3 Erros a Evitar na Comunicação do Projeto

Um aspeto vital da gestão e da liderança do projetos consiste na capacidade do gestor de projeto para comunicar e gerir as expectativas dos interessados. Se é verdade que uma comunicação e gestão de expectativas eficiente e eficaz, tem como principio a elaboração detalhada dos respetivos planos, não é menos verdade que o seu êxito no terreno prático do projeto, depende muito das capacidades de relacionamento interpessoal do gestor de projeto, e de todos os elementos da sua equipa que tenham de contactar com o cliente.

De facto você pode criar belos planos e formulários de comunicação repletos de indicadores,  semáforos, e cores atraentes, mas se não conseguir comunicar e desenvolver empatia com os seus clientes, liderar e motivar a sua equipa, rapidamente se aperceberá que a qualidade dos planos que delineou é completamente irrelevante.

Vejamos então quais são os 3 erros de comunicação mais frequentes que são cometidos pelos gestores de projeto.

1. Comunicar por Escrito e Desvalorizar ou Evitar a Comunicação Face-a-Face

Na grande maioria dos projetos, e não grande maioria das situações o gestor de projeto opta pela decisão para ele mais fácil e simples - Comunicar por escrito com todos os envolvidos no projeto.

A comunicação por escrito é perfeita para transmitir mensagens curtas, claras, pouco complexas. Por exemplo a comunicação por escrito é boa para dar ordens! O problema é que a função do gestor de projeto não consiste em "disparar" ordens em todas as direções, mas sim em liderar a execução do projeto de forma a que este consiga chegar ao objetivo desejado.

Vejam os planos de comunicação dos projetos em que participaram. Olhem para o plano de comunicação do projeto que estão a gerir neste momento se isso for o caso, verão que em pelo menos 90% dos casos a única técnica de comunicação contemplada é a comunicação escrita.

De facto a comunicação escrita é uma forma confortável de cumprir com a "obrigação" de comunicar o estado atual e a evolução do projeto. Ela permite ao gestor de projeto selecionar a informação que lhe interessa; construir uma imagem à medida das suas necessidades; e disseminar essa imagem, tendo por certo que as perguntas de retorno serão mínimas. O problema, mais uma vez, é que esse não é o objetivo da comunicação no contexto da gestão de um projeto, e mesmo um processo tão formal, como é a comunicação escrita, tende a criar um elevado número de mal-entendidos e divergências.

2. Não Dar Importância Suficiente à Componente Mais Importante da Comunicação - Escutar os Outros

 
Os gestores de projeto são muitas vezes responsáveis pela organização do trabalho, identificação de riscos, gestão de problemas, coordenação das atividades e avaliação do progresso. No meio da pressão gerada por todas essas atividades, o gestor de projeto tem tendência a desvalorizar a necessidade de ouvir os outros, pedir opiniões, perceber os seus anseios, problemas, escutar e ponderar as suas propostas.

Ter tempo para ouvir as pessoas e solicitar as suas opiniões sobre as várias atividades do projeto fará com que todos os que contribuem para a sua execução se sintam mais envolvidos, mais motivados e mais responsabilizados e responsabilizáveis pelos objetivos e pela forma como o projeto está a ser executado.
 

3. Comunicar só Durante as Reuniões de Ponto de Situação

 

Não limite a comunicação com a equipa de projeto à informação que é transmitida nas reuniões de ponto de situação programadas.
 

As reuniões de ponto de situação devem ser curtas e ter objetivos claros. Como qualquer reunião, elas servem para alinhar posições, e tomar decisões, não servem para promover discussões intermináveis das quais não saí qualquer tipo de conclusão e que obrigam a passar o assunto para nova reunião.

Prepare as reuniões de ponto de situação. Crie e distribua a agenda detalhada, bem como documentação sucinta que permita a cada um dos intervenientes perceber as questões que estão em cima da mesa, dando-lhes tempo a formarem a sua opinião antecipadamente para que na reunião possam expressar opiniões informadas.

Para além das reuniões de ponto de situação, que devem ter uma periodicidade adequada às especificidades do projeto, a melhor forma de envolver com os membros da equipa nas decisões do projeto é através da realização de sessões um-a-um. Isso permitirá que você entenda e consiga dar resposta às necessidades e anseios de cada uma das pessoas que integra a sua equipa em vez de se concentrar unicamente naquilo que você precisa que eles façam.

Para consultar mais informação sobre a comunicação do projeto comece por ler o nosso sobre Como Fazer o Plano de Comunicação do Projeto. Depois pode ler o que diz o PMBOK sobre o processo: 10.1 Planear a Gestão de Comunicação do Projeto e continuar lendo os artigos que lhe ensinam a Identificar as Necessidades de Comunicação, a compreender os Modelos de Comunicação existentes e a selecionar os Métodos de Comunicação mais adequados à realidade do seu projeto (contexto organizacional, tipo de produto ou serviço, etc.).

Para finalizar consulte os artigos sobre aos restantes dois processos do PMBOK relativos à gestão de Comunicação (10.2 Gerir as Comunicações; 10.3 Controlar as Comunicações) e termine com um artigo onde apresentamos algumas dicas e conselhos práticos sobre o que pode fazer para melhorar a comunicação do seu projeto.

Grp2ALL