Como Fazer o Plano de Comunicação do Projeto

Uma boa comunicação é um fator crítico de sucesso de qualquer projeto. Contudo, muitos dos projetos executados nas organizações, e praticamente a totalidade dos projetos que são realizados para clientes internos da própria organização, não têm um plano de comunicação devidamente estruturado.

Devido a isso acontece que, independentemente da sua maior ou menor experiência, muitos gestores de projeto, quando confrontados com a necessidade de criar o plano de comunicação para determinado projeto, não sabem por onde começar.

No artigo seguinte apresenta-se o guião que pode seguir para criar um plano de gestão de comunicação adequado às necessidades do seu projeto.

O plano de gestão da comunicação do projeto é um documento que descreve a forma como os processos de comunicação serão geridos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, fornecendo orientações sobre  o tipo de informação que deve ser distribuída aos diferentes interessados no projeto, com que periodicidade essa informação deve ser partilhada, as ferramentas que devem ser utilizadas no processo de comunicação, onde é que essa informação deve ficar armazenada e quem a pode consultar.

Devido ao número de partes interessadas envolvidas em um único projeto e os seus diversos papéis e interesses, o plano de comunicação organiza a comunicação do projeto através de uma abordagem coerente para o partilha de informações. Sendo um dos planos mais importantes para o sucesso do projeto, deve ser um documento sintético e de fácil entendimento por todas as partes interessadas no projeto com informação que permita conhecer:

• Requisitos de comunicação. Usar os resultados do processo 13.1 - Identificação das Partes Interessadas (Stakeholders), nomeadamente a matriz de identificação de interessados, como ponto de partida para a análise dos requisitos de comunicação de cada um dos interessados ou grupos de interessados
• Formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo da informação a enviar
• Propósito, isto é, se informação é enviada para manter o recetor informado ou espera-se retorno dessa informação. 
• Responsável pelo envio da informação
• Destinatários da informação. Detalhes para contacto (Telefone, endereço de e-mail, endereço postal, etc.)
• Meios de comunicação ou tecnologia usada
• Frequência com que a informação deve ser enviada
• Data de início e de término do envio da informação
• Método para atualização do plano de comunicação;
• Modelos, formulários e diretrizes para reuniões, e-mail, etc.
• Glossário do projeto

O plano de comunicação é compartilhado abertamente com todas as partes internas do projeto para ajudá-los a entender como eles devem se comunicar e com quem. Contudo o plano de comunicação contêm informação de contacto relativa a um grande número de pessoas e essa informação não deve circular livremente. 

O ideal é que o plano de comunicações seja construido usando um programa de folha de cálculo de forma a facilmente filtrar as partes interessadas por modos de comunicação, contactos, frequência da comunicação, ou outra qualquer categoria. Isso permitirá fornecer aos diversos interessados no projeto um resumo do plano de comunicação que contem apenas a informação relevante para essa pessoa ou grupo de pessoas (Por exemplo, aos interessados ​​no projeto externos à organização deve ser fornecido um plano de comunicação, filtrado de forma a apresentar unicamente a informação que é relevante para as suas necessidades no âmbito do projeto em causa).

O plano de comunicação deve respeitar as necessidades de comunicação que estão definidas no documento que deu origem ao projeto, seja ele um contrato de prestação de serviços, um memorando de entendimento (DOU), ou uma declaração de trabalho (SOW), bem como quaisquer outros protocolos que se tornaram evidentes no decurso do processo de planeamento do projeto, podendo ser alterado no decurso da execução do projeto, caso o processo de controlo da comunicação do projeto assim o aconselhe. Diferentes participantes do projeto irão utilizar o plano de comunicação de diferentes maneiras:

• O gestor de projeto utiliza o plano de comunicação para garantir que as várias partes interessadas estão cientes das suas responsabilidades de comunicação.
• Os membros da equipa usam o plano de comunicação como uma lista de contactos onde encontram toda a informação que necessitam para cumprir com as atividades de comunicação que são da sua responsabilidade.
• A administração de topo e os clientes podem usar uma versão resumida do plano de comunicação para terem informação sobre quando irão receber os relatórios de desempenho e a restante documentação de que precisam para conhecer de forma atualizada o estado do projeto, e para obter informações sobre os seus principais pontos de contacto.

Conteúdo do Plano de Gestão da Comunicação

O plano de comunicação é uma matriz de informação, normalmente criado numa folha de cálculo em que as várias colunas devem conter os seguintes dados:

• Nome do interessado (ou do grupo de interessados)
• Telefone
• Endereço de e-mail
• Endereço postal
• Modo preferencial de comunicação
• Frequência da comunicação

Esta matriz pode ser complementada com um log que, no decurso da execução do projeto, permita fazer o seguimento do processo de comunicação com cada um dos interessados.

As colunas a incluir no plano de comunicação devem ser ordenadas tendo em atenção o tipo de filtragem que se irá efetuar, isto é, se na maior parte das vezes que recorremos à tabela de comunicação queremos filtrar os resultados por tipo de comunicação ((relatórios de estado, atas das reuniões de equipa, etc.) então essa coluna deve ser a primeira, eventualmente seguida pela frequência de comunicação e pela identificação das partes interessadas (recetores da informação e participantes, respetivamente).

Porque as falhas de comunicação sao um dos principais problemas com que se debatem os projetos, é importante que o plano de comunicação seja cumprido com rigor, de forma a criar rotinas de comunicação que sejam interiorizadas por todos os intervenientes. O que isto quer dizer é que, se está programada uma reunião semanal ela deve acontecer a cada semana no mesmo horário, e os calendários de todos os intervenientes devem ser atualizados no inicio do projeto para guardar na agenda espaço para essa reunião. Outro exemplo, se estiver planeado semanalmente o envio de um relatório de atividades, ele deve ser enviado mesmo que numa determinada semana não exista nada de relevante a relatar, uma vez que isso comprova que o fluxo de informação está a funcionar.
 

Claro que para evitar reuniões que não trazem nada de novo ou a emissão de relatórios sem conteúdo relevante, o tipo de informação a disponibilizar e a periodicidade da mesma devem ser cuidadosamente ponderados de forma a dar a todos os intervenientes a informação necessária e suficiente para as suas necessidades. Tão mau como não comunicar é comunicar em excesso.

 Bons Projetos

Grp2ALL


Baseado no artigo publicado originalmente no blog: www.pmtips.net da autoria de Brad Egeland