Como Melhorar a Comunicação do Projeto

A comunicação é um problema em quase todos os projetos e para quase todos os gestores de projeto. Um bom plano de comunicação, executado de forma eficiente, é essencial, mas a experiência mostrou-nos que não à nada como uma frase que fique no ouvido, dita no momento certo, para  fazer passar a nossa mensagem.

Por isso deixamos aqui algumas frases inspiradoras que se aplicam a praticamente todas as atividades do processo de comunicação. Mais do que dizê-las a outros tenha-as presentes para si e verá como elas o ajudam a melhorar a comunicação do seu projeto.

Frase 1: "O único grande problema da comunicação é a ilusão de que existe comunicação." – George Bernard Shaw

Isto é algo muito frequente nos projetos onde muitas vezes se confunde a ausência de feedback com a ausência de problemas. O resultado é quase sempre uma surpresa muito desagradável.

Tendemos a acreditar que as pessoas foram informadas, mas raramente nos preocupamos em verificar se as informações chegaram e se foram compreendidas pelos destinatários. Na maioria dos casos, uma ordem dada de viva voz ou uma instrução escrita pode não ser suficiente para transmitir a mensagem na sua totalidade.

Frase 2: "Temos 2 ouvidos e 1 boca para que possamos ouvir duas vezes mais do que falar" – Epictetus

Que temos dois ouvidos e só uma boca é um facto inquestionável, e o conselho acima é um conselho de bom senso e que alerta para a necessidade de escutar os outros para compreender e ponderar devidamente aquilo que nos dizem e dessa forma podermos responder adequadamente. Infelizmente, na prática é um conselho dificil de seguir. Seja numa roda de amigos ou numa sala de reuniões, todos querem falar e raros são aqueles que estão dispostos a ouvir. Ser um bom conversador, ou um distinto orador, não faz de ninguem um bom comunicador. Saber ouvir, e demonstrar interesse por aquilo que nos é dito, é uma forma muito eficiente de comunicar e de influenciar. Para que possamos ser bons a comunicar é necessário que sejamos bons ouvintes e bons conversadores.

Frase 3: "Examine o que é dito e não quem diz" - Autor desconhecido

Este é um provérbio Africano, que habilmente aborda um dos principais obstáculos na comunicação do projeto. Muitas vezes, durante as reuniões de projeto, as pessoas são tendenciosas e propensas a  estar mais preocupadas com quem está a falar em vez de se preocuparem em entender o que está a ser dito. Especialmente quando se lida com questões críticas, a coisa mais importante é a informação transmitida e não a fonte dessa informação.

Frase 4: "Dois homens numa casa a arder não devem parar para discutir" - Autor desconhecido

Não é o melhor momento para discutir quando um projeto está no meio de uma crise. Os argumentos não produtivos e as discussões devem ser deixadas para uma altura posterior. Quando confrontados com riscos ou problemas, a abordagem mais adequada é a de pôr as divergencias de lado e trabalhar em conjunto para resolver a situação em vez de embarcar em confrontos e discussões.

Frase 5: "As competências de comunicação são cruciais para uma liderança de sucesso. Qualquer objetivo é inatingível se não formos capazes de comunicar eficazmente." – Anthony Robbins

Para ser um líder bem-sucedido, o primeiro pré-requisito é ser um bom comunicador. É a capacidade de comunicação do líder que o ajuda para influenciar e para orientar a sua equipa. Se você quiser ser um líder, a primeira coisa que precisa de trabalhar é a sua capacidade de comunicação.

Frase 6: "Podemos ter ideias brilhantes, mas se não as conseguirmos explicar de forma a entusiasmar quem nos ouve, as nossas ideias não nos irão levar a lado nenhum" – Lee Iacocca

Quão boa é uma ideia que permanece apenas na nossa mente? Se você tem uma ideia, exponha-a a terceiros, partilhe-a com a sua equipa porque é essa exposição, partilha e discussão que vai permitir testar se a ideia é válida, encontrar pontos fracos, formas de melhoria e rejeitá-la ou fazer com que seja aceite por todos, comprometendo todos na sua concretização.

Não importa se a ideia é rejeitada pelos outros; o que é mais importante é colocá-lo para exame e discussão. O papel do gestor de projeto é antes de tudo o de trazer ideias frescas que "desassosseguem" a equipa, e que motivem e inspirem os membros da sua equipe a contribuir com as suas próprias ideias.

Frase 7: "Quanto menos as pessoas sabem, mais elas gritam" – Seth Godin

As pessoas que não sabem fazer mais do que falar e gritar são as que devem ser menos ouvidas. Uma pessoa com argumentos fortes e válidos raramente grita ou fala sem parar. Uma boa argumentação impõe-se pela lógica e pela qualidade da apresentação. Durante as reuniões de projeto evite desperdiçar tempo com pessoas que apenas se preocupam em manter a voz elevada e que fazem questão de repetir, uma e outra vez, as mesmas palavras.

Frase 8: "As palavras devem ser usadas como uma ferramenta da comunicação e não como um substituto da ação" - Autor desconhecido

A comunicação é uma ferramenta para ajudar no planeamento e execução de um projeto, e nunca pode substituir as ações ou execução reais. O papel da comunicação do projeto é inspirar, instigar, informar ou educar de forma a criar as condições para que a ação desejada seja executada. A comunicação do projeto não é uma coleção bem apresentada de palavras; pelo contrário, é algo que impulsiona uma série de ações.

Frase 9: "Para comunicar de forma eficaz, devemos perceber que somos todos diferentes na maneira como percebemos o mundo e usar essa compreensão como um guia para a nossa comunicação com os outros" – Anthony Robbins

Compreender e implementar esta citação na comunicação do projeto é muito importante porque os projetos tem multiplos interessados (Stakeholders) com formação, interesses e forma de pensar e de entender o mundo muito diferentes. O comunicador deve compreender essa diversidade e a forma como pessoas diferentes e diferentes grupos tendem a perceber a mesma mensagem de forma diferente.

Frase 10: "Qual é a palavra mais pequena em inglês que contem as letras abcdef? Resposta: Feedback. Não se esqueça que o feedback é um elemento essencial de uma boa comunicação." - Autor desconhecido
 

E por fim uma frase minha: "As ideias não são de quem as tem, são de quem consegue fazer alguma coisa com elas" - Fernando Albuquerque

Vejo frequentemente à minha volta pessoas com boas ideias, que não passam disso mesmo, porque essas pessoas têm medo de as partilhar com quem as pode ajudar. E têm medo porque, segundo elas, se eu divulgar a minha ideia, alguém vai aproveita-la e roubar-ma.

Raramente conseguimos sozinhos concretizar uma boa ideia, a discussão com terceiros permite-nos testar, aprofundar, corrigir, afinar a forma como a ideia poderá ser concretizada. Discutir uma ideia que nos parece promissora, com pessoas que têm conhecimentos e experiências diferentes das nossas, é o inicio do caminho para uma eventual concretização. Até as ideias que não conseguimos concretizar nos enriquecem. Mais não seja enriquecem-nos em termos pessoais e de experiência.

Traduzido e adaptado por PM2ALL. Fonte: http://www.brighthubpm.com/methods-strategies/126322-improve-your-projects-communication-with-these-inspirational-quotes/