Porque é que a Gestão de Interessados (Stakeholders) é Fundamental para o Sucesso da Gestão de Projetos?
Uma correta gestão dos interessados do projeto, na qual se avalie as diversas perspetivas com que essas pessoas ou grupos de pessoas encaram o projeto, se compreendam os interesses divergentes em presença, e o impacto dessas divergências no planeamento e na execução do projeto é, reconhecidamente, um fator crítico para o sucesso de qualquer projeto.A sua importância é tanta que o PMI entendeu criar, na versão do PMBOK que está atualmente em uso, uma nova área de conhecimento deixando bem claro que a gestão dos interessados e a gestão da comunicação são duas áreas fundamentais para o sucesso dos projetos que, apesar de apresentarem vários pontos de contacto, têm natureza e preocupações muito distintas.
Muitas das dificuldades com que os gestores de projetos se debatem na fase de execução do seu projeto decorrem de um processo deficiente de identificação e gestão de interessados o qual poderá ter uma ou várias das seguintes consequências:
- Não identificação dos principais interessados. Aquelas pessoas que são importantes para o sucesso do projeto, mas que não foram envolvidas atempadamente no processo de gestão, vão aproveitar todas as oportunidades que surjam para colocar entraves à execução, fazendo ver ao gestor de projeto e à sua equipa, como eles são importantes.
- Sob (ou Sobre) estimação da influência dos interessados. Se queremos que o nosso projeto seja bem-sucedido, as partes interessadas, com altos níveis de influência no sucesso do projeto necessitam de ser identificadas e de receber alta prioridade desde a fase mais inicial do projeto.
- Deficiente priorização dos interessados do projeto, tem como consequência que o processo de gestão das suas expectativas, a comunicação, e o seu envolvimento no projeto sejam geridos de forma errada, levando o gestor de projeto e a sua equipa, a dar excessiva importância a interessados que não são fundamentais para o sucesso do projeto, e pouca importância a outros cuja opinião e influência são fundamentais.
- Incapacidade para construir uma relação de confiança com os interessados no projeto.
- Falta de consciência sobre a real influência dos interessados e sobre as alterações que ocorrem no decurso do projeto.
Identificar os interessados do projeto, conhecer as suas motivações face ao projeto, e avaliar a importância de cada um deles para o sucesso do projeto, é um processo iterativo e de aprofundamento sucessivo. Uma ferramenta muito útil para esta atividade consiste na criação das matrizes de interessados as quais permitem identificar, analisar e priorizar as pessoas, grupos de pessoas e/ou organizações que são relevantes para a determinação das funcionalidades do produto ou serviço a implementar no âmbito do projeto, e para as atividades necessárias á concretização dessas mesmas funcionalidades.
A Identificação dos interessados do projeto é um processo composto por 4 fases:
Identificar – O processo inicia-se com a identificação das partes interessadas do projeto. São parte interessada qualquer pessoa, grupo de pessoas, organizações ou outras entidades que tenham interesse no resultado do projeto. Projetos costumam gerar uma grande comunidade de interessados, os quais podem ser catalogados em duas grandes categorias - Os que, pelo conhecimento ou pelas responsabilidades que detêm contribuem para o sucesso do projeto, por exemplo ajudando a definir os requisitos ou facilitando as atividades de execução do projeto; Os que são afetados pelo projeto. Por exemplo aqueles que irão ver as suas funções alteradas em consequência da entrada em funcionamento do produto ou serviço resultante do projeto.
Por vezes, determinados interessados encaixam nas duas categorias. Por exemplo, o cliente que disponibiliza o financiamento para um novo projeto de TI, contribui para o projeto, mas ele também será afetado pelos resultados do projeto porque, sendo cliente, é ele que irá utilizar o produto ou serviço que o projeto irá criar.
Os projetos podem sofrer atrasos ou desvios de âmbito e de calendário, se os seus principais interessados não forem adequadamente identificados e geridos (em termos de comunicação e de gestão de expectativas)
Existem muitas formas de detalhar as duas principais categorias de interessados. Os contribuintes podem por exemplo ser subdivididos em:
- Patrocinador do projeto,
- Cliente – Quem estabelece os requisitos e suporta os custos do projeto
- Pessoas que na organização têm capacidade de decisão (Por exemplo, os gestores departamentais, os chefes de secção ou de equipa, os funcionários especializados)
- Gestor do Projeto e a sua equipa
Já no que respeita aos contribuintes é possível categoriza-los de acordo com a sua capacidade de interferir nas atividades do projeto e na forma como o poderão fazer, nos seguintes tipos:
- Afetados
- Espetadores
- Opositores
- Defensores
- Utilizador final (quem vai usar o resultado do projeto)
- Cliente (Quem recebe e aceita o resultado do projeto)
- Órgãos relatórios e legislativos
Analisar – O próximo passo é a análise dos interessados. Isto envolve o conhecimento sobre as suas funções que desempenham, o conhecimento que detêm e quais as suas expectativas em relação ao projeto e aos seus resultados. Os vários interessados têm importância diferente para o projeto e essa importância pode varia consoante a fase do ciclo de vida em que o projeto se encontra. A avaliação dessas diferenças deve ser avaliada seguindo um processo de avaliação sistemático. Uma ferramenta util para esta avaliação é construção de matrizes de interessados as quais permitem pintar um retrato do nível de envolvimento dos seus interessados e, portanto, o tipo de envolvimento que você precisa ter com eles.
Priorizar – Depois de entender os stakeholders é necessário priorizar as suas necessidades. Ao categorizar os interessados torna-se possível identificar os níveis apropriados de relacionamento - o que deve ser feito para gerir adequadamente as suas expectativas? Mantê-los satisfeitos? Mantê-los informados? Ou simplesmente controlá-los? Como a importância e a influencia das partes interessadas pode mudar durante o ciclo de vida do projeto, a análise e priorização precisa ser atualizada regularmente.
Envolver – A fase final é o processo pelo qual você se envolver com os seus principais stakeholders para ganhar o seu apoio e compreensão. Esta é a base do Plano de Comunicação do projeto.
Algumas notas finais:
- É muito importante que a identificação dos interessados comece o mais cedo possível e seja feita de forma consciente e aprofundada.
- O processo é iterativo no sentido em que, o aprofundamento da identificação de um novo interessado, habitualmente leva à identificação de outros interessados
- A identificação dos interessados e dos seus interesses, bem como a definição da estratégia para os gerir e trazer para um campo favorável ou, pelo menos neutro, em relação ao projeto, é informação sensível que deve ser de partilha restrita.
