4 Dicas Para Planear Pequenos Projetos
A grande maioria dos projetos de pequena dimensão têm como característica um planeamento deficiente, e isso acontece devido, essencialmente, a duas ordens de razões: Em primeiro lugar se o projeto é pequeno e de curta duração é natural que pensemos, para quê planear? Vamos fazendo e depois logo se vê. Por outro lado nestes projetos de curta duração o tempo disponível para planear antes de iniciar o trabalho é reduzido e a pressão da organização e do Sponsor (Patrocinador) do projeto para que se dê inicio rápido ao trabalho é ainda maior.
Confrontado com estas duas condicionantes é natural que o gestor de projeto ceda à tentação de fazer o que lhe pedem e não preste a devida atenção ao planeamento daquilo que tem que ser feito e de como deve ser feito. Mas isso é um erro que deve ser evitado.
Planear é recolher informação
sobre o projeto e pensar sobre o que tem de ser feito (âmbito e funcionalidades
do produto ou serviço que o projeto irá criar) e qual a forma mais eficiente e
eficaz de fazer isso (atividades e recursos que são necessárias para criar esse
produto ou serviço). Em projetos de pequena dimensão o planeamento pode ser
mais sintético mas não é menos importante sendo essencial realizar as seguintes 4 atividades:
1. Cuide da configuração inicial do produto e do projeto
Se já tiver realizado projetos semelhantes anteriormente, ou se o tempo para realizar o projeto for muito curto, o gestor do projeto pode considerar que planear aquele novo projeto desde o início é uma perda de tempo e ser tentado a aproveitar os planos de um projeto anterior. Nada mais errado. Na sua essência o planeamento é recolher informação e ganhar conhecimento sobre o que é necessário ser feito. O conhecimento anterior é útil mas não substitui a análise do presente contexto, afinal convém não esquecer que na sua essência cada projeto é único e irrepetível. Pensar com algum detalhe no que é preciso fazer e em como é que deve ser feito tem as seguintes vantagens:
- Permite-lhe definir adequadamente o âmbito e os requisitos do produto ou serviço a criar. Pensando nas atividades e nos recursos que vai necessitar para que esse produto ou serviço possam ser criados no tempo e com os recursos que tem disponíveis
- Permite-lhe confirmar que todos os que precisam estar envolvidos o estão de facto.
- Permite-lhe compreender corretamente os prazos que tem de cumprir e as dificuldades inerentes a cada um
- Permite-lhe ter uma estimativa de custos e um orçamento de projeto adequado aos propósitos e à dimensão do projeto
2. Selecione os processos de gestão que irá usar
O PMBOK não se cansa de referir, mas nem sempre tomamos a devida atenção, que a metodologia apresentada é uma metodologia genérica que deve ser adaptada e configurada de acordo com as necessidades de cada organização e de cada projeto.
Em projetos de grande dimensão essa necessidade de adaptação é menos evidente, mas nos projetos de pequena dimensão ela é fundamental. O PMBOK é constituído por 47 processos agrupados em 10 áreas de conhecimento ou 5 grupos de processo. Nos projetos de pequena dimensão não existem recursos, nem tempo, nem necessidade de usar todos esses processos pelo que é fundamental escolher criteriosamente os processos que iremos adotar, o respetivo grau de profundidade e quais as ferramentas e técnicas que iremos utilizar.
Por exemplo:
- Relatórios: Mesmo nos pequenos projetos é fundamental que todos os interessados sejam mantidos informados sobre o que está a ser realizado. Assim os relatórios são uma forma de comunicação que deve ser usada mas provavelmente eles serão mais simples e menos detalhados do que seriam para um projeto de grande dimensão.
- Diagramas de Gantt: Os diagramas de Gantt são a ferramenta mais usada em projetos e eles são a forma ideal de planear e de mostrar a evolução das atividades de projetos de grande dimensão. Em projetos mais pequenos é provável que você possa prescindir dos diagramas de Gantt e do MS Project usando em alternativa um simples Log que liste as atividades e apresente o seu estado atual de desenvolvimento.
3. Planeie as Atividades
A atividade de planeamento mais importante é a criação da sua lista de tarefas. Anote com algum detalhe todas as atividades que necessita executar. Isso ajuda-o de duas maneiras: Define o âmbito do projeto, uma vez que mostra claramente quais as atividades que estão incluídas no seu projeto e quais as funcionalidades que elas irão criar, e ajuda-o a programar o trabalho.
Com a lista de atividades completa, ordene-as de sequencialmente tendo em atenção as que precisam ser feitas primeiro, use os seus conhecimentos e os da sua equipa para estimar as respetivas durações e defina as datas para a realização de cada uma das atividades.
4. Comunique com todos os intervenientes
Muitas das falhas e dos insucessos dos projetos estão diretamente ligados a problemas de comunicação e deficiente gestão de expectativas. Pequenos projetos têm equipes pequenas. Em muitos casos, você será o único membro da equipe. Mesmo assim, certifique-se que comunica adequadamente com o patrocinador (sponsor) do seu projeto, e com as restantes partes interessadas. Eles vão estar interessados no que está a ser feito e você pode precisar da sua ajuda.
Bons Projetos
Grp2ALL
