Como Medir o Sucesso dos Projetos
Independentemente das diferenças que existem entre os vários autores, em relação aos fatores que são críticos para o sucesso dos projetos, é comum o entendimento de que um projeto com sucesso é um projeto que, na sua conclusão, realizou os objetivos que à partida estava definidos, isto é, é um projeto que concretizou a totalidade das funções que haviam sido previstas, respeitando as restrições e constrangimentos de utilização de recursos e de duração.
Atualmente, e acompanhando o que é proposto por múltiplos autores, o desempenho dos projetos é avaliado com base em métricas que, ao tradicional “triângulo dourado” do custo, duração e qualidade, juntam critérios relacionadas com o sucesso do produto na perspetiva da satisfação das necessidades dos utilizadores e da equipa de projeto.
A capacidade técnica e de liderança do gestor de projeto e a eficácia e a eficiência do desempenho da equipa, traduzida no reconhecimento por cada uma dos elementos da equipa, de fatores como o sucesso pessoal, satisfação pelo trabalho realizado e aprendizagem, são outros dois fatores determinantes para o sucesso do projeto.
Contudo o conceito de
sucesso, e a identificação dos respetivos fatores críticos, tem vindo a ser
definida com uma abrangência progressivamente maior à medida que o papel que os
projetos desempenham nas organizações assume maior importância, tanto no plano
operacional como no plano estratégico, o que tem conduzido a alterações e a uma
grande diversidade de opiniões sobre o conceito de sucesso do projeto e sobre a
forma como o mesmo deverá ser medido.
A discussão sobre o conceito de sucesso dos projetos deve ser realizada distinguindo
duas componentes. Em primeiro lugar a identificação dos fatores de sucesso,
isto é, dos elementos do projeto que influenciam positivamente a probabilidade
de sucesso. Em segundo lugar quais são os critérios para avaliação do sucesso,
isto é, as métricas que devem ser usadas para avaliar sobre o sucesso ou
insucesso do projeto.
Deve distinguir-se o sucesso do
projeto, habitualmente medido com base em critérios de desempenho relacionados
com os objetivos de negócio, e o sucesso da gestão do projeto que, na maioria
das organizações, continua a ser medido com base nos tradicionais critérios de
custo, duração e qualidade.
A distinção entre o sucesso da gestão de projeto e o sucesso
do resultado do projeto, e a dependência que se estabelece
entre estes dois conceitos, está diretamente relacionada com a utilização de
modelos de maturidade organizacional para a gestão de projetos como instrumento
para melhorar o desempenho dos projetos, na medida em que o aumento de
maturidade do processo de gestão de projetos conduz à redução da variabilidade
do resultado e à melhoria do seu desempenho médio .
Uma síntese de diversos estudos efetuados permite apresentar 10 fatores internos que são críticos para o sucesso dos projetos (FCS). Esses critérios podem dividir-se em duas categorias:
- Planeamento / Estratégia - Existência de uma missão do projeto bem definida, suporte da gestão de topo, plano e calendário detalhado, participação do cliente.
- Operacional / Tática - Incluem os recursos humanos, tecnologia de suporta ao projeto, aceitação do cliente, monitorização e gestão de expectativas, comunicação e resolução de problemas.
Para a análise do sucesso podem distinguir-se quatro dimensões
distintas, duas de curto prazo e duas de longo prazo, que são determinantes
para a avaliação do desempenho do projeto. As dimensões de curto prazo estão
relacionadas com a forma como são geridos os constrangimentos de recursos,
tempo e orçamento (eficiência do projeto), e com a capacidade do projeto para
endereçar as reais necessidades do cliente (impacto no cliente). As dimensões
de longo prazo estão relacionadas com os criação de condições que potenciem
benefícios para a organização (sucesso para o negócio) e a criação de novos
mercados, novos produtos ou novos serviços que permitam à organização manter-se
competitiva a longo prazo (preparação do futuro).
Outros autores apresenta 8 fatores que são essenciais para o sucesso da gestão dos projetos, dos quais 4 estão relacionados com a gestão do risco, sendo os restantes fatores relacionados com a duração do projeto, projetos mais curtos têm uma taxa de sucesso maior; com a existência de um processo de gestão de alterações eficiente que permita alterações controladas de âmbito que permitam manter o âmbito do projeto alinhado com as reais necessidades do cliente e com a manutenção da integridade da linha base do projeto de forma a permitir comparar o desempenho concreto do projeto face ao desempenho previsto no plano.
A estes 8 fatores, denominados de fatores de primeira ordem porque estão relacionados com o sucesso dos processos de gestão, deve adicionar-se um nono fator, diretamente relacionado com o sucesso do resultado do projeto, e que consiste na existência de um processo eficaz de entrega de valor que envolve a cooperação mútua entre o gestor do projeto e os gestores funcionais da organização.
A importância relativa dos vários critérios de sucesso
referidos altera-se de acordo com diversos fatores. Por exemplo a importância
para o sucesso que é atribuída à satisfação da equipa depende da nacionalidade,
da importância do projeto e da idade do gestor de projeto, a importância
conferida à satisfação dos interessados e dos fornecedores do projeto depende
da nacionalidade e da complexidade do projeto, a satisfação do utilizador final
do projeto varia consoante a nacionalidade e a continuidade da relação de
negócio e a satisfação do cliente difere consoante o tipo de contrato.
A definição de sucesso, fatores críticos e critérios de
sucesso apresentadas acima, aplicam-se de forma genérica a qualquer tipo de
projeto, não entrando em linha de conta com as idiossincrasias da organização
em que o projeto é executado, nem com particularidades relacionadas com o tipo
e o ciclo de vida de cada projeto, pelo que qualquer estudo que pretenda
aprofundar este tema deve ter em conta as características específicas dos
projetos e das organizações que os promovem.
Apesar de igualmente genérica, na medida em que abrange
tipologias de projetos muito distintas, os projetos de TI são projetos
complexos, na maior parte das vezes transversais à organização, que envolvem
vários setores e um leque muito alargado de funções, e objetivos que
habitualmente incluem várias dimensões e critérios distintos. Devido a essa complexidade e
abrangência é frequente que o resultado de muitos desses projetos não satisfaça
a totalidade dos critérios de sucesso anteriormente mencionados, mas este facto
não é suficiente para se concluir pelo sucesso ou insucesso do projeto na
medida em que, quando o produto final de um projeto é um sistema operacional, o
seu sucesso é decidido pela maior ou menor capacidade do sistema para
satisfazer as necessidades dos utilizadores.
Se o critério fundamental para medir o sucesso de um projeto
de TI é a satisfação das necessidades dos utilizadores, os fatores da gestão de
projeto que são críticos para o sucesso do projeto são essencialmente:
- Sentido de pertença e de responsabilidade partilhado por todos os envolvidos que se consubstancia na participação da gestão de topo, do gestor do projeto, da equipa do projeto e do cliente.
- Mecanismos de partilha de informação que promovam a colaboração e a comunicação entre todos os envolvidos no projeto, e que possibilite a integração entre o trabalho dos vários participantes, de forma a maximizar o valor decorrente da coordenação e da cooperação, entre os diversos setores da organizações e restantes intervenientes no projeto, especialmente nas fases de definição de requisitos e planeamento do projeto.
- Utilização consistente de processos de gestão de projeto abrangendo a totalidade do ciclo de vida de projeto, adequados à realidade da organização e entendidos como uteis e benéficos por todos os intervenientes no projeto.
