4 Atividades Prioritárias Para Começar Bem o Seu Projeto
Você acaba de sair do gabinete do seu superior hierárquico com a incumbência de gerir um novo projeto, vital para a sua organização. A conversa foi breve e amigável, o seu chefe elogiou o seu desempenho passado e traçou um breve retrato sobre os objetivos do projeto que lhe estava a entregar e realçando a certeza de que você era a pessoa indicada para levar esse importante projeto a bom termo.
Vinte minutos depois você abandona o gabinete tendo em mãos uma parte do futuro da sua empresa, a confiança e a expectativa do daquele que será o patrocinador do seu projeto, e também uma grande incerteza sobre o que irá fazer, e de que forma o projeto deverá ser gerido.
Preocupado? É bom que esteja! A responsabilidade é grande e é importante que não desperdice o clima favorável porque ele vai ser fundamental para o sucesso do seu projeto. Aproveitar esse clima, e navegar essa onda, passa em grande medida pela sua capacidade de começar bem o seu projeto. O artigo seguinte apresenta-lhe as 4 atividades prioritárias que são determinantes para que você comece o seu projeto com o pé direito.
Quando nos é atribuído um projeto, a informação que nos é entregue pode ser muito variada, e de um grau de profundidade muito diverso. Em artigo publicado anteriormente sobre os Processos de Inicio no PMBOK explicámos a forma como os projetos “nascem” nas empresas.
Por vezes o inicio do projeto pode acontecer da forma simples que é relatada no inicio deste artigo. Naquela reunião, em que o gestor de projeto é nomeado, podem ser-lhe transmitidas unicamente informações verbais sobre o âmbito e os objetivos do projeto ou, caso o projeto tenha sido selecionado com base num processo formal de seleção, poderão ser entregues ao futuro gestor de projeto os documentos que suportaram a decisão de dar inicio àquele projeto.
Esses documentos podem ser: O Contrato assinado com um cliente; O Business Case resultante do estudo prévio efetuado para avaliar da viabilidade da organização concretizar o projeto; A Declaração de Trabalho do Projeto (SOW) na qual é descrito de forma detalhada o âmbito e o trabalho que tem de ser executado para criar esse conjunto de funcionalidades) ou qualquer outra documentação relevante.
Outras vezes, e como é explicado no artigo “Como Fazer - O Project Charter (Documento de Inicio do Projeto)”, o gestor de projeto pode receber o Project Charter já devidamente assinado por todas as partes interessadas (Stakeholders) relevantes.
Independentemente da forma como o projeto lhe é entregue, e da quantidade de informação de suporte que lhe é fornecida, a sua primeira prioritária deve ser:
1. Reunir e Estudar Toda a Informação que lhe foi Disponibilizada Sobre o Projeto
Porquê? Porque é essa informação que lhe vai permitir Criar um Documento de Inicio de Projeto que seja o adequado às necessidades do seu novo projeto, e; porque quanto mais informação você tiver sobre o âmbito, os objetivos e, os pressupostos ou constrangimentos iniciais a que o projeto está sujeito, mais capacidade você terá de dialogar de forma eficiente, e com conhecimento de causa, com o patrocinador do seu projeto e com todas as outras pessoas com quem irá ter de falar para constituir a equipa e planear adequadamente o âmbito e as atividades do projeto. Não se esqueça, planear um projeto é antes de tudo recolher conhecimento sobre as características do produto ou serviço que se pretende criar, sobre as atividades que são necessárias para o construir de forma mais eficaz. Quanto mais cedo começar a recolha dessa informação e quanto mais aprofundada ela for em termos de qualidade, maiores serão as probabilidades de que o seu projeto seja bem-sucedido.
Mas, se a recolha e estudo da informação, é importante para que o gestor de projeto possa Criar o Documento de Inicio do Projeto isso quer dizer que, se esse documento já existir e for entregue ao gestor de projeto aquando da sua nomeação, então esta necessidade de reunir e estudar o máximo de informação possível não é tão importante? A resposta é: Não!
Mesmo que lhe seja entregue um Documento de Inicio do Projeto já assinado, nunca deve esquecer que esse documento o compromete a si como gestor de projeto em tudo o que lá estiver escrito. Donde, é talvez ainda mais importante, quando esse documento não é feito por si, que o leia atentamente, que valide tudo o que lá está escrito com base na informação que tiver disponível, que fale com quem elaborou o documento, no sentido de esclarecer eventuais duvidas, que a sua leitura lhe suscite e que, caso considere justificável, proponha ao patrocinador do projeto a introdução de alterações ou, no mínimo, o alerte de maneira formal para questões que você, como gestor designado para aquele projeto, considera poderem representarem problemas e dificuldades futuras.
Uma nota final sobre esta questão. A quantidade e profundidade da informação recolhida tem de ser compatível com a realidade do projeto. Caso ainda não exista o Documento de Inicio do Projeto você deve cria-lo e apresenta-lo ao patrocinador e restantes interessados relevantes no mais curto prazo de tempo (uma semana costuma ser o máximo admissível), e esse objetivo temporal limita a quantidade e a qualidade da informação que pode recolher e estudar. Por outro lado, não se esqueça que o Documento de Inicio de Projeto não é um plano do projeto, e que o objetivo da recolha de informação não é o de dispor de toda a informação necessária para planear o projeto, uma vez que essa recolha de informação, com maior detalhe, decorrerá posteriormente durante a execução dos múltiplos processos de planeamento de projeto que o PMBOK contempla (Planear o Projeto).
O objetivo de um projeto é o de criar um produto ou serviço que satisfaça as necessidades do cliente, seja este uma pessoa individual ou um grupo de pessoas com interesses e necessidades semelhantes. Sendo assim, a segunda atividade com que o gestor de projeto se deve preocupar deve ser:
2 – Apresentar-se ao Cliente
A confiança, e o conhecimento mutuo, entre o gestor e o cliente do projeto é fundamental para que este decorra de forma correta e seja bem-sucedido. O critério fundamental para medir o sucesso de um projeto é a satisfação das necessidades dos utilizadores, e um dos fatores da gestão de projeto que é critico para a satisfação dessas necessidades é a existência de um sentido de pertença e de responsabilidade que seja partilhado por todos os envolvidos, o que se consubstancia na participação de todos, patrocinador, gestor de projeto e restante equipa, e cliente. Satisfazer as necessidades do cliente tem como pressuposto que se conhecem essas necessidades. Coletar os Requisitos do Projeto e Definir o Âmbito do Projeto são processos de transferência de conhecimento e negociação. Interpretar os desejos do cliente, identificar as suas necessidades, selecionar as que o cliente mais valoriza e transforma-las num produto ou serviço com funcionalidades que se adequem aquilo que o cliente deseja, é uma tarefa complexa e que exige confiança e um bom entendimento mutuo.
Se você não fizer parte da equipa de vendas da sua empresa é bem provável que o inicio do projeto seja a primeira oportunidade para conhecer o cliente com quem vai trabalhar, e para quem vai trabalhar. Apresentar-se ao cliente é a oportunidade para criar uma boa impressão, da qual recolherá dividendos ao longo de todo o projeto, não se esquecendo que, como diz o ditado popular, você nunca irá ter uma segunda oportunidade de criar uma primeira boa impressão.
Assim sendo, depois de ter reunido e estudado a informação que lhe permite ter uma ideia clara sobre o que necessita ser feito, é altura de marcar uma reunião com o seu cliente para se apresentar e para falarem um pouco sobre o projeto de forma a que possam alinhar espectativas e consolidar um principio de visão sobre os resultados que se pretendem atingir.
Depois de reunir e estudar a informação disponível sobre o projeto e de ter tido a primeira conversa com o seu cliente você está em condições para começar a Criar o Documento de Inicio do Projeto ou, como se disse anteriormente, no caso deste documento ter sido feito por outros, e lhe ter sido entregue já finalizado, você está em condições de propor ao patrocinador e ao cliente a introdução de eventuais alterações que considere necessárias. O Documento de Inicio de Projeto permitir-lhe-á sintetizar o conhecimento relevante que até ao momento recolheu sobre o projeto e permitir-lhe-á começar a ter uma ideia clara sobre quais as aptidões e competências que são necessárias para levar a cabo o projeto e a pensar nos nomes das pessoas que irão integrar a sua equipa.
É verdade que a criação da equipa de projeto é um processo que ocorre durante a fase de planeamento do projeto, mas você tem toda a vantagem em conseguir reunir o núcleo central dessa equipa o mais cedo possível durante a fase inicial do projeto. Sendo assim diria que a terceira atividade prioritária a que se deve dedicar para que o seu projeto comece da melhor maneira é:
3 – Contactar as Pessoas que Irão Integrar a Equipa de Projeto
Criar a equipa de projeto não é uma convocatória para o serviço militar. Nunca se esqueça que uma parte importante do sucesso do projeto depende da qualidade do desempenho da equipa que o realiza.
Os documentos que lhe entregaram quando lhe atribuíram a responsabilidade de gerir aquele projeto podem ser mais ou menos detalhados e, por si só, não lhe permitem ter uma ideia detalhada sobre todo o tipo de recursos humanos irá necessitar, mas são um começo que lhe fornece informação sobre os perfis de competências necessários.
Durante a discussão do documento de início do projeto com o promotor, aparecem os primeiros nomes que permitem começar a concretizar o esboço inicial da equipa de projeto. No caso de serem pessoas que o gestor do projeto não conhece, este deve falar com quem tenha trabalhado com essas pessoas de forma a ter uma ideia concreta sobre o grau de profundidade dos seus conhecimentos técnicos e, também, sobre a sua personalidade, competências de relacionamento interpessoal e capacidade para trabalhar em equipa.
No âmbito da recolha de informação sobre os potenciais candidatos a integrar a equipa de projeto é importante que o gestor de projeto se reúna com os responsáveis funcionais / hierárquicos dos potenciais recrutados informando-os da eventualidade de essas pessoas virem a ser convidadas para integrar o projeto.
A partir do momento em que as pessoas desejadas para integrarem a equipa de projeto estão identificadas, o gestor de projeto deve reunir-se individualmente com cada uma delas para lhes explicar em que consiste o projeto, porque que a pessoa em causa foi selecionada como potencial integrante da equipa e para avaliar o seu grau de interesse no projeto e pedir o seu compromisso.
Não se esqueça que gerir as expectativas dos interessados é também gerir as expectativas das pessoas que integram a sua equipa em relação às atividades que irão ser chamadas a realizar no decurso do projeto, à forma como o projeto irá ser gerido, e à oportunidade de desenvolvimento que o projeto representa para a sua carreira profissional. Agora que já reuniu os documentos do projeto, que já se apresentou ao seu cliente e que já convidou o núcleo central das pessoas que irão constituir a equipa de projeto é chegado o momento de começar a discutir como, quando e onde a sessão formal de início de projeto (reunião de kickoff), irá acontecer e começar a delinear a agenda dessa reunião, e essa é a quarta atividade prioritária que deve executar no inicio do seu projeto.
4 – Planear a Reunião Formal de Arranque do Projeto (Reunião de Kickoff)
A qualidade da agenda e da apresentação que fizer nessa reunião irá determinar em grande medida as expectativas de partida com que os interessados presentes abordarão todo o restante trabalho do projeto.Use as informações que recolheu, complementada com a visão que você foi construindo das conversas tidas com o patrocinador com o cliente e com os elementos da equipa que já estiverem a trabalhar no projeto para criar a apresentação de inicio de projeto. A preparação da reunião de kickoff é uma ótima oportunidade de realizar o seu primeiro Brainstorming com a equipa de projeto.
No mínimo, e dependendo do tipo e da complexidade do projeto, a apresentação a realizar aos interessados durante a reunião de arranque do projeto deve cobrir os seguintes temas:
- O plano preliminar de projeto com apresentação e discussão das principais datas-chave, resultados e metas.
- Apresentação do modelo de processo que irá ser seguido na gestão do projeto, isto é, a metodologia de gestão que irá ser usada, mencionando especialmente como será realizada a comunicação, a gestão de alterações e a gestão de risco.
- Qual o suporte que a equipa de projeto espera obter do cliente.
- Apresentação do modelo de governo que irá ser implementado. Isto é, como se processará o relacionamento entre cliente e fornecedor ao longo de todo o projeto, e quais as respetivas contrapartes de ambos os lados.
- Quais as competências e aptidões que irão integrar a equipa de projeto, apresentando cada um dos elementos da equipa que já estiverem nomeados.
Dependendo do tamanho e da complexidade do projeto, bem como do tipo de projeto, pode haver outras coisas importantes que precisam ser abordados durante a sessão de início do projeto mas o que precisa ter presente é que o seu objetivo como gestor de projeto é conseguir sair da reunião com o maior numero possível de perguntas respondidas e com todos os intervenientes alinhados em termos de expectativas de forma a que se possa dar inicio ao planeamento detalhado do projeto.
