PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Técnicas de Facilitação ou Facilitadoras

As técnicas de facilitação possuem uma aplicação ampla no contexto dos processos de gestão de projetos. Elas são usadas em todos os processos de reunião, negociação e gestão de conflitos que são realizados ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Nas reuniões as técnicas de facilitação podem ser usadas para deixar claro perante todos os intervenientes, quais os objetivos da reunião e com isso facilitam a manutenção do foco da reunião na obtenção dos objetivos predefinidos tornando a reunião mais eficiente, estimulando a participação e garantindo que as decisões tomadas são partilhadas por todos e ficam corretamente documentadas.

Importante para a eficiência de uma reunião, e para a consequente execução das decisões tomadas, é a elaboração da Ata da Reunião a qual deve ser enviada para todos os participantes o mais rapidamente possível após o fim da mesma. Uma ata de reunião de qualidade não é uma transcrição de tudo o que se passou na reunião, mas um documento sucinto que deixa explicito quais as decisões tomadas, quem ficou com a responsabilidade de as executar e qualquer outra informação que seja relevante para acompanhar a execução futura das ações decididas (riscos identificados e/ou prós e contras que tenham sido mencionados por algum dos presentes mesmo que a decisão final tenha sido contrária). Para serem bem-feitas as atas das reuniões exigem treino e capacidade para tomar notas de forma eficiente.

Algumas das técnicas facilitadoras usadas no decurso dos processos de gestão de projetos incluem-se no grupo de técnicas de tomada de decisão em grupo como o Brainstorming, a Técnica Nominal de Grupo, a Técnica Delphi e os Focus Grupo as quais são usadas quando é necessário atingir um consenso com base na opinião de peritos (Opinião Especializada). No caso do Focus Grupo esta técnica é habitualmente usada para extrair conhecimento de grupos de stakeholders com características homogéneas sem que se tenha que entrevistar a totalidade do grupo.

Outras técnicas de facilitação serão técnicas de negociação, de resolução de conflitos, e de resolução de problemas.

Apesar de no PMBOK v5 só serem mencionadas explicitamente, como ferramenta e técnica dos processos 4.1 - Criar o Documento de Inicio de Projeto e 4.2 - Criar o Plano de Gestão de Projeto, as técnicas facilitadoras são das ferramentas mais utilizadas pelo gestor de projeto ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

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