PMBOK: Plano de Gestão do Projeto
O Plano de Gestão do Projeto é usado para guiar a execução do projeto e servir como base para o controle de todo o projeto, por isso ele é composto por todos os outros documentos de planeamento sendo igualmente utilizado como uma importante ferramenta de comunicação com todos os envolvidos no projeto.
O plano deverá reunir todos os outros planos setoriais. O resultado será um documento elaborado progressivamente ao longo do projeto sendo que, no primeiro ciclo, os documentos auxiliares de planeamento poderão ainda não existir ou existir de forma muito incipiente.
Devido à sua importância para o sucesso do projeto ele deve ser formalmente apresentado e aprovado pelo promotor do projeto e pelas restantes partes interessadas relevantes.
O plano deverá reunir todos os outros planos setoriais. O resultado será um documento elaborado progressivamente ao longo do projeto sendo que, no primeiro ciclo, os documentos auxiliares de planeamento poderão ainda não existir ou existir de forma muito incipiente.
Devido à sua importância para o sucesso do projeto ele deve ser formalmente apresentado e aprovado pelo promotor do projeto e pelas restantes partes interessadas relevantes.
O conteúdo do Plano de Gestão do Projeto é variável em função da área de aplicação e da complexidade do projeto. Da lista que se segue constam alguns tópicos orientativos para a sua realização:
O Plano de Gestão do Projeto deve ser estruturado com base em três componentes básicos: Âmbito / Escopo (o que vamos fazer); Plano de Atividades (como vamos fazer) e Plano de Monitorização e Controlo (Como vamos saber se estamos a executar em linha com o planeado).
No contexto da gestão do projeto o âmbito / escopo do projeto expressa a extensão e amplitude do projeto em termos daquilo que se pretende realizar. A definição completa do âmbito / escopo com a indicação dos elementos que o compõem é um pressuposto imprescindível para garantir a qualidade dos outros dois componentes do plano de gestão do projeto (Plano de Atividades e Plano de Monitorização e Controlo). De facto se não sabemos o que queremos fazer como é que podemos saber quais as atividades necessárias e quais os pontos de controlo necessários?
Uma forma gráfica a que se recorre habitualmente para representar o âmbito / escopo do projeto é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS), a qual representa de forma estruturada as diversas atividades, sub-atividades e componentes de trabalho necessários à execução do produto ou serviço do projeto.
Menos usada é a Estrutura Funcional do Produto / Product Breakdown Struture (EFP/PBS). Esta ferramenta gráfica é semelhante à Estrutura Analítica do Projeto mas, em vez de se centrar na decomposição das atividades do projeto visa, através da decomposição das funcionalidades, definir o âmbito do produto ou serviço a desenvolver.
A utilização conjunta Estrutura Funcional do Produto (EFP/PBS) e Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) permite criar uma Estrutura Analítica do Projeto centrada no produto.
De forma a podermos construir a Estrutura Funcional do Produto (EFP/PBS) devemos estar na posse dos documentos que serviram de base à justificação do projeto: Caso de Negócio (Business Case); Contrato ou a Declaração de Trabalho do Projeto.
Quando é nomeado para um determinado projeto o gestor recebe, do promotor do projeto, pelo menos um destes documentos. Desses documentos constam as linhas gerais que permitem definir o âmbito / escopo do projeto e a justificação para a realização do projeto, permitindo responder a questões como:
Após conhecermos, com suficiente detalhe, qual o âmbito / escopo do projeto que iremos realizar estamos em condições de dar início à definição do Plano de Atividades. Este documenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução daquilo que está definido no âmbito / escopo do projeto.
O desenvolvimento do plano de atividades passa pela construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) e do correspondente Dicionário de Atividades. Este último documento é frequentemente esquecido mas é fundamental para que a EAP seja uma ferramenta de fato útil para o planeamento do projeto. O Dicionário de Atividades detalha, para cada uma das unidades de trabalho (atividades constantes na linha inferior da EAP), um conjunto de informação que permite conhecer com detalhe qual o trabalho a realizar e os recursos envolvidos.
Estes dois documentos permitem-nos conhecer em detalhe a composição das diversas atividades do projeto e os prazos, custos e recursos estimados para cada uma. Para além disso a informação contida na Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) e no respetivo dicionário de atividades permite construir a rede de atividades do projeto (sequência e interdependência de todas as atividades, com identificação daquelas que se situam no caminho critico) e o cronograma do projeto (linha de tempo do projeto, com detalhe das datas de inicio e fim de cada atividade e respetivos responsáveis.
O Plano de atividades do projeto permitir-nos-á responder a questões como:
Na posse da definição de âmbito / escopo e do plano de atividades do projeto estamos em condições de criar o correspondente Plano de Monitoramento e Controlo. Este documento apresenta de forma estruturada todos os procedimentos necessários ao acompanhamento e avaliação sistemática da execução do projeto. Deste plano devem constar os procedimentos para realizar as observações e verificações das condições e do estado em que se encontra o projeto bem como os pontos estratégicos ao longo do processo de execução em que essas observações devem ser realizadas.
Com base nos documentos atrás referidos estamos em condições de construir o Plano de Gestão do Projeto o qual deverá obedecer à seguinte estrutura de conteúdo:
1. Enquadramento Geral
Esta secção fornece o enquadramento geral do projeto, suas motivações, objetivos, critérios de sucesso, entregáveis, constrangimentos e pressupostos mais importantes. Pode incluir-se nesta secção um sumário de alto nível com os mais importantes pontos de controlo (milestones), recursos necessários, calendário e orçamento.
- Apresentar o ciclo de vida do projeto e, para projetos com várias fases, detalhar as diversas fases associadas ao projeto;
- Definir os processos de gestão de projeto que serão utilizados. Do conjunto de processos que constam do PMBOK v4 selecionar aqueles que são relevantes para o projeto em causa.
- Definir o nível de implementação de cada um dos processos de gestão de projeto selecionados e descrever as ferramentas e técnicas que serão usadas em cada processo.
- Descrever as dependências e interações entre os diferentes processos selecionados e as respetivas entradas e saídas mais importantes.
- Descrever como será realizado o processo de controlo e monitorização das alterações.
- Descrever como será realizada a gestão da configuração.
- Descrever como serão mantidas e utilizadas as linhas base de medição do desempenho.
- Descrever quais as técnicas e métodos de comunicação entre as diversas partes interessadas.
O Plano de Gestão do Projeto deve ser estruturado com base em três componentes básicos: Âmbito / Escopo (o que vamos fazer); Plano de Atividades (como vamos fazer) e Plano de Monitorização e Controlo (Como vamos saber se estamos a executar em linha com o planeado).
No contexto da gestão do projeto o âmbito / escopo do projeto expressa a extensão e amplitude do projeto em termos daquilo que se pretende realizar. A definição completa do âmbito / escopo com a indicação dos elementos que o compõem é um pressuposto imprescindível para garantir a qualidade dos outros dois componentes do plano de gestão do projeto (Plano de Atividades e Plano de Monitorização e Controlo). De facto se não sabemos o que queremos fazer como é que podemos saber quais as atividades necessárias e quais os pontos de controlo necessários?
Uma forma gráfica a que se recorre habitualmente para representar o âmbito / escopo do projeto é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS), a qual representa de forma estruturada as diversas atividades, sub-atividades e componentes de trabalho necessários à execução do produto ou serviço do projeto.
Menos usada é a Estrutura Funcional do Produto / Product Breakdown Struture (EFP/PBS). Esta ferramenta gráfica é semelhante à Estrutura Analítica do Projeto mas, em vez de se centrar na decomposição das atividades do projeto visa, através da decomposição das funcionalidades, definir o âmbito do produto ou serviço a desenvolver.
A utilização conjunta Estrutura Funcional do Produto (EFP/PBS) e Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) permite criar uma Estrutura Analítica do Projeto centrada no produto.
De forma a podermos construir a Estrutura Funcional do Produto (EFP/PBS) devemos estar na posse dos documentos que serviram de base à justificação do projeto: Caso de Negócio (Business Case); Contrato ou a Declaração de Trabalho do Projeto.
Quando é nomeado para um determinado projeto o gestor recebe, do promotor do projeto, pelo menos um destes documentos. Desses documentos constam as linhas gerais que permitem definir o âmbito / escopo do projeto e a justificação para a realização do projeto, permitindo responder a questões como:
- De que é que trata o projeto?
- Qual o problema, necessidade ou oportunidade de negócio que deu origem ao projeto?
- Porque vale a pena investir recursos na realização do projeto?
- Qual o volume e tipo de recursos envolvido?
- Qual a finalidade do projeto?
- Que resultados se esperam da sua realização?
- Quais os benefícios esperados?
- Quem serão os beneficiários desses benefícios?
- Haverá prejudicados? Quem serão e qual o impacto negativo esperado?
Após conhecermos, com suficiente detalhe, qual o âmbito / escopo do projeto que iremos realizar estamos em condições de dar início à definição do Plano de Atividades. Este documenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução daquilo que está definido no âmbito / escopo do projeto.
O desenvolvimento do plano de atividades passa pela construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) e do correspondente Dicionário de Atividades. Este último documento é frequentemente esquecido mas é fundamental para que a EAP seja uma ferramenta de fato útil para o planeamento do projeto. O Dicionário de Atividades detalha, para cada uma das unidades de trabalho (atividades constantes na linha inferior da EAP), um conjunto de informação que permite conhecer com detalhe qual o trabalho a realizar e os recursos envolvidos.
Estes dois documentos permitem-nos conhecer em detalhe a composição das diversas atividades do projeto e os prazos, custos e recursos estimados para cada uma. Para além disso a informação contida na Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) e no respetivo dicionário de atividades permite construir a rede de atividades do projeto (sequência e interdependência de todas as atividades, com identificação daquelas que se situam no caminho critico) e o cronograma do projeto (linha de tempo do projeto, com detalhe das datas de inicio e fim de cada atividade e respetivos responsáveis.
O Plano de atividades do projeto permitir-nos-á responder a questões como:
- Como será realizado o projeto?
- Que ações, atividades e tarefas serão realizadas?
- Que recursos serão necessários?
- Quanto tempo será necessário para cada atividade?
- Quais serão os responsáveis pela execução das atividades?
- Qual a estimativa para o custo do projeto?
Na posse da definição de âmbito / escopo e do plano de atividades do projeto estamos em condições de criar o correspondente Plano de Monitoramento e Controlo. Este documento apresenta de forma estruturada todos os procedimentos necessários ao acompanhamento e avaliação sistemática da execução do projeto. Deste plano devem constar os procedimentos para realizar as observações e verificações das condições e do estado em que se encontra o projeto bem como os pontos estratégicos ao longo do processo de execução em que essas observações devem ser realizadas.
- O Plano de Monitoramento e Controlo deve fornecer as respostas às seguintes perguntas:
- Como será verificado se o projeto está a ser executado de acordo com o planeado?
- Como serão obtidos os dados sobre o andamento e os resultados do projeto?
- Que indicadores serão utilizados e de que forma será avaliada a execução do projeto?
Com base nos documentos atrás referidos estamos em condições de construir o Plano de Gestão do Projeto o qual deverá obedecer à seguinte estrutura de conteúdo:
1. Enquadramento Geral
Esta secção fornece o enquadramento geral do projeto, suas motivações, objetivos, critérios de sucesso, entregáveis, constrangimentos e pressupostos mais importantes. Pode incluir-se nesta secção um sumário de alto nível com os mais importantes pontos de controlo (milestones), recursos necessários, calendário e orçamento.
2. Organização do Projeto
Esta secção descreve os interfaces com as entidades exteriores ao projeto (comunicação com os gestores da organização, clientes, entidades subcontratadas, e departamentos funcionais da organização responsável pelo projeto ou na qual o projeto decorre como por exemplo departamento de compras, recursos humanos, financeiro), identifica a estrutura interna do projeto, e define as funções e responsabilidades para o projeto.
3. Planos de Gestão Setoriais
Nesta secção incluem-se os vários planos de gestão setoriais que foram desenvolvidos para o projeto. Como os projetos são todos diferentes o número de planos setoriais a desenvolver (recorde que de acordo com o PMBOK v5 existe um plano de detalhe para cada uma das áreas de conhecimento referidas na metodologia) e o respetivo grau de detalhe é variável consoante as necessidades e caraterísticas do projeto.
4. Planos Técnicos
Esta secção descreve os aspetos técnicos do projeto. Dependendo da dimensão e do âmbito do projeto, estes planos podem ser diretamente incorporados nesta secção do plano de gestão do projeto, ou cada secção pode simplesmente conter uma referência para um documento externo onde o plano se encontra detalhado.
Em próximo artigo apresentaremos com detalhe o processo de construção do plano de gestão do projeto e disponibilizaremos um modelo para a sua criação.
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