Como Fazer o Project Charter (Documento de Inicio do Projeto)

Todos os que gerem projetos sabem o que é o Documento de Inicio do Projeto também conhecido por Documento de Abertura do Projeto, Termo de Abertura do Projeto ou, na terminologia inglesa do PMBOK, por Project Charter. Todos sabem o que é, e todos sabem a importância fundamental que o PMBOK lhe atribui.

Do mesmo modo como tenho a certeza que todos sabem o que é o Documento de Inicio do Projeto, como é que ele deve ser feito, e de qual é a sua importância no contexto das metodologias tradicionais de gestão de projetos, também tenho a certeza que todos já participaram em múltiplos projetos onde esse documento era inexistente.

Os projetos não “nascem” nas organizações por geração espontânea. O mais provável é que a decisão de dar inicio a um novo projeto esteja fundamentada num estudo prévio, ou num pedido de um cliente devidamente formalizado por meio de um contrato assinado. Qualquer que seja o processo que está na base da decisão de dar inicio a um projeto, é comum que a documentação que suportou essa decisão seja entregue à pessoa que for nomeada para gerir o projeto e, infelizmente, também é comum que essa pessoa que será o gestor do projeto, por decisão própria, ou por pressões externas, dê inicio ao processo de planeamento sem elaborar, e fazer assinar, o Documento de Inicio do Projeto

Quando um projeto é aprovado, o Documento de Inicio do Projeto (o Project Charter) é o documento que formaliza a autorização da organização para que o gestor de projeto a dê inicio a um projeto que tem como objetivo construir/criar um determinado produto ou serviço e que, no decorrer desse processo de construção, irá consumir recursos (tempo, dinheiro, pessoas, materiais) da organização.

O Documento de Inicio do Projeto deve ser escrito pelo gestor de projeto. No entanto, em muitas organizações, especialmente em organizações de grande dimensão, pode acontecer que o Documento de Inicio do Projeto (Project Charter) seja escrito, por alguém do PMO (Project Management Office), pelo gestor funcional, pelo patrocinador do projeto ou, em alguns casos, pela equipa que elaborou o estudo de viabilidade do projeto, antes do gestor de projeto ser nomeado.

Quando essa situação acontece é provável que, quando o gestor de projeto recebe o Documento de Inicio do Projeto, este já esteja assinado pelo patrocinador do projeto e pelos respetivos stakeholders (interessados) mas isso não desresponsabiliza do gestor de projeto. Uma vez que o Documento de Inicio do Projeto é o documento de enquadra o trabalho e a responsabilidade do gestor de projeto no decurso de um determinado projeto, é importante que, caso esse documento não seja elaborado pelo gestor de projeto este o leia atentamente no sentido de perceber se concorda com tudo o que lá está escrito ou se necessita de pedir que sejam introduzidas alterações.

Estrutura do Documento de Inicio do Projeto

  
Contudo o mais comum é que um projeto seja atribuído ao gestor de projeto sem que o Documento de Inicio do Projeto esteja ainda criado, sendo a primeira responsabilidade de quem recebe um projeto para gerir estudar os documentos de justificação do projeto, falar com o patrocinador do projeto para entender de forma detalhada o que se pretende e escrever, e fazer aprovar, o Documento de Inicio do Projeto.

A forma como o Documento de Inicio do Projeto é escrito (a sua estrutura) depende da razão pela qual a organização decide executar o projeto. Num texto anterior (ver aqui) dissemos que essas razões são essencialmente de 3 tipos (ganhar dinheiro, poupar dinheiro ou cumprir com normas e regulamentos do setor de atividade no qual a organização que irá usufruir do resultado do projeto se insere). Desdobrando um pouco mais esses 3 tipos de razões genéricas as razões mais comuns para que as organizações iniciem um projeto são as seguintes:

• Adoção de Nova Tecnologia (Ganhar ou poupar dinheiro) - A empresa está à procura de comprar, ou pretende desenvolver uma nova tecnologia e decide iniciar um projeto para investigar, selecionar, instalar, treinar as pessoas, etc.
• Obrigação Legislativa ou Regulamentar (Cumprir com norma ou regulamento) – O governo aprovou uma lei ou escreveu um novo regulamento que exige algum tipo de mudança e a empresa decide dar inicio a um projeto que irá fazer as alterações necessárias para que essas alterações possam ser postas em prática.
• Pedido de Cliente ou Pedido do Mercado (Ganhar dinheiro) – A empresa ganhou um concurso e assinou um contrato para realizar algo para um cliente ou, na sequência de um estudo de mercado que decidiu elaborar a empresa identificou uma oportunidade de negócio. Em ambas as situações a empresa decide dar inicio a um projeto para criar o produto ou serviço que foi contratado ou para desenvolver o produto ou serviço que lhe permitirá aumentar as vendas.
• Eficiência Operativa (Poupar dinheiro) – A maioria das empresas tem processos internos que permitem identificar ineficiências operativas e oportunidades de melhoria. Como consequência desses processos as empresas decidem executar projetos que têm como objetivo melhor a sua eficiência e reduzir custos operativos.

A razão pela qual o projeto é iniciado, é importante para sabermos como deverá ser escrito do Documento de Inicio do Projeto, porque ela condiciona alguma da informação que tem de obrigatoriamente constar desse documento. Por exemplo se o projeto for executado a pedido de um cliente, muito daquilo que irá ser escrito no documento de inicio do projeto deverá estar no contrato que foi assinado com o cliente.

Contudo o gestor de projeto deve ter presente que o objetivo do documento de inicio do projeto é o de estabelecer as bases de entendimento iniciais entre os stakeholders mais importantes (cliente, patrocinador, gestor de projeto) sobre quais os objetivos, riscos e principais constrangimentos do projeto de forma a que o planeamento a ser executado respeite essas linhas de demarcação. Nunca se esqueça que quando mais detalhado for o documento de inicio de projeto menor será a liberdade que você tem para, de seguida, planear o projeto.

Dito isto como começar a escrever o documento de inicio do projeto?

Comece com o básico: Nome do projeto, escolha um nome que fique na memória, mas que represente aquilo que o projeto pretende executar.

Em seguida, listar os nomes e as funções dos principais intervenientes no projeto: gestor do projeto, gestor de programa, patrocinador, cliente e outros principais stakehoders ou grupos de stakeholders. Normalmente o documento de inicio do projeto não lista a totalidade dos interessados do projeto, até porque o processo de identificação dos stakeholders ainda não foi executado (ver 13.1 – Identificação das Partes Interessadas /Stakeholders). Contudo, se dos documentos prévios constar uma lista exaustiva de interessados, ela deve ser incluída no documento de inicio do projeto.

Depois da lista de intervenientes, mencione as datas relevantes que já forem conhecidas: Data de inicio, data de fim (proposto em termos de estimativa prévia inicial, ou mandatário caso exista algum constrangimento que obrigue a que o projeto esteja concluído numa determinada data).

Após o nome, a lista de intervenientes e as datas relevantes, descreva, de forma sucinta, mas clara e completa, quais são os objetivos do projeto. A descrição a incluir deve ser um resumo do propósito do projeto (exemplo: "o objetivo deste projeto é migrar do sistema operativo Windows 7 para Windows 10 a totalidade dos computadores usados pelos utilizadores do departamento comercial”). Se o objetivo do projeto é o de melhorar o desempenho das pessoas, o propósito do projeto deve mencionar esses objetivos de desempenho ("Após a conclusão deste projeto, a equipa de vendas será capaz de: ...")

A seguir à descrição dos objetivos deve mencionar-se quais são os resultados esperados e de que forma o sucesso do resultado do projeto irá ser avaliado, isto é, quais as métricas de sucesso. Você deve ser o mais específico possível sobre aquilo que o projeto prevê entregar (deliverables). É verdade que por vezes não sabemos quais serão os entregáveis do projeto, mas isso é uma exceção característica de determinados tipos de projeto muito específicos. Para a grande maioria dos projetos eles são iniciados com uma ideia muito precisa daquilo que se pretende, isto é, de qual é o resultado que se deseja, mesmo que o detalhe das diversas funcionalidades só vá ser definido no decurso do planeamento do âmbito do projeto. Caso tenha duvidas sobre o âmbito do projeto discuta-as com o patrocinador e com o cliente antes de dar por concluído o documento de inicio do projeto.

Criar um documento de inicio do projeto em que os entregáveis, e consequentemente o âmbito, não são mencionados, é um erro no qual os gestores de projeto incorrem frequentemente. Se o seu documento de inicio de projeto não lista, ou lista de forma vaga (atualizar os computadores da empresa), isso é meio caminho andado para que o seu projeto falhe uma vez que ao ler “atualizar os computadores da empresa” cada um dos diferentes interessados terá um entendimento diferente sobre o que isso de facto representa.

Uma coisa é o sucesso da gestão do projeto e outra, bem diferente é o sucesso do projeto (leia aqui um artigo sobre o conceito de sucesso dos projetos). O sucesso do projeto avalia-se com base na utilização do produto ou serviço que o projeto criou. Apesar de ser possível incluir no documento de inicio de projeto métricas para avaliar a gestão de projeto, o que habitualmente consta do documento de inicio do projeto são as métricas que explicitam o que é considerado um produto ou serviço de sucesso. (Por exemplo, um curso bem-sucedido pode ser um curso em que em média todos os alunos consigam uma classificação no exame igual ou superior a 75%. O sucesso na instalação de um novo sistema pode ser definido com base na percentagem de erros do novo sistema no primeiro mês de utilização). O gestor de projeto deve acordar com o patrocinador e/ou com o cliente quais são os critérios que irão ser usados para avaliar o grau de sucesso do projeto.

Para além dos objetivos e dos critérios de sucesso o documento de inicio do projeto deve incluir todas os pressupostos, restrições e riscos. Nesta altura do inicio do projeto o que se faz em termos de riscos é incluir uma lista de alto nível com os riscos mais importantes que tenham sido já identificados (muitos deles relacionados com os pressupostos assumidos ou com as restrições impostas). Para alem disso o gestor de projeto pode falar com outros gestores de projeto mais experientes ou com especialistas em projetos de âmbito idêntico que o ajudem a enumerar os principais riscos que projetos de tipo idêntico habitualmente apresentam.

O documento de inicio do projeto não estará finalizado sem a menção aos benefícios financeiros e ao orçamento do projeto de forma a que fiquemos a saber qual o montante financeiro que esperamos que o projeto custe e qual o retorno que esperamos vir a ter com esse investimento. Como gestor de projeto você recebe do patrocinador a autoridade para usar uma determinada quantidade de recursos da organização com o propósito de entregar o produto ou serviço que está definido nos objetivos e no âmbito do projeto. Como gestor de projeto você tem a responsabilidade de decidir se o montante que lhe estão a entregar é suficiente para concretizar o produto ou serviço que está definido ou se você não acredita que esse produto ou serviço possa ser criado com o orçamento que lhe está a ser concedido ou terá os benefícios financeiros que são esperados.

E pronto! O documento de inicio do projeto está concluído, resta agora obter as aprovações/assinaturas do gestor e do patrocinador do projeto e por vezes também a assinatura do cliente, de forma a que o documento constitua a aceitação formal de uma visão comum entre todas as partes interessadas sobre os aspetos que são relevantes para o projeto.

Quando o documento de inicio do projeto está assinado por todos os interessados relevantes, o gestor de projeto está formalmente autorizado e em condições de dar inicio ao planeamento do projeto. Um bom plano de projeto deve começar com o Documento de Inicio do Projeto.

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