PMBOK: Ferramentas e Técnicas – Métodos de Comunicação

Aquilo a que o PMBOK chama de métodos de comunicação são, na linguagem dos modelos de comunicação que apresentámos num artigo anterior, os vários meios de comunicação que podem ser usados para fazer chegar a mensagem ao recetor.

Escolher o método de comunicação que melhor se adequa, às necessidades de comunicação que foram identificadas, é essencial para que se consiga uma efetiva comunicação. O artigo abaixo descreve vários métodos de comunicação, e apresenta os respetivos prós e os contras, de forma a que o gestor de projeto possa decidir, sobre qual ou quais, os métodos de comunicação que mais se adequam ao tipo de projeto e ao contexto em que o mesmo está a ser executado.

Depois da definição das necessidades de comunicação, o próximo passo consiste na escolha do conjunto de métodos de comunicação que se adaptam melhor aos objetivos pretendidos, à audiência alvo, e ao tipo de informação que se pretende difundir.

A tabela abaixo apresenta um vasto leque de métodos de comunicação, a abordagem correta consiste em selecionar os que são mais adequados para os objetivos em causa, analisando posteriormente se é possível ou não a sua utilização no contexto do projeto em causa (alguns métodos podem não ser utilizáveis por razões orçamentais ou de tempo, mas isso não quer dizer que os excluamos à partida da análise).

Método de Comunicação	Exemplo	Tipo de Audiência
Anúncios	Rádio, Imprensa, TV, Outdoors (fixos ou moveis), online.	Habitualmente usados para atingir audiências alargadas, se bem que podem ser afinados para atingir audiência especifica.
Relações Publicas	Relações com os media, sejam eles rádio, televisão, redes sociais	Visa principalmente audiências alargadas e muito diversificadas embora às vezes possa ser direcionada para determinadas audiências regionais (Ex. jornais locais; suplementos regionais; seleção de determinados programas ou de determinados horários).
Técnicas de Marketing Direto	Contacto porta a porta, distribuição de informação, exposições ou eventos, outros meios de ação direta	Audiências muito especificas. As campanhas e as ações são desenhadas especificamente para chegaram a um segmento especifico de interessados (Stakeholders).
Envolvimento da Comunidade	Criação e estreitamento de laços ou aprofundamento de relações com a comunidade de interessados ou com um determinado grupo de interessados	Audiências muito especifica, para a qual é desenvolvida e implementada uma determinada estratégia de envolvimento de determinado grupo de interessados nas atividades do projeto.
Comunicação Online	Website corporativo ou de projeto	Apropriados para fazer chegar a uma vasta audiência informação sintética e de carácter geral, mas igualmente capazes de comunicar informação detalhada.
Comunicações Internas	Newsletters, comunicados, cartas, relatórios de progresso, etc.	Usados para fornecer informação uma audiência especifica. O teor da informação, grau de detalhe e complexidade técnica é definido de acordo com o perfil dos destinatários.
Redes Sociais	Twitter, Facebooks, Blogs & Youtube, entre outras	Usados para uma audiência especifica. O tipo de rede social escolhido condiciona a mensagem e o tipo de audiência a que se pretende chegar.
Telefones Móveis	Mensagens de alerta em texto (SMS) e noticias curtas.	Usados para uma audiência especifica.

Dependendo da situação, o processo de comunicação necessita de recorrer a um ou mais dos seguintes procedimentos:

• Criar e manter o envolvimento dos interessados
• Criar e desenvolver o interesse das pessoas no projeto
• Fornecer informações práticas
• Eliminar barreiras com origem na perceção das pessoas em relação ao projeto
• Promover mudanças comportamentais
• Manter as pessoas envolvidas e participativas no longo prazo

Antes de escolher o método, ou o mix de métodos, de comunicação a utilizar é necessário decidir a qual das situações acima queremos responder. Sabendo isto, o próximo passo consiste em desenvolver uma estratégia integrada em que diferentes métodos de comunicação e atividades são configurados com o objetivo de atingir os objetivos pretendidos. Por exemplo, a publicidade na rádio é boa a criar e manter a consciência, ou a criar interesse e determinadas expectativa, enquanto que folhetos entregues às pessoas são a forma ideal de fornecer informações de carácter mais prático e dirigidas à resolução de problemas.

Como se pode ver na tabela acima, alguns métodos de comunicação são mais indicados para alcançar audiências vastas de pessoas, enquanto outros são mais eficazes se utilizados de forma orientada em áreas pequenas, e para segmentos alvo bem definidos.

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