PMBOK v6: 13.2 Planear a Gestão dos Interessados

Planear a gestão dos interessados tem como objetivo desenvolver estratégias para anular eventuais resistências das partes interessadas em relação ao projeto e garantir o seu envolvimento, nos moldes adequados ao sucesso do projeto.

Como vimos anteriormente os interessados no projeto são todas aquelas pessoas o, grupos de pessoas, departamentos, instituições, etc. que são afetados pelo projeto ou de quem o projeto depende para poder atingir o seu objetivo.

Esta descrição do conceito de interessados ou partes interessadas, em inglês stakeholders, fácil é perceber que os projetos têm quase sempre um número muito elevado de interessados, em relação aos quais é necessário perceber três coisas que são fundamentais para o sucesso do projeto:

1) Cada um desses interessados ou grupos de interessados tem habitualmente graus de interesse, e expectativas, distintas ou mesmo conflituantes, em relação ao projeto.

2) Em relação a determinados interessados ou grupos de interessados o sucesso do projeto depende do contributo que eles derem ao projeto. Alguns exemplos disso são:

• Ouvir o que os interessados têm a dizer pode ser importante para definir as características do produto ou serviço a criar e por isso é bom que essas pessoas estejam motivadas a dar a sua opinião e a contribuir de forma positiva para o projeto.
• Interessados envolvidos com uma atitude positiva no projeto facilitam a resolução rápida dos problemas que sempre surge durante a execução dos projetos
• Em determinadas fases do projeto é muito importante o feedback contínuo dos interessados durante toda a fase de criação do produto ou serviço para que o resultado final seja fiel às suas necessidades.

3) Para alguns dos interessados ou grupos de interessados a sua importância para o sucesso do projeto não é constante e varia consoante a fase do ciclo de vida em que o projeto se encontra.

Se pensarmos um pouco nestas três vertentes da gestão das expectativas dos interessados facilmente compreenderemos porque é que o PMBOK considerou que, gerir os interessados do projeto não se limita á gestão da comunicação, e decidiu autonomizar essas duas áreas de conhecimento.

Alguns gestores de projeto consideram que, com esta divisão, a gestão de comunicação perdeu relevância mas o que de facto aconteceu é que as duas áreas ganharam foco e contribuem de forma complementar para o sucesso do projeto.

Assim sendo Plano de Gestão dos Interessados do Projeto tem como objetivo principal definir as estratégias para aumentar o apoio, reduzir as resistências e minimizar os impactos negativos com origem nos grupos de interessados, durante todo o ciclo de vida do projeto. A definição dessa estratégia de gestão dos interessados obriga:

• Identificação dos interessados que podem afetar o projeto de modo significativo
• Identificação dos impactos (positivos e negativos) que o projeto tem em cada interessado ou grupo de interessados
• Identificação das motivações e das expectativas que cada interessado ou grupo de interessado tem em relação aos resultados do projeto
• Identificação do nível de participação pretendido para cada um dos interessados ou grupos de interessados

Como o objetivo é reduzir as resistências, trazendo todos os interessados relevantes para uma situação em que são favoráveis, ou no mínimo neutros colaborantes, em relação ao projeto, o plano que for criado contem normalmente informações confidenciais e sensíveis para muitas pessoas importantes à organização e deve ser manuseado somente pelas pessoas autorizadas (geralmente o gestor de projeto e o promotor).

A gestão das espectativas dos stakeholders (partes interessadas) é uma área de conhecimento que acompanha todo o ciclo de vida do projeto (não se esqueçam que a o processo 13.1 Identificação dos Interessados é um dos primeiros, senão o primeiro, processo de cada novo projeto). As espectativas dos interessados devem ser constantemente geridas porque:

• As expectativas mudam ao longo do projeto
• O envolvimento dos interessados e o suporte da alta direção são apontados como dois dos principais fatores de sucesso do projeto
• Conhecer e dar resposta às expectativas dos interessados aumenta o seu grau de envolvimento com o projeto e isso contribui para uma melhor aceitação do produto final
• Agir proactivamente em relação às preocupações dos interessados reduz o número de problemas