PMBOK v6: 5.1 Planear a Gestão de Âmbito do Projeto

Planear a gestão do âmbito do projeto é o processo para criar o documento que define o processo que conduzirá à definição, validação e controlo do âmbito (escopo) do projeto. O principal beneficio deste processo é o de fornecer as linhas mestras que orientarão a forma como o âmbito será gerido ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

O processo de planeamento da gestão de âmbito do projeto inicia-se com a análise do documento de inicio do projeto, uma vez que este é o documento que formaliza o inicio ao projeto, e do qual deve constar a maioria da informação que é relevante para dar início aos processos de planeamento nos quais se inclui o planeamento do âmbito do projeto.

Para além do documento de inicio de projeto, Charter do Projeto na terminologia do PMI, é importante que o gestor de projeto consulte todos os restantes documentos que serviram de base à decisão de realizar o projeto (Business Case, Resposta a Consulta de Cliente, Contrato, etc.), porque estes documentos permitem tomar conhecimento de detalhes que podem não estar devidamente explicitados no documento de inicio do projeto, mas que são importantes para planear a forma como o âmbito do projeto será gerido.

Outros documentos que são essenciais para o planeamento da gestão de âmbito do projeto são: O plano de gestão do projeto, onde está explicitado o enquadramento ao qual todos os planos setoriais devem obedecer e; Os ativos de processos organizacionais que forem relevantes porque os projetos se realizam dentro de um determinado contexto, e devem ser planeados tendo em conta os constrangimentos e as oportunidades que esse mesmo contexto proporciona.

Mas afinal, qual é o conteúdo que o plano de gestão de âmbito deve ter? O que precisamos saber para o criar e qual é a informação que esse plano deve conter?

O que precisamos saber já foi dito nos parágrafos acima!

Para podermos construir o plano de gestão de âmbito (escopo) do projeto devemos conhecer a informação constante do documento de inicio do projeto (lá deverá estar explicitado em termos gerais qual o âmbito do projeto que foi acordado entre o cliente e a entidade a quem foi atribuída a responsabilidade de o executar), os estudos prévios que estiveram na base da decisão de executar o projeto, sejam eles o estudo de viabilidade, o business case, o contrato assinado, ou outro (onde o âmbito deverá estar mais detalhado e onde haverá menção a riscos e outras condicionantes que devem ser tomadas em consideração); O plano de gestão do projeto, o qual enquadra todos os planos setoriais que a gestão de projeto obriga a realizar, e os demais documentos que sejam relevantes, relativos à forma como a organização onde o projeto vai ser realizado, funciona e se estrutura. Destes documentos extrairemos o que devemos saber.

Qual a informação que o plano deve conter?

O plano de gestão do âmbito do projeto é o documento que define o processo que possibilita à equipa do projeto proceder à definição, validação e controlo do âmbito (escopo) do projeto.

Para cumprir com este objetivo o plano de gestão do âmbito (escopo) do projeto deve conter:

1. A descrição do processo de definição detalhada do âmbito do projeto - O objetivo de qualquer projeto é criar um produto ou serviço que seja útil para o cliente. As funcionalidades desse produto ou serviço constituem o âmbito do projeto. A descrição geral de âmbito, que consta do documento de inicio do projeto, serve de enquadramento, mas para que o projeto posse ser detalhadamente planeado é necessário conhecer, em detalhe, quais as funcionalidades que o produto ou serviço deve conter, e também quais as funcionalidades que estão excluídas do âmbito do projeto. A descrição de como esse levantamento e seleção de funcionalidades será efetuado, é uma parte importante do plano de gestão de âmbito do projeto.
2. A descrição do processo de validação do âmbito do projeto - Para além do processo de definição do âmbito, o plano de gestão de âmbito deve ainda mencionar de que forma o âmbito será validado. Este processo de validação tem duas componentes. Em primeiro lugar é importante definir quem, do lado do cliente, valida e aceita a descrição das funcionalidades que o projeto irá construir. Em segundo lugar é importante definir qual o processo de aceitação das funcionalidades à medida que elas vão sendo entregues pela equipa de projeto. Esta segunda fase obriga a que, para cada uma das funcionalidades consideradas, estejam definidas e acordadas entre as partes quais os respetivos critérios de aceitação. 
3. A descrição do processo de controlo do âmbito do projeto – Um dos riscos, e causa de insucesso dos projetos é o descontrolo de âmbito que pode ocorrer durante a fase de execução. O plano de gestão do âmbito do projeto deve mencionar qual o processo que será seguido para selecionar e gerir as alterações ao âmbito que, necessariamente, irão acontecer no decurso da execução do projeto. Este processo de controlo será usado decurso dos processos 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações, e 5.6 Controlar Âmbito / Escopo do Projeto. 

A tabela abaixo apresenta o Diagrama de Entradas, Técnicas de transformação e Saídas (Resultados) usadas pelo processo de criação do plano de gestão do âmbito (escopo) do projeto.

Entrada	Ferramentas e Técnicas	Resultados
Plano de Gestão do Projeto
Doc. Inicio do Projeto	Avaliação por Peritos	Plano de Gestão do Âmbito
Fatores Ambientais da Org.	Reuniões	Plano de Gestão dos Requisit.
Ativos de Proc. da Organização

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