PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Estimar por Analogia

Gestores, clientes e todas as demais partes interessadas têm necessidade de conhecer antecipadamente quanto é que o projeto vai custar para ser concluído. Esta necessidade obriga a que sejam capazes de estimar, primeiro a duração e depois os custos do projeto.

No caso de dispormos de informação sobre os projetos anteriores, podemos recorrer ao método de Estimar por Analogia para realizar estimativas sobre a duração ou os custos de projetos futuros, devendo ter-se sempre presente que, quanto mais correta e detalhada for a informação histórica disponível, melhor será a estimativa efetuada.

Estimar por Analogia consiste na utilização de informação histórica sobre os custos realizados em atividades semelhantes já realizadas no âmbito de outros projetos. Esta técnica é geralmente menos cara que as restantes técnicas mas também menos precisa. A dificuldade reside em encontrar atividades de facto semelhantes e não usar atividades que parecem semelhantes. Para avaliar as semelhanças devem ser analisadas não só o nome da atividade mas também a descrição, os recursos envolvidos e mesmo a envolvente externa do projeto em que a atividade se integra.

Estimar por Analogia só é possível se dispusermos de informação sobre projetos anteriores que sejam similares ao projeto que agora se pretende realizar, e de pessoas com capacidade para identificar as diferenças entre os projetos e adaptar as estimativas em concordância.

O método de Estimar por Analogia é por isso uma forma de opinião especializada que permite obter estimativas rápidas mas, por vezes, menos precisas, o que o torna adequado quando queremos ter uma ideia geral sobre o que serão os custos do projeto.

Usando as Estimativas por Analogia

As estimativas por analogia baseiam-se em informação histórica usando como base de trabalho o custo real de um projeto anteriormente realizado, para estimar o projeto que iremos realizar.

Este tipo de estimativa é geralmente usado nas fases iniciais do projeto, durante os estudos para seleção do projeto, ou no decurso do desenvolvimento do caso de negócio que justificará o projeto, ou do documento inicial (Project Charter). É um tipo de estimativa de Cima para Baixo (Top-Down) que permite, se for adequadamente realizada, ter uma ideia bastante precisa – diria que com uma margem de erro entre os 20 e os 30% – de quanto custarão as atividades necessárias para criar o produto ou serviço que consta do âmbito / escopo do projeto.

No entanto a estimativa por analogia pode igualmente ser usado no âmbito de um processo de estimação de Baixo para Cima (Botton-Up). Neste caso o que se estima é o custo de cada atividade do projeto comparando-a com atividades semelhantes que tenham sido realizadas em projetos anteriores.

Vejamos um exemplo da utilização do método de estimativa por analogia. Durante a construção do parque urbano da cidade de Ventura a empresa TecniConstroi foi a responsável pela construção de uma via de cicloturismo com 5.000 metros de comprimento por 3 metros de largura. Os custos da obra então realizada foram os seguintes:

• Terraplanagem e preparação do terreno: 6.000 Eur
• Material de revestimento: 10.000 Eur
• Mão-de-Obra: 9.000 Eur
• Custo Total: 25.000 Eur

Recentemente, foi solicitado à empresa TecniConstroi que apresentasse o orçamento para a construção de um passeio pedestre em redor do lago central do parque urbano de Ventura utilizando material de revestimento idêntico ao usado na ciclovia, com o comprimento de 1.600 metros por 3 metros de largura. Com base nos custos efetivos do projeto anterior e usando a mesma estrutura de custos é possível ao gestor de projeto da TecniConstroi estimar os custos para a realização desta nova solicitação.

Custos por metro quadrado realizados aquando da construção da ciclovia.

• Ciclovia: 5.000 * 3 = 15.000 m2
• Terraplanagem: 6.000 / 15.000 = 0,40 Eur / m2
• Material de revestimento: 10.000 / 15.000 = 0,67 Eur /m2
• Mão-de-Obra: 9.000 / 15.000 = 0,60 Eur / m2

Conhecidos os custos por metro quadrado e supondo que os trabalhos de construção da via pedestre serão análogos aos da construção da ciclovia a estimativa para os custos do passeio perdeste serão os seguintes:

Passeio Pedestre: 1600 * 3 = 4.800 m2

Estimativa para custos de construção:

• Terraplanagem: 4.800 * 0,40 = 1.920 Eur
• Material de Revestimento: 4.800 * 0,67 = 3.200 Eur
• Mão-de-Obra: 4.800 * 0,60 = 2.880 Eur
• Custo Total: 8.000 Eur

Do exemplo acima é fácil retirar algumas conclusões sobre os pré-requisitos para que o método de estimativa por analogia possa ser usado com qualidade:

1. Precisamos de conhecer com algum grau de detalhe pormenores dos projetos anteriores. Quanto maior for o detalhe de atividades realizadas em projetos anteriores mais fácil será identificar o que são atividades análogas / semelhantes que possam ser usadas como fonte de informação para estimação.
2. Quantos mais projetos anteriores existirem melhor. Se podermos basear a estimativa em atividades análogas realizadas em vários projetos anteriores podemos calcular os custos em médias históricas e conseguimos detetar variâncias que ajudam a melhorar a qualidade da estimativa.
3. A falta de informação histórica pode ser compensada pela experiencia de quem faz a estimativa. Uma pessoa muito experiente em projetos de determinado tipo consegue incorporar esse conhecimento nas estimativas de custo que faz, melhorando-as para além do que seria possível caso as mesmas fossem feitas com base unicamente nos custos de atividades de projetos anteriores.

Um especialista poderia aperfeiçoar a estimativa realizada no exemplo anterior, avaliando com base na sua experiência, um conjunto maior de variáveis.

Podendo ser proveniente de várias fontes, a informação histórica só é importante quando é informação comprovada e proveniente de fontes credíveis:

• Projetos Anteriores – A informação sobre os projetos anteriormente realizados dentro da organização é uma das principais fontes de informação histórica que pode ser usada como referência para prever os custos e a duração de outros projetos. No entanto é preciso grande cuidado garantindo que os registos referenciados dispõem de informação confiável, devidamente detalhada, completa e que reflete de forma real o que de facto aconteceu nos projetos passados.
• Bases de Dados Especializadas – Estas bases de dados, estão disponíveis comercialmente para determinadas áreas de projeto e permitem, a partir das variáveis ​​do projeto, recursos e outras condições, realizar estimativas sobre quais serão os custos prováveis de determinado projeto
• A Equipa de Projeto - Os membros da equipe podem ter uma experiência específica que lhes permita prever os custos do projeto ou de determinadas atividades. Este conhecimento empírico pode ser útil, mas é habitualmente pouco fiável e deve ser usado com cuidado. Geralmente este tipo de informação só por si não é considerado um facto comprovado, sendo usado para reforçar os factos provenientes de outras fontes e não tanto como fonte primária de informação histórica.

Dependendo do tipo de projeto / atividade a estimativa por analogia pode ser mais ou menos complicada. Um tipo de projeto em que as estimativas por analogia são particularmente difíceis de efetuar são os projetos de desenvolvimento de software devido à dificuldade em determinar de forma consistente o grau de analogia entre diversas atividades. Ao longo dos anos tem-se tentado desenvolver ferramentas que aumentem a fiabilidade deste processo, dentre os quais uma das mais conhecidas é a "AnalogySoftwareTool" (ANGEL).