PM2ALL - Gestão de Projetos | Agile Management | Outsourcing | Procurement | Contracting

De acordo com o PMBOK v6 a declaração do âmbito / Escopo do Projeto é um resultado do processo 5.2 Definir o Âmbito / Escopo e uma entrada do processo 5.3 Criar Estrutura Analítica Projeto (EAP / WBS ) . A declaração do âmbito / escopo do projeto descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas, sendo um documento fundamental para criar, entre todos os envolvidos no projeto, um entendimento comum sobre os objetivos do projeto, o que vai ser feito e como vai ser feito.  

Criar a EAP / WBS é o processo de decomposição dos entregáveis do produto ou serviço que necessita ser criado, e do trabalho do projeto por forma a permitir a sua adequada gestão. A estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho que necessita ser executado, pela equipa, para que se consiga atingir os objetivos do projeto. Os processos definidos no PMBOK são, por facilidade de explicação, apresentados de forma sequencial, em que os resultados de uns processos são entrada de processos subsequentes. Contudo, aquando da utilização prática, muitos dos processos são executados quase em paralelo.

Definir o âmbito / escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Este processo é crítico para o sucesso do projeto na medida em que uma deficiente definição do âmbito / escopo pode gerar um produto ou projeto incompleto ou incorreto. A preparação de uma correta e detalhada definição do âmbito / escopo tem por base uma boa Coleta de Requisitos a qual, como vimos anteriormente, depende de uma boa Identificação das Partes Interessadas no Projeto .

Coletar os Requisitos do Projeto é o processo de definição e gestão das necessidades das partes interessadas (stakeholders) de forma a alcançar os objetivos do projeto. A coleta dos requisitos deve contemplar o processo de definição e documentação das funções e funcionalidades do produto ou serviço que o projeto se propõe criar. Os requisitos recolhidos vão permitir definir o que é necessário fazer e criar da Estrutura Analítica de Projeto (EAP/WBS) . O planeamento do custo, o cronograma e o plano de qualidade são outros documentos que são criados tendo por base os requisitos recolhidos

Planear a gestão do âmbito do projeto é o processo para criar o documento que define o processo que conduzirá à definição, validação e controlo do âmbito (escopo) do projeto. O principal beneficio deste processo é o de fornecer as linhas mestras que orientarão a forma como o âmbito será gerido ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. O processo de planeamento da gestão de âmbito do projeto inicia-se com a análise do documento de inicio do projeto , uma vez que este é o documento que formaliza o inicio ao projeto, e do qual deve constar a maioria da informação que é relevante para dar início aos processos de planeamento nos quais se inclui o planeamento do âmbito do projeto.

Na gestão de projeto o conceito de Gold-Plating refere-se ao ato de dar ao cliente mais do que aquilo que ele originalmente pediu. Sendo uma atuação comum em projetos de software o Gold-Plating pode ocorrer em qualquer tipo de projeto, sendo a propensão de ocorrência tanto maior quanto mais complexa forem as atividades de recolha das necessidades do utilizador, a sua tradução em funcionalidades do produto ou serviço a criar, e a determinação dos respetivos requisitos. O Gold-Plating tem consequências graves ao nível do âmbito / escopo do projeto e a sua ocorrência é uma das causas principais do descontrolo de âmbito que leva ao insucesso de muitos projetos. O tipo de atuação que conduz ao Gold-Plating tem geralmente origem nos elementos da equipa, individualmente ou em grupo, e ocorre, na maioria das vezes, sem o conhecimento do gestor do projeto pelo que, uma das formas de o combater, passa pelo alerta antecipado que o gestor de projeto deve fazer a toda a sua equipa, ...

Controlar o âmbito d o projeto é um dos processos ce n tra i s da gestão de projeto uma vez que as alterações ao plano são inevi t áve i s e, em certo sentido desejáveis, mas tem de existir um processo que permita o seu controlo, de forma a assegurar que todas as alterações solicitadas, e propostas de correção recomendadas, se processam no âmbito do processo integrado de controlo de alterações. O “Scope Creep / Descontrolo do Âmbito ou Escopo” é essencialmente uma perda de foco, no cliente, e naquilo que devem ser os objetivos do projeto. Acontece quando, durante a execução do projeto, os pedidos de alteração não são devidamente controlados ou geridos. Assim, e ao contrário do que muitas pessoas pensam, o “Scope Creep” não decorre do excesso de alterações mas sim de um deficiente processo de gestão dessas mesmas alterações . Dado que o “Scope Creep / Descontrolo do Âmbito ou Escopo” é sempre algo de indesejável em qualquer projeto a forma de o evitar passa pela aplicaçã...

O que apresentamos a seguir é um exemplo prático da utilização conjunta da EAP / WBS Estrutura Analítica do Projeto orientada aos entregáveis, com a Estrutura Organizacional do Projeto EOP / OBS de forma a podermos criar a Matriz de Atribuição de Responsabilidades (MAR / RAM) que nos vai permitir um controlo mais eficiente da execução do projeto. Começamos por criar da Estrutura Analítica do Projeto (EAP / WBS) orientada aos entregáveis do projeto (neste caso a construção de vivendas uni-familiares) e do respetivo Dicionário da EAP / WBS. Uma vez conhecidos os diversos Pacotes de Trabalho que são necessários para criar o produto do nosso projeto, estamos em condições de desenvolver a Estrutura Organizacional do Projeto (EOP / OBS). Conjugando estas duas estruturas hierarquicas é possivel criar a Matriz de Atribuição de Responsabilidades (MAR / RAM). 

No âmbito da gestão de projeto são habitualmente referidas a criação de três tipos de diagramas de estrutura hierárquica os quais são usados para identificar pessoas, produtos e atividades. Esses diagramas chamam-se, respetivamente, Estrutura Organizacional do Projeto / Organizational Breakdown Struture (EOP / OBS), Estrutura Funcional do Produto / Product Breakdown Struture (EFP / PBS) e Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Struture (EAP / WBS).   

A maioria dos projetos necessita de recursos que pertencem a mais do que uma organização ou departamento. A utilização de um diagrama que descreva de forma hierárquica a estrutura funcional das pessoas que têm de trabalhar no projeto ajuda a identificar as responsabilidades, as respetivas hierarquias, e clarifica os relacionamentos e as conexões que existem entre os diversos departamentos e organizações intervenientes. A EOP / OBS define a equipa do projeto na medida em que é construída tendo como quadro de referência as atividades que têm de ser realizadas, e com o intuito de conhecer e validar os responsáveis para cada uma dessas atividades.  

O que é a EFP / PBS? A EFP / PBS consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto . Para criar a EFP / PBS é em primeiro lugar necessário identificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que irá ser criado no âmbito do projeto. Uma vez identificado o produto que o cliente deseja, é necessário identificar os produtos necessários para construir e suportar o produto do cliente. Nestes últimos incluem-se os produtos decorrentes das atividades de gestão do projeto (por exemplo planos e relatórios).  

O processo de controlo do âmbito tem por objetivo influenciar os fatores que criam alterações ao âmbito do projeto, controlando o impacto dessas alterações. O controlo de âmbito assegura que todas as alterações solicitadas e propostas de correção recomendadas são feitas e processadas no âmbito do processo integrado de controlo de alterações. As alterações são inevitáveis , logo tem que existir um processo que permita o seu controlo. Alterações não controladas são referidas na terminologia de gestão de projetos como “ Scope Creep / Descontrolo de Âmbito ou Escopo ”.

A capacidade de tomar notas de forma eficiente é um fator determinante para a correta identificação das necessidades e expetativas das partes interessadas , as quais se irão posteriormente transformar nos requisitos do produto e do projeto. Existem muitas maneiras de tirar anotações, e cada pessoa usará a que mais se adapta às suas necessidades e ao contexto do trabalho que está a realizar. Com ligeiras alterações para o adaptar melhor ao contexto da gestão de projeto, o que a seguir se apresenta é, um método bastante eficaz e muito divulgado, conhecido por Sistema Cornell e que foi desenvolvido por Walter Pauk, da Universidade de Cornell.

As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto. A Técnica Delphi é uma técnica não interativa (em que o grupo não se reúne) mas que funciona por ciclos. Vários especialistas, individualmente e geralmente de forma anónima, apresentam ideias e justificações sobre determinado assunto. Até que se chegue à solução final a Técnica Delphi funciona por ciclos. Em cada ciclo um facilitador recolhe as opiniões e fornece a todos um sumário das ideias e razões apresentadas; Com base nessa informação os especialistas reveem a sua posição, alteram-na ou apresentam novos argumentos. Ao fim de um determinado número de ciclos dever-se-á ter chegado a uma solução ou conjunto de soluções que é reconhecido pela generalidade dos participantes como a melhor solução.

A Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / (Requirements Traceability Matrix – RTM) é uma tabela que relaciona as funcionalidades e funções do produto com as suas origens (os requisitos) do produto ou do projeto. A utilidade da Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / RTM é a de permitir: Compreender a razão de ser das funções ou funcionalidades do produto ligando-a a um ou vários requisitos do cliente Gerir o âmbito / escopo do produto e do projeto Gerir as alterações aos requisitos Avaliar o impacto no projeto relativo à mudança de um requisito Avaliar o impacto da falha de um teste nos requisitos (isto é se o teste falha talvez o requisito não seja atingido) Verificar se todos os requisitos do sistema estão implementados Verificar se o produto ou serviço criado pelo projeto tem as funcionalidades esperadas (faz aquilo que era suposto fazer)

Verificar o âmbito / escopo é o processo de obtenção da aceitação formal dos entregáveis do projeto. Inclui a revisão das entregas feitas de forma a garantir que cada uma delas foi concluída de forma satisfatória para o cliente ou para o promotor do projeto. Se o projeto for finalizado antes da conclusão (cancelado), o processo de verificação do âmbito / escopo deve determinar e documentar o grau de conclusão que o projeto atingiu (quais os entregáveis que foram completados e entregues e quais os que não foram).

As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto. Essencialmente existem dois tipos de técnicas de decisão em grupo, a Técnica Nominal de Grupo e a Técnica Delphi . A Técnica Nominal de Grupo (TNG) é uma técnica de tomada de decisão em grupo cuja caraterística fundamental é o facto dos elementos do grupo, apesar de frente a frente em reunião, apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente.

As técnicas de criatividade em grupo são usadas com o objetivo de potenciar a discussão e a troca de ideias. O objetivo é que dessa troca e partilha livre de opiniões possam surgir soluções criativas, mais inovadoras e, sobretudo, partilhadas e aceites por todos.   A técnica de criatividade em grupo mais conhecida é o Brainstorming “Tempestade de Ideias” , que pode ser definida como “uma técnica de conferência através da qual um grupo de pessoas procura, através da discussão crítica de ideias espontâneas, encontrar uma solução para um problema específico”. No âmbito das sessões de Brainstorming é por vezes utilizada uma técnica de ajuda à exposição de ideias conhecida pelo nome de Mind Mapping (Mapas Mentais) , à qual nos referiremos em próximo artigo.

A observação, também conhecida por “ Job Shadowing ” é uma técnica do processo 5.1 Coletar os Requisitos que fornece uma maneira direta de examinar o dia-a-dia de uma empresa ou indivíduo no seu ambiente próprio, desempenhando o seu trabalho e executando processos. Quando aplicada no âmbito do processo de coleta de requisitos, é uma técnica particularmente útil para descrever detalhes de processos que as pessoas que usam o produto ou serviço têm dificuldade em expressar, tornando possível encontrar requisitos do projeto, produto ou serviço que de outra forma poderiam passar despercebidos quer devido á relutância dos interessados em expressar esse requisito, quer porque o mesmo está tão presente no seu dia-a-dia que passou a ser entendido como algo natural e portanto difícil de ser identificado de forma clara.

Uma entrevista é um meio formal ou informal de, através de conversas diretas, recolher informações das partes interessadas. As entrevistas, que podem decorrer individualmente ou em grupo, baseiam-se no registo das respostas a um determinado conjunto de perguntas. Estas podem ter sido previamente preparadas – a entrevista obedece a um guião predefinido - ou ser realizadas de forma espontânea à medida que a conversa decorre.