O Segredo dos Grandes Gestores: Como Criar um Termo de Abertura de Projeto Impactante
Por que é crucial elaborar um Documento de Abertura do Projeto (Project Charter)?
- Assegura que o gestor do projeto tem um entendimento integral das necessidades do patrocinador do projeto
- Apresenta as informações cruciais do projeto, que são vitais antes do início efetivo do mesmo
- Estabelece o plano do projeto com base nele
- Facilita a coordenação de todos os envolvidos, garantindo que estejam alinhados
Quais as componentes que devem constar de um Documento de Abertura do Projeto?
- Título do Projeto
- Descrição do Projeto
- Gerente de Projeto Designado
- Justificativa do Projeto
- Recursos Pré-alocados
- Partes Interessadas (Stakeholders)
- Descrição do Produto/Resultados Esperados
- Objetivos Mensuráveis do Projeto
- Requisitos para Aprovação do Projeto
- Riscos do Projeto
- Assinatura e Aprovação
Etapas para elaborar um Documento de Abertura do Projeto Eficaz.
Para se elaborar um Termo de Abertura do Projeto eficaz, diversas etapas devem ser meticulosamente executadas, maximizando assim o seu potencial de contribuição para o projeto:
1. Tempo: É fundamental permitir tempo suficiente para a elaboração de um Termo de Abertura do Projeto adequado. Dependendo da magnitude do projeto e da quantidade de pessoas envolvidas, este processo pode requerer uma semana ou mais.
2. Organização de Reuniões: É importante marcar reuniões previamente com todas as partes que deverão estar envolvidas ou que serão consultadas durante a criação do Termo de Abertura do Projeto.
3.Identificação da Visão, Objetivos, Escopo (Âmbito) e Resultados Esperados:
- Visão: Defina o propósito global e o objetivo final do projeto.
- Objetivos: Depois de estabelecido o propósito, é necessário elaborar uma lista de objetivos. Cada objetivo deve ser SMART – Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal.
- Escopo (Ambito): Com um entendimento sólido do propósito e dos objetivos do projeto, é a hora de definir o escopo do mesmo. O escopo estabelecerá os limites do projeto, descrevendo de que forma o negócio será transformado após a entrega do projeto.
- Resultados Esperados: Por fim, descreva cada um dos resultados esperados que serão produzidos pelo projeto.
4. Organização do Projeto: O passo seguinte é identificar a forma como o projeto será organizado, detalhando e enumerando:
- Clientes (aqueles que aceitarão os resultados finais do projeto)
- Partes Interessadas (Stakeholders) (aqueles situados dentro ou fora do projeto que têm um interesse ou participação no projeto como um todo)
- Papéis/Funções (os principais papéis e responsabilidades que serão necessários para a execução do projeto). Recorra à criação da matriz RACI do projeto. Leia os dois artigos seguintes para saber o que é e como pode criar uma matriz RACI.
Matriz RACI: O que é e Como é Usada no PMBOK?
Maximizando a Responsabilidade e a Eficiencia: O Uso da Matriz RACI
- Estrutura (a hierarquia da equipe do projeto)
5. Implementação do Projeto: Com as etapas anteriores concluídas, você deverá estar preparado para iniciar a implementação do projeto. Esta fase envolve:
- Plano de Implementação: Para garantir que o projeto foi cuidadosamente pensado, um plano de implementação deve ser criado, incluindo atividades e prazos.
- Marcos: Enumere os marcos significativos do projeto (eventos) e explique porque são importantes para o projeto.
- Dependências: Enumere as principais dependências que poderão impactar o projeto.
- Plano de Recursos: Enumere os recursos planejados (mão-de-obra, equipamentos e materiais) que estarão envolvidos no projeto e estabeleça o orçamento para estes.
6. Riscos e Desafios associados ao Projeto: Por último, mas de suma importância, é necessário identificar os riscos e desafios associados ao projeto que são visíveis no momento.
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Como Fazer o Project Charter (Documento de Inicio do Projeto)
