Matriz RACI: O Que É e Como é usada no PMBOK
Este artigo explica o que é uma matriz RACI, quais os beneficios da sua utilização no ambito da gestão de um projeto e em que processos do PMBOK ela é habitualmente usada.
O significado da sigla RACI é o seguinte:
Responsável (Responsible): A pessoa ou grupo responsável por realizar uma determinada tarefa ou atividade. É quem executa o trabalho.
Autorizador/Decisor/Responsabilizado (Accountable): A pessoa que é a principal responsável por uma tarefa ou atividade. Ela toma as decisões e é o responsável último pelos resultados.
Consultado (Consulted): As pessoas ou grupos que têm conhecimento ou experiência relevante e são consultados para obter insights e informações antes de tomar decisões ou realizar uma atividade.
Informado (Informed): As pessoas ou grupos que devem ser mantidos informados sobre o progresso, decisões e resultados das tarefas ou atividades.
A matriz RACI ajuda a esclarecer e definir quem está envolvido, de que forma e em que capacidade dentro do projeto. Criar uma matriz RACI de projeto promove a clareza e evita ambiguidades quanto às responsabilidades individuais e coletivas. Além disso, a matriz RACI facilita a comunicação, pois estabelece um padrão de interação entre as partes interessadas, definindo quem deve ser consultado e informado durante os diferentes estágios do projeto.
A utilização da matriz RACI traz diversos benefícios, como:
1. Clareza das funções e responsabilidades: A matriz RACI define claramente as responsabilidades de cada interveniente ou grupo de intervenientes, eliminando confusões e ambiguidades.
2. Melhor comunicação e colaboração: Ao especificar quem deve ser consultado e informado, a matriz RACI promove uma comunicação mais eficaz entre as partes interessadas.
3. Tomada de decisão mais ágil: A matriz RACI ajuda a identificar quem tem a autoridade final para tomar decisões, agilizando o processo de tomada de decisão.
4. Gerenciamento de riscos: A matriz RACI permite uma atribuição clara de responsabilidades, o que auxilia no gerenciamento de riscos, garantindo que todas as áreas críticas sejam adequadamente cobertas.
5. Melhoria da eficiência do projeto: Ao definir papéis e responsabilidades, a matriz RACI evita duplicação de esforços e assegura que cada atividade seja atribuída à pessoa ou grupo apropriado.
No geral, a matriz RACI é uma ferramenta valiosa para a gestão eficaz de projetos, fornecendo uma estrutura clara e definindo as interações e responsabilidades entre as partes interessadas envolvidas.
Matriz RACI: Quais os processos do PMBOK em que é usada.
A matriz RACI é uma ferramenta utilizada em vários processos de gestão de projetos. De acordo com o PMBOK a matriz RACI é mais comumente utilizada nos seguintes processos:
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: A matriz
RACI pode ser utilizada para definir as funções e as responsabilidades das
partes interessadas envolvidas no desenvolvimento do termo de abertura do
projeto (Project Charter), garantindo que, ao longo do processo de criação
desse documento, as pessoas certas são consultadas e informadas. (ver aqui mais informação sobre como criar o termo de abertura do seu projeto (Project Charter).
Definir o Âmbito (Escopo): A matriz RACI ajuda a
identificar as partes interessadas-chave responsáveis por definir e aprovar o
escopo do projeto. Ela esclarece quem tem autoridade para tomar decisões e quem
deve ser consultado durante o processo de definição do escopo. (ver aqui mais informação sobre como definir o âmbito/escopo do seu projeto)
Planear a Gestão das Partes Interessadas: A
matriz RACI auxilia na determinação dos papéis e responsabilidades das partes
interessadas no engajamento e comunicação com outros participantes do projeto.
Ela define quem é responsável pelo engajamento das partes interessadas, quem
deve ser consultado ou informado e quem possui a autoridade para tomar
decisões. (ver aqui mais informação sobre como planear a gestão dos interessados do projeto)
Definir as Atividades: Ao definir as atividades do
projeto, a matriz RACI pode ser utilizada para alocar responsabilidades entre
os membros da equipe e as partes interessadas. Ela identifica quem é
responsável por tarefas específicas, quem precisa ser consultado para obter
contribuições e quem deve ser informado sobre o progresso. (ver aqui mais informação sobre como definir as atividades do projeto)
Elaborar o Cronograma: A matriz RACI ajuda a atribuir responsabilidade e responsabilidade pelas atividades no cronograma do projeto. Garante que as pessoas ou equipes certas sejam responsáveis por concluir as tarefas e que as partes interessadas apropriadas sejam consultadas ou informadas.
Elaborar o Plano de Recursos Humanos: A matriz RACI ajuda a definir os papéis e responsabilidades do projeto, garantindo que os recursos adequados sejam atribuídos a cada função. Ela esclarece quem é responsável por gerenciar os recursos, quem deve ser consultado para alocação de recursos e quem deve ser informado sobre a disponibilidade de recursos.
Realizar a Garantia da Qualidade: Nas atividades de garantia da qualidade, a matriz RACI pode ser utilizada para atribuir responsabilidade pela revisão e aprovação de entregas de qualidade. Ela define quem é responsável por garantir a qualidade, quem deve ser consultado para contribuições e quem deve ser informado sobre as atividades relacionadas à qualidade.
É importante frisar que o uso da matriz RACI não se limita apenas a esses processos. A matriz pode ser aplicada a várias atividades de gestão de projetos para, ao longo do ciclo de vida do projeto, fornecer clareza e estrutura em relação às funções e responsabilidades de todos os intervenientes.
Bons projetos
LAGomes
