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O processo de gerenciamento de comunicações do projeto, conforme definido pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK) no processo ( 10.2 - Gerir as Comunicações do Projeto ), é uma parte vital de qualquer projeto. Este processo garante que todas as informações necessárias sejam produzidas, coletadas, distribuídas, armazenadas e finalmente descartadas de maneira oportuna e adequada.

Um aspeto vital da gestão e da liderança do projetos consiste na capacidade do gestor de projeto para comunicar e gerir as expectativas dos interessados. Se é verdade que uma comunicação e gestão de expectativas eficiente e eficaz, tem como principio a elaboração detalhada dos respetivos planos, não é menos verdade que o seu êxito no terreno prático do projeto, depende muito das capacidades de relacionamento interpessoal do gestor de projeto, e de todos os elementos da sua equipa que tenham de contactar com o cliente. De facto você pode criar belos planos e formulários de comunicação repletos de indicadores,  semáforos, e cores atraentes, mas se não conseguir comunicar e desenvolver empatia com os seus clientes, liderar e motivar a sua equipa, rapidamente se aperceberá que a qualidade dos planos que delineou é completamente irrelevante. Vejamos então quais são os 3 erros de comunicação mais frequentes que são cometidos pelos gestores de projeto.

Aquilo a que o PMBOK chama de métodos de comunicação são, na linguagem dos modelos de comunicação que apresentámos num artigo anterior, os vários meios de comunicação que podem ser usados para fazer chegar a mensagem ao recetor. Escolher o método de comunicação que melhor se adequa, às necessidades de comunicação que foram identificadas, é essencial para que se consiga uma efetiva comunicação. O artigo abaixo descreve vários métodos de comunicação, e apresenta os respetivos prós e os contras, de forma a que o gestor de projeto possa decidir, sobre qual ou quais, os métodos de comunicação que mais se adequam ao tipo de projeto e ao contexto em que o mesmo está a ser executado.

Comunicar de forma eficiente e eficaz no contexto do projeto, exige uma análise aprofundada sobre as necessidades de comunicação para cada um dos grupos de interessados (stakeholders) relevantes.  Quando abordámos o tema da Gestão das Expectativas dos Interessados do Projeto (Stakeholders) referimos que o gestor de projeto tem de conhecer os diversos tipos de interesses que são relevantes no contexto do projeto de forma a poder gerir adequadamente as respetivas expectativas. Uma parte importante da gestão de expectativas assenta sobre um eficaz processo de comunicação, com envio e recolha de opiniões, que faça chegar a todos os interessados, atempadamente e no formato desejado, a informação que para cada um deles é relevante de forma a mantê-los atualizados sobre a execução do projeto. A análise das necessidades de informação está precisamente relacionada com a determinação de qual a informação que é relevante para cada grupo de interessados, sendo o ponto de partida para...

A comunicação, enquanto processo, é indissociável do universo em que ocorre. Qualquer ato comunicativo está ligado ao todo, tudo está ligado com tudo. No entanto, para tornar a realidade compreensível, ou seja, para tornar compreensíveis os atos comunicativos, os teóricos têm desenvolvido vários modelos dos processos comunicacionais. Estes foram criados e têm como objetivo compreender e estudar a realidade comunicacional. São vários os modelos de comunicação existentes. No artigo seguinte abordaremos dois desses modelos, a saber: 1) Modelos de base linear ou de informação e os; 2) Modelos de base cibernética ou circulares.

A comunicação é um problema em quase todos os projetos e para quase todos os gestores de projeto. Um bom plano de comunicação, executado de forma eficiente, é essencial, mas a experiência mostrou-nos que não à nada como uma frase que fique no ouvido, dita no momento certo, para  fazer passar a nossa mensagem. Por isso deixamos aqui algumas frases inspiradoras que se aplicam a praticamente todas as atividades do processo de comunicação. Mais do que dizê-las a outros tenha-as presentes para si e verá como elas o ajudam a melhorar a comunicação do seu projeto.

Uma boa comunicação é um fator crítico de sucesso de qualquer projeto. Contudo, muitos dos projetos executados nas organizações, e praticamente a totalidade dos projetos que são realizados para clientes internos da própria organização, não têm um plano de comunicação devidamente estruturado. Devido a isso acontece que, independentemente da sua maior ou menor experiência, muitos gestores de projeto, quando confrontados com a necessidade de criar o plano de comunicação para determinado projeto, não sabem por onde começar. No artigo seguinte apresenta-se o guião que pode seguir para criar um plano de gestão de comunicação adequado às necessidades do seu projeto.

O processo de controlar as comunicações é responsável pela partilha de informação sobre o andamento do projeto por todos os interessados no projeto de modo a garantir que as necessidades de informação de todas as partes interessadas no projeto são correta e atempadamente atendidas. Com a criação no PMBOK 5 de uma área de conhecimento específica para a gestão das expectativas dos interessados ( 13. Gestão de Espectativas dos Interessados ), a gestão das comunicações ganhou um maior foco no controlo e disseminação do fluxo das informações do projeto.

Ultima atualização: Julho 2023 Durante o planeamento da gestão da c omunicação ( 10.1 Planear a Gestão da Comunicação do Projeto ) preocupamo-nos em obter as respostas a 4 ou 5 questões que são fundamentais para garantir que, durante a execução do projeto, os diversos interessados recebem, atempadamente, a informação que, para eles é relevante, para o conhecimento sobre o estado atual das atividades do projeto. As perguntas que devemos fazer para criar um bom plano de comunicação do projeto são as seguintes: O quê? Que tipo de informação sobre a execução do projeto deve ser enviada A Quem? A que interessado, ou grupo de interessados (Stakeholders), a informação deve ser enviada Quando? Com que periodicidade essa informação deve ser enviada Como? Em que formato, e em que suporte físico, a informação deve ser disponibilizada

É o processo que permite determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto (Stakeholders), e definir a forma como a comunicação será realizada durante a totalidade da duração do projeto.   O planeamento da comunicação deve responder as seguintes perguntas:

Uma correta gestão dos interessados do projeto, na qual se avalie as diversas perspetivas com que essas pessoas ou grupos de pessoas encaram o projeto, se compreendam os interesses divergentes em presença, e o impacto dessas divergências no planeamento e na execução do projeto é, reconhecidamente, um fator crítico para o sucesso de qualquer projeto. A sua importância é tanta que o PMI entendeu criar, na versão do PMBOK que está atualmente em uso, uma nova área de conhecimento deixando bem claro que a gestão dos interessados e a gestão da comunicação são duas áreas fundamentais para o sucesso dos projetos que, apesar de apresentarem vários pontos de contacto, têm natureza e preocupações muito distintas.

Junte um grupo de gestores que habitualmente exerçam a função de promotor de projetos. Proponha um jogo simples de associação de ideias. Lance o tema “Gestão de Projetos”. Verá que a grande maioria do grupo responderá com “Prazos”, “Calendário”, “Âmbito”, “Qualidade”. Alguns poderão falar em “Gestão de Expetativas”, outros responderão “Liderança”, mas relativamente poucos referirão “Comunicação”.