PMBOK: Técnicas de Decisão em Grupo (Técnica Nominal de Grupo)

As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto.

Essencialmente existem dois tipos de técnicas de decisão em grupo, a Técnica Nominal de Grupo e a Técnica Delphi. A Técnica Nominal de Grupo (TNG) é uma técnica de tomada de decisão em grupo cuja caraterística fundamental é o facto dos elementos do grupo, apesar de frente a frente em reunião, apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente.

Quando Usar a TNG

A Técnica Nominal de Grupo (TNG) dever ser usada quando:

• O problema que se pretende resolver é bem compreendido, e encontra-se devidamente caraterizado, mas o conhecimento necessário à sua resolução é multidisciplinar e está disperso por diversas pessoas;
• A resolução tem de ser encontrada de uma forma rápida e quando se procura uma solução que seja consensual;
• A equipa ou o grupo não conseguem organizar-se por si só para trabalhar numa solução conjunta. É uma situação comum em equipas de projeto que não têm muita experiencia de trabalho conjunto, cabendo ao gestor de projeto a responsabilidade de habituar o grupo a trabalhar em equipa;
• Se pretende uma alternativa ao Brainstorming, quer seja porque se prefere trabalhar com uma lista limitada de opiniões em vez de uma longa lista de ideias dispersas, ou quando o grupo não está confortável com o processo de discussão aberto e criativo inerente à técnica de Brainstorming.

Como Funciona na Prática a TNG

Quando as ideias ou opiniões necessitam da colaboração de um grupo de pessoas, e no caso de essas pessoas não estarem habituadas a trabalhar em grupo ou quando existe alguém dominante que inibe ou influência das restantes, a Técnica Grupo Nominal (TNG) fornece um método estruturado de coleta e prioritização das ideias e opiniões de um grupo de pessoas, tendo como vantagem o fato de evitar que o originador de uma determinada ideia ou opinião seja conhecido pelos restantes elementos do grupo.

Esta caraterística de anonimato tem contudo a desvantagem de, ao não permitir a interação entre os participantes, ser menos rica em termos criativos que o Brainstorming, na medida em que não aproveita as sinergias decorrentes do processo de interação e da discussão criativa. Contudo o que se verifica na prática é que, muitas vezes, e sobretudo quando os grupos de trabalho têm dificuldades em trabalhar em equipa, as sessões de Brainstorming são meras sessões de recolha de opiniões onde a geração de ideias criativas é muito limitada. Nestas circunstâncias, pela garantia de anonimato e não influencia que oferece, a Técnica Nominal de Grupo (TNG) é a ferramenta mais adequada.

As reuniões de trabalho no âmbito da Técnica Nominal de Grupo (TNG) têm duas partes distintas.

A primeira parte envolve a criação e a transcrição das opiniões e das ideias para que as mesmas fiquem à disposição de todos os participantes. Esta parte da reunião é efetuada em silêncio estando cada um dos presentes ocupado em transcrever para uma folha de papel a sua opinião e outros considerandos justificativos que considere importantes. Durante esta fase a comunicação verbal limita-se a eventuais perguntas e repostas para clarificação do problema exposto, sendo interdita qualquer forma de criticismo ou debate entre os participantes.

A segunda parte da reunião consiste na seleção das ideias apresentadas de forma a criar um pequeno subgrupo que será submetido ao processo de decisão final. Também aqui a interação entre os participantes é proibida, o que permite a cada participante centrar-se na escolha das melhores ideias, e reduz o tempo necessário para chegar à conclusão final.

É esta ausência de interação entre os participantes que torna a TNG uma técnica muito eficiente na obtenção de uma solução final e que lhe confere o nome de “Nominal”, na medida em que a equipa só nominalmente interage como um grupo.

Realização de uma Sessão de TNG

1. Selecione uma pessoa para liderar a reunião e ser o facilitador. Em princípio essa pessoa não poderá interferir na reunião nem participar com as suas ideias próprias A sua função é unicamente a de garantir que os pressupostos da Técnica Nominal de Grupo são devidamente utilizados e que se atinge uma solução num prazo razoável;
2. Identificar o objetivo da sessão (problema ou questão para a qual queremos encontrar uma solução, ou a estimação da duração de uma determinada atividade, ou as medidas que devem ser tomadas para mitigar determinado risco, etc.). Escreva-a numa frase única e capaz de ser claramente compreendida por todos os participantes;
3. Selecione o grupo de pessoas que vão reunir para apresentar ideias e sugestões. Deve selecionar para o grupo o conjunto de pessoas que disponham de conhecimento relevante para a questão em causa para que a solução que vier a ser encontrada possa incorporar o conhecimento dessas várias pessoas;
4. No início da reunião o facilitador deve apresentar de forma clara e simples os objetivos da mesma e problema ou questão para a qual se busca solução;
5. De forma silenciosa e em privado, o grupo deve escrever numa folha A4 ou num cartão de resposta previamente preparado para o efeito, as suas ideias, opiniões bem como as justificações que considerar úteis para suportar as opiniões expressas;
6. Quando todo o grupo tiver terminado de escrever as suas ideias e opiniões, facilitador recolhe as folhas de resposta e baralha-os de forma a garantir que não é possível saber a quem pertence uma determinada ideia ou opinião. Depois disso, lê em voz alta o que foi escrito perguntando a todos se compreenderam.
1. Se uma ideia ou opinião não ficar claramente compreendida os elementos do grupo poderão discuti-la entre si mas unicamente com o propósito de clarificar, nunca sendo permitido entrar em debate.
2. Uma vez eliminadas as dúvidas a ideia é escrita num quadro à vista de todos. Ideias que já constem do quadro não necessitam ser repetidas;
7. Quando todas as ideias tiverem sido transcritas e colocadas à vista de todos inicia-se o processo de votação. A votação é igualmente efetuada em silêncio e de forma privada. Cada pessoa escolhe o número de votos que vai atribuir a cada uma das ideias expostas;
8. O facilitador recolhe a votação e transcreve-as para o quadro donde constam as ideias. Soma a votação para cada uma das ideias e atribui-lhes um número de ordem (a mais votada é colocada no primeiro lugar, a menos votada no final);
9. Se não existir um vencedor claro (por exemplo se duas ou mais ideias tiverem votações muito próximas, ou se existirem muitas objeções à solução que obteve o maior número de votos) pode fazer-se uma nova votação que deverá obedecer aos princípios anteriormente descritos.

De acordo com o grupo em presença, ou com a natureza do problema em análise, são admissíveis a introdução de variações à técnica nominal de grupo com o intuito de melhorar a sua eficácia. A seguir relatam-se algumas das variações admissíveis:

1. Após o problema ou questão ser exposto e explicado ao grupo, o facilitador pode solicitar que o grupo o expresse o problema pelas suas próprias palavras sendo essa definição escrita no quadro de forma a ficar visível durante todo o processo de decisão. Esta variante permite validar a compreensão do problema a tratar e dá ao grupo um maior sentido de posse contribuindo para o seu empenhamento na busca da solução;
2. Informar os elementos da equipa sobre o problema que vai ser tratado logo na altura da convocatória e não no início da reunião. Esta opção permite aos participantes no processo de decisão prepararem-se antecipadamente, estudando o assunto. Potencia a qualidade da solução final, mas pode conduzir a um processo de decisão mais lento porque as votações tende a ser mais equilibradas;
3. Usar “Post-its” de formato grande para transcrever as ideias. Ou então sintetize as ideias em 3 ou 4 palavras, escritas em “Post-its” com marcador para que, quando coladas no quadro possam ser facilmente lidas por todos. Para além de aproveitar a flexibilidade que os “Post-its” permitem de colar / descolar / colar permitindo, por exemplo, facilmente ordenar as ideias de acordo com o número de votos obtido ou organiza-las no quadro por afinidades ou num diagrama de árvore, permite igualmente poupar tempo porque torna-se desnecessário re-escrever ideias que surjam idênticas na primeira e na segunda ronda;
4. À medida que as ideias vão sendo discutidas, permitir aos participantes escrever novas ideias, que são recolhidas, expostas, discutidas e votadas. Esta alteração aproxima a TNG de um Brainstorming;
5. À medida que escrevem as suas ideias em cartões distintos, os participantes atribuem-lhe prioridades. Na altura da divulgação aos restantes participantes, o facilitador lê as ideias começando por aquelas a que foram atribuídas prioridades mais elevadas;
6. Se existir um numero muito elevado de ideias (tipicamente mais de 50), reduzir o numero antes da votação. Faça isso sintetizando ideias semelhantes ou limitando a apresentação às mais votadas pelos próprios autores;
7. Usar uma versão não anónima da TNG. Neste caso cada um lê as suas ideias e cada um expressa as suas opções de voto. Esta opção permite agilizar o processo de decisão tornando-o mais rápido.

Para mais informação sobre a técnica nominal de grupo e exemplo de utilização consultar: http://www.observaport.org/node/160