várias componentes da gestão de projeto que integram os processos de início e de planeamento. O processo de estimativa de custos assenta igualmente na existência de informação histórica e das práticas e políticas em uso na organização em que o projeto decorre.

Os dois processos da gestão de projetos que são mais importantes para que se consiga criar estimativas de boa qualidade são os processos 5.4 Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) e 9.1 Planear a Gestão do Recursos Humanos.

A criação de uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP / WBS) que detalhe com precisão a decomposição das atividades necessárias á criação das diversas funcionalidades do produto ou serviço que o projeto pretende criar. Aliás a EAP /WBS é uma das ferramentas mais importantes da gestão de projetos e entrada para cinco dos mais importantes processos de planeamento do projeto – 6.2 Definir das Atividades do Projeto; 7.2 Estimar Custos do Projeto; 7.3 Criar o Orçamento do Projeto; 9.1 Planear a Gestão dos Recursos Humanos e 11.2 Identificar os Riscos do Projeto.

O projeto terá determinados requisitos de recursos – recursos humanos com determinadas aptidões, materiais, equipamentos, etc. Os custos de todos estes recursos devem ser considerados para o cálculo das estimativas de custo do projeto. Um bom plano da gestão de recursos humanos é muito importante para a qualidade das estimativas de custos do projeto. Aliás o processo de planeamento da gestão de recursos humanos tem como único resultado a criação do Plano de Gestão de Recursos Humanos o qual é uma das principais entradas para a estimativa de custos.

Nos projetos existem quatro categorias de custos:

• Custos diretos – São todos os custos que são atribuídos diretamente às atividades do projeto e não podem ser partilhados por vários projetos
• Custos indiretos – São habitualmente custos que são partilhados por vários projetos (Por exemplo, utilização das salas e outro equipamento de escritório, apoio de secretariado, etc.)
• Custos variáveis – São custos que dependem da forma como o projeto decorre. (Por exemplo, custo dos recursos humanos, suprimentos e outros materiais, aumentam quando existem derrapagens no calendário do projeto e diminuem quando o projeto é gerido de forma eficiente).
• Custos fixos – Estes custos mantém-se constantes independentemente da sua utilização pelo projeto

Calcular a Taxa de Utilização dos Recursos

Para poder estimar o custo dos recursos que o projeto usa, é necessário conhecer o custo unitário de cada um dos recursos, e o número de unidades desse recurso que o projeto consome. Dependendo do tipo de recurso, a unidade para determinar o seu custo unitário, pode ser uma unidade de medida (Ex. Toneladas de pedra, litros de combustível, etc.) ou de tempo (Ex. Número de horas de trabalho de uma pessoa com determinado nível de conhecimento ou aptidões especificas).

Se o valor unitário da utilização do recurso não for conhecida deve usar-se uma estimativa (Por exemplo, se pretender subcontratar um recurso com determinadas aptidões para trabalhar duas semanas no seu projeto. Durante o processo de estimativa inicial de custos ainda não contactou as entidades que podem fornecer esse tipo de recurso, pelo que ainda não conhece com precisão os seus custos unitários, contudo pode recorrer a contratações que tenha feito anteriormente para estimar o custo unitário para o caso presente).
 

Estimar a Duração das Atividades

 
Estimar a duração das atividades do projeto, em conjunto com as respetivas interdependências, permite que se conheça a duração do projeto e que se possa tomar decisões sobre o calendário de necessidades de financiamento, o que permitirá incluir na estimativa dos custos do projeto os eventuais custos de financiamento.

O cálculo da duração das atividades é necessário para que se possa calcular o custo total dos pacotes de trabalho do projeto (isto é as atividades que aparecem na linha inferior da EAP / WBS). Não é possível calcular a duração das atividades sem saber primeiro quem são os recursos humanos que vão trabalhar nessa atividade, este é um erro muito frequente mas que deve ser evitado. Por exemplo a mesma atividade poderá ter uma duração de 2 dias se efetuada por um técnico experiente, ou 4 dias se efetuada por alguém com menos experiência, sendo igualmente de esperar que o valor unitário pago a esses dois técnicos seja diferente. Assim o processo normal de planeamento das atividades do projeto passa por:

1. Definir a atividade detalhando em conjunto com a equipa as tarefas necessárias à sua realização.
2. Conhecida a atividade estamos aptos a escolher o recurso que a irá executar
3. Atribuído o recurso à atividade vamos, em conjunto com ele definir a duração da atividade, e também os riscos que estão associados à sua execução.
4. Depois de termos uma estimativa da duração e dos riscos da atividade, realizada por quem tem a responsabilidade de a executar, estamos em condições de estimar os custos dessa atividade.

Relacionado com os custos do projeto pode ser necessário calcular o valor das depreciações do produto que está a ser criado. As depreciações são as deduções fiscais, isto é, aquilo que a empresa pode registar nos seus livros de contabilidade para ir amortizando os custos.

Existem três métodos para calcular a depreciação dos custos do produto. O método utilizar, e os prazos aplicáveis, dependem do tipo de produto e da legislação fiscal específica de cada país.

1. Depreciação constante – Permite à organização inscrever nos livros contabilísticos um valor de amortização sempre igual durante a totalidade do período de vida do produto. A fórmula de cálculo é simples, começa por se calcular a diferença entre o custo do produto e o seu valor no final do período de vida, ficando-se com um valor que representa o custo real que a empresa suporta por usar aquele produto. Depois divide-se este valor pelo número de anos do período de vida, ou pelo número de anos legalmente permitido para amortizar aquele tipo de produtos, e tem-se o valor da depreciação anual. (Ex. Suponha que um computador custa 1000 euros e tem um valor residual de 100 euros. O valor a depreciar será 900 euros. Como os equipamentos informáticos se depreciam a 3 anos o valor da depreciação anual a inscrever nos livros de contabilidade da empresa será 300 euros).
2. Depreciação acelerada – Este método permite à empresa duplicar o valor a depreciar no primeiro ano. Este método é usado em equipamentos que ficam muito rapidamente obsoletos mas para os quais não se conhece exatamente o seu período de vida. (Por exemplo no caso dos computadores o seu período de vida útil é habitualmente 3 a 4 anos mas a rapidez da evolução tecnológica pode reduzir este período. No exemplo acima se usarmos o método de depreciação acelerada, iríamos depreciar 600 euros no primeiro ano e 150 euros em cada um dos anos subsequentes. Assim se ao fim de 2 ano a organização for obrigada a mudar de computador, o valor do computador antigo está já quase todo amortizado).
3. Depreciação pela soma dos anos – Este processo é um pouco mais complicado mas tem igualmente como objetivo depreciar nos primeiros anos um valor maior que sendo reduzido todos os anos. Suponha um equipamento que tem um período de vida de 5 anos. Calculando a soma dos anos (5+4+3+2+1) obtemos o valor de 15, sendo o valor a depreciar em cada ano calculado do seguinte modo: Ano 1, depreciação = valor * 5/15; Ano 2, depreciação = valor * 4/15; Ano 3, depreciação = valor * 3/15, etc.

 

Estimar usando publicações especializadas

 
Para muitas indústrias e setores de atividades existem publicações e bases de dados comerciais que fornecem estimativas de custos. Estas referências podem ajudar a confirmar ou a melhorar a qualidade das estimativas efetuadas pela equipa de projeto.

Estimar usando informação histórica

A informação histórica pode ser originária de várias fontes.

• Ficheiros de projetos anteriores – Informação relativa a projetos anteriormente realizados nessa organização podem ser usados com referência para prever os custos e a duração das atividades do projeto atual. Contudo esta utilização deve ser feita com alguma cautela porque é necessário garantir que os registos históricos usados são exatos e que existem semelhanças entre as atividades dos projetos passados e as atividades do projeto atual.
• Bases de dados comerciais especializadas em estimativas de custos – Estas base de dados fornecem estimativas sobre quais deverão ser os custos do projeto, baseados no tipo do projeto, nos recursos em uso e outras condições.
• Membros da Equipa – A experiência específica dos elementos da equipa é uma fonte útil para melhorar a fiabilidade das estimativas de custos do projeto.

Estimar usando o método da analogia

As estimativas por analogia baseiam-se em informações de projetos anteriores para prever o custo do projeto atual. O processo de estimativa por analogia usa o custo real de um projeto passado que seja semelhante ao nosso projeto atual. Esse custo é aplicado ao projeto atual fazendo-se as atualizações que o gestor de projeto, a sua equipa, ou outros especialistas, considerarem necessárias para adaptar esses custos à realidade do projeto atual. A estimativa por analogia pode ser aplicada para estimar a totalidade do custo do projeto (estimativa top-down) ou pode ser usada para estimar os custos de cada uma das atividades do projeto.

A estimativa por analogia é uma forma de avaliação especializada. Esta forma de estimativa leva menos tempo para concluir do que outros modelos de estimativas, mas também é menos precisa. Contudo é uma boa abordagem quando precisamos de estimativas rápidas e temos uma boa base de dados histórica com informação sobre os projetos anteriores.

Vejamos um exemplo de estimativa por analogia: Um prédio de 6 pisos e três apartamentos por piso, com uma área construída de 350 m2 por piso, construído num subúrbio de classe média alta da cidade X com acabamentos de qualidade alta teve um custo de construção de 110.000 euros por piso. Atualmente a nossa empresa está a iniciar um novo projeto para construir numa cidade diferente, um prédio para o mesmo segmento de clientes (classe média-alta). Este novo prédio terá 5 pisos e uma área por piso ligeiramente maior (500 m2). O gestor do projeto atual pode estimar os custos do novo projeto, usando os dados do projeto anterior.
 

Consulte aqui um artigo mais completo sobre Como Estimar Por Analogia
  

Estimativa por Métodos Paramétricos

Os métodos paramétricos utilizam um modelo matemático baseado em parâmetros conhecidos para prever o custo dp projeto. Os parâmetros do modelo podem variar de acordo com o tipo de trabalho a ser concluído. Exemplo de parâmetro pode ser de custo por metro cúbico, custo por unidade, e assim por diante. Um parâmetro mais complexo pode ser o custo por unidade com fatores de ajuste, ou modificadores, com base nas condições do projeto.

Existem dois tipos de estimativas paramétricas:

• Análise de Regressão: É uma abordagem estatística para prever qual poderá ser o valor futuro com base em valores históricos. A análise de regressão cria previsões quantitativas e baseia-se exclusivamente em matemática estatística para encontrar relações entre variáveis ​​e predizer os valores futuros.
• Curva de Aprendizagem: Esta abordagem aplica-se essencialmente a atividades repetitivas realizadas por pessoas. Consiste em considerar que o custo unitário de determinado recurso diminui à medida que aumenta o número de unidades de utilização desse recurso. Este método aplica-se essencialmente ao custo dos recursos humanos e reflete o impacto positivo que a experiência de quem executa determinada coisa tem na sua eficiência. O racional é que quanto mais uma pessoa completa uma atividade, mais fácil será para ela executar de novo essa atividade. A estimativa é considerada paramétrica, porque a fórmula é baseada em atividades repetitivas. O custo por unidade diminui à medida que aumenta a experiência, porque o tempo para completar o trabalho é encurtado.

Estimativas de Baixo para Cima (Bottom-Up)

As estimativas de Baixo para Cima são feitas com base no detalhe da EAP / WBS do projeto, pelo que só podem ser efetuadas quando já temos um conhecimento pormenorizado das atividades que serão necessárias para criar as funcionalidades do produto ou serviço que resultará da realização do projeto.

São estimativas do particular para o geral. Uma vez que já temos construída a EAP / WBS, a lista de atividades e os respetivos atributos, esta técnica consiste em estimar os custos para cada uma das atividades do projeto e depois, através de um processo de agregação, obter as estimativas para cada um dos pacotes de trabalho e para os diversos ramos de atividade do projeto.
 

Se bem executadas, as estimativas de Baixo para Cima, são um tipo de estimativa muito pormenorizada e de grande fiabilidade e que serve de base para a criação do orçamento do projeto.

Estimativa pelo método dos três pontos.

É o método para criar estimativas que está na base da realização das estimativas de Baixo para Cima que foram descritas anteriormente. Como explicámos acima a estimativa de Baixo para Cima (Bottom-Up) é um processo de estimativa por agregação que assenta em estimativas pormenorizadas em relação à duração, e consequentemente, ao custo das atividades situadas na linha inferior da EAP / WBS. Para realizar essas estimativas pormenorizadas uma das técnicas mais usadas é o método da estimativa dos três pontos.

Esta técnica é usada para reduzir a distorção e a incerteza que está associado ao processo de estimativa baseada na opinião de peritos (neste caso os peritos são os responsáveis pela execução das atividades descritas na EAP / WBS).

O funcionamento do método é simples e consiste essencialmente em pedir à pessoa que é responsável por fornecer a estimativa de duração de uma dada atividade que, em vez de dar uma única estimativa para essa duração (suponhamos 6 dias), dê três estimativas que corresponderão a: Uma estimativa se tudo correr bem; Uma estimativa se tudo correr mal, e; Uma estimativa correspondente á duração mais provável (em vez de uma estimativa de 6 dias, teremos três estimativas: 3 dias na melhor das hipóteses, 6 dias se as coisas correrem muito mal, provavelmente 4 dias).

Com estes três valores vamos usar uma fórmula matemática simples para calcular uma média que será duração mais provável para a atividade em causa. Essa fórmula faz parte integrante do método de PERT (Program Evaluation And Review Technique) (Consulte aqui um artigo que explica a utilização deste método).

A fórmula para estimar usada pelo método PERT aplica-se à duração ou ao custo e assenta nas três estimativas atrás descritas:

• Mais provável (Cm).
• Pessimista (Cp)
• Otimista (Co)

A formula PERT é:

Ce = (Co + 4Cm + Cp)/6

Em que Ce = Custo ou Duração esperada

As estimativas resultantes da aplicação desta técnica têm várias vantagens:

1. Corrigem a distorção natural que é introduzida pelas pessoas quando lhe é pedido que apresentem um prazo para a realização de determinadas atividades na medida em que evita que elas coloquem á partida da estimativa efetuada um “coeficiente de segurança” com o objetivo de se protegerem de eventuais percalços.
2. Introduzem no processo de estimação a noção de risco e permitem a introdução de mecanismos que possibilitam a avaliação do grau de risco que está inerente a um determinado plano de projeto.
3. Só funcionam com informação detalhada e obrigam a um esforço de objetividade que se irá traduzir em estimativas de melhor qualidade.

Voltando ao exemplo anterior, pelo método de estimativa simples teríamos uma duração para a atividade de 5 dias. Usando o método PERT dos três pontos teremos uma estimativa para a mesma atividade de (3 + 4* 4 + 6) / 6 = 4,2 dias. Isto é uma estimativa mais precisa e uma redução de 2 dias nesta atividade específica. O impacto benéfico da utilização deste método para todas as atividades do projeto é evidente.



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