A Declaração de Trabalho (SOW): O que é, Como Criar e, Porque é crucial para o sucesso do seu Projeto?
Qualquer gestor de projetos, compreende a importância de requisitos de projeto bem definidos (por vezes os outros intervenientes no projeto, nem tanto, mas os gestores de projeto sabem bem como isso é importante). Um documento crucial que constitui a base de qualquer projeto bem-sucedido é a Declaração de Trabalho (SOW). Neste artigo, exploraremos o que um SOW implica, a sua importância, e forneceremos perceções práticas sobre como escrever um eficaz.
Compreendendo a Declaração de Trabalho:
A Declaração de Trabalho atua como um documento abrangente que descreve objetivos, resultados, prazos e requisitos de um projeto. Funciona como um acordo formal entre os interessados no projeto, incluindo o cliente, gestor de projeto e membros da equipa, garantindo clareza, e alinhamento de espectativas, desde o início do projeto.
Importância de um SOW bem definido:
Um SOW bem elaborado é vital para o sucesso do projeto, pois estabelece uma compreensão comum das expectativas do projeto, minimiza a ambiguidade e estabelece limites claros. Os principais benefícios incluem:
1. Escopo/Âmbito do projeto claramente definido: Ajuda a identificar os limites do projeto, resultados e restrições, garantindo que todos estejam na mesma página.
2. Alinhamento do cliente: O SOW facilita a comunicação e colaboração eficazes, garantindo que as expectativas do cliente sejam compreendidas e atendidas.
3. Mitigação de riscos: Ao especificar objetivos e restrições do projeto, os riscos potenciais podem ser identificados e abordados precocemente.
4. Controle do projeto: O SOW serve como um ponto de referência ao longo do projeto, permitindo um monitoramento, controle e gestão de mudanças eficazes.
Componentes de um SOW eficaz:
Para escrever um SOW abrangente e bem estruturado, considere os seguintes componentes:
1. Objetivos do Projeto: Defina claramente o propósito, metas e resultados esperados do projeto.
2. Escopo/Âmbito do Trabalho: Esboce as tarefas específicas, resultados e marcos necessários para completar o projeto com sucesso.
3. Cronograma do Projeto: Estabeleça um cronograma detalhado, incluindo datas de início e fim, principais marcos e principais fases do projeto.
4. Papéis e Responsabilidades: Defina claramente os papéis e responsabilidades de todos os interessados no projeto envolvidos, tanto internos como externos.
5. Suposições e Restrições: Identifique quaisquer limitações conhecidas, dependências ou suposições que possam impactar a execução do projeto.
6. Entregáveis do Projeto: Descreva os resultados tangíveis ou resultados que serão produzidos durante o projeto.
7. Critérios de Aceitação: Defina os critérios que determinam quando os resultados são considerados aceitáveis ou completos.
8. Processo de Gestão de Mudanças: Esboce os procedimentos para lidar com pedidos de mudança e o impacto associado ao projeto.
Escrevendo um SOW eficaz:
Para criar um SOW impactante, considere as seguintes boas práticas:
1. Abordagem Colaborativa: Envolva os interessados relevantes no processo de criação do SOW para garantir uma entrada abrangente e compromisso.
2. Clareza e Simplicidade: Use uma linguagem clara e concisa, evitando jargão técnico, para melhorar a compreensão e eliminar a interpretação errônea.
3. Especificidade: Forneça detalhes explícitos e evite a ambiguidade, utilizando termos mensuráveis e quantificáveis.
4. Revisão e Aprovação: Realize revisões minuciosas e obtenha a aprovação de todos os interessados antes de finalizar o SOW.
5. Atualizações Regulares: Mantenha o SOW dinâmico e atualizado à medida que o projeto progride para refletir quaisquer alterações ou modificações.
Em conclusão. Elaborar uma Declaração de Trabalho bem definida é um passo crítico na gestão de qualquer projeto na medida em que: Facilita e torna a comunicação mais eficaz; minimiza riscos e garante, tanto quando é possível garantir, o sucesso do projeto. Seguindo as diretrizes discutidas neste artigo, os gestores de projeto podem criar SOWs abrangentes e impactantes que estabelecem a base para a execução bem-sucedida do projeto.
Neste artigo, abordámos a Declaração de Trabalho (SOW), um documento vital na gestão de projetos que define os requisitos, metas e expectativas de um projeto. Realçámos a importância de um SOW bem definido na minimização da ambiguidade, estabelecimento de limites claros ao âmbito e garantia de alinhamento entre todos os envolvidos no projeto. Discutimos também os componentes de um SOW eficaz, incluindo os objetivos do projeto, o escopo do trabalho, o cronograma, as responsabilidades, as suposições, as restrições, os resultados esperados e o processo de gestão de mudanças. Adicionalmente, fornecemos diretrizes sobre como escrever um SOW impactante, salientando a importância de uma abordagem colaborativa, uso de linguagem clara e concisa, especificidade, revisão e aprovação, e atualizações regulares. Concluímos enfatizando que um SOW bem definido facilita a comunicação eficaz, minimiza riscos e garante o sucesso do projeto.
Se quiser saber mais sobre como fazer o Documento de Descrição de Trabalho (Statement of Work) do seu Projeto, leia os seguintes artigos deste blog:
https://pm2all.blogspot.com/2016/06/como-comecar-um-novo-projeto-3.html
https://pm2all.blogspot.com/2013/04/pmbok-ferramentas-e-tecnicas-declaracao.html
https://pm2all.blogspot.com/2014/09/como-fazer-o-plano-de-comunicacao-do.html
E porque existe por essa internet muita coisa bem escrita, e muita coisa mal escrita, sobre o assunto, consulte nos links abaixo três otimos artigos que lhe ensinam a criar o Documento de Descrição de Trabalho (Statement of Work) do seu projeto.
http://www.computerworld.com/article/2555324/it-management/how-to-write-a-statement-of-work.html
http://www.thedigitalprojectmanager.com/10-top-tips-for-how-to-create-a-statement-of-work-an-introduction/
http://www.projectmanagementdocs.com/project-documents/statement-of-work.html#axzz4C3MikvMA
Depois de ler todos estes artigos, faça o exercicio de responder por escrito às 4 seguintes questões. É um otimo exercicio, sobretudo se estiver a preparar-se para o exame de certificação PMP.
1. Qual é o principal objetivo de uma Declaração de Trabalho (SOW) na gestão de projetos?
a. Definir o cronograma do projeto
b. Identificar os riscos do projeto
c. Descrever os objetivos, entregas, prazos e requisitos do projeto
d. Especificar a estrutura organizacional do projeto
2. Quais dos seguintes elementos são componentes essenciais de uma SOW eficaz?
a. Objetivos do projeto, escopo do trabalho, cronograma do projeto
b. Análise SWOT, objetivos SMART, estratégia de saída
c. Método de avaliação, estratégia de saída, planilha de custos
d. Análise de risco, cronograma do projeto, estratégia de saída
3. Como um SOW bem definido contribui para a alinhamento do cliente?
a. Proporciona oportunidades de publicidade para o cliente
b. Facilita a comunicação eficaz e a colaboração, garantindo que as expectativas do cliente sejam compreendidas e cumpridas
c. Permite ao cliente alterar os requisitos do projeto a qualquer momento
d. Fornece ao cliente um resumo detalhado dos custos do projeto
4. Como a Declaração de Trabalho (SOW) se relaciona com o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) na metodologia do PMI?
a. A SOW é parte do Project Charter
b. A SOW e o Project Charter são sinónimos
c. A SOW é uma saída do processo que cria o Project Charter
d. O Project Charter é uma saída do processo que cria a SOW
Bons projetos,
Grp2ALL
