Gerindo um Projeto com um Orçamento Irrealista? Seja Proativo.
O primeiro passo ao ser confrontado com um orçamento irrealista é iniciar uma conversa com o seu patrocinador (sponsor) do projeto ou cliente. É essencial entender os fatores subjacentes que estão conduzindo a este orçamento restrito. Existem cortes de orçamento em toda a empresa, é uma norma do setor, ou é um erro de cálculo? Ao compreender o contexto, e ao recolher mais informação sobre o problema que tem para resolver (executar um projeto com um orçamento claramente insuficiente) você estará mais bem equipado para elaborar as estratégias mais apropriadas e, possivelmente, negociar alguma margem de manobra com quem definiu esse orçamento.
Nessa discussão, é crucial demonstrar um profundo entendimento dos objetivos do projeto e articular os recursos necessários para alcançá-los. Auxílios visuais como gráficos de Gantt ou uma estrutura de decomposição de trabalho detalhada (WBS/EAP leia aqui como criar) podem fornecer evidências concretas para sustentar os seus pontos de vista e contributos preciosos para sustentar a sua argumentação. Quando vamos falar com quem é o “dono do dinheiro” pedindo-lhe que liberte mais fundos para o nosso projeto, é bom que saibamos justificar esse pedido, e evidenciar essa necessidade com factos concretos. E também é bom que estejamos preparados para responder a todas as perguntas que nos façam, demonstrando que estudamos antecipadamente vários possiveis cenários. Muitas vezes, os patrocinadores desconhecem as complexidades envolvidas em um projeto, e mostrá-las pode esclarecer a questão.
Se a renegociação do orçamento não for possível, o gestor do projeto deve optar por ser criativo. Uma abordagem comum é revisitar o escopo / âmbito do projeto. Quais são as funcionalidades 'indispensáveis' e quais são aquelas que são 'desejáveis'? Distinguir entre os dois pode proporcionar uma oportunidade para redução de custos. Priorizar tarefas críticas e alocar recursos estrategicamente pode maximizar a produção enquanto mantém os custos ao mínimo.
Esta abordagem criativa tem como é obvio riscos e à que os ter sempre presentes. Cortar sem critério, forçar demasiado com o objetivo único de reduzir o custo pode até ter como resultado um belo plano que obedece a todos os nossos constrangimentos, mas que, aquando da execução, se revela impraticável.
Por isso a gestão de risco torna-se ainda mais crucial sob restrições financeiras. Despesas imprevistas ou obstáculos podem prejudicar seriamente um orçamento apertado. Portanto, um gestor de projeto proativo deve desenvolver um plano de gestão de riscos detalhado, incluindo uma margem para custos inesperados. Lembre-se, é sempre melhor estar preparado do que ser apanhado de surpresa.
Outra estratégia importante é a eficaz gestão de stakeholders. Manter os stakeholders informados sobre o progresso do projeto e potenciais obstáculos pode levar a soluções que você talvez não tenha considerado. Os stakeholders, sejam eles clientes, membros da equipe ou a gestão sênior, podem oferecer valiosas contribuições e, possivelmente, ajudar a mediar restrições financeiras.
A utilização de tecnologias rentáveis também pode ser de imensa ajuda. A utilização de software de gestão de projetos pode otimizar as tarefas do projeto, tornando-as mais eficientes e reduzindo as horas de trabalho necessárias.
Tenham bons e bem-sucedidos, projetos.
Grp2ALL
Sobre os autores
Todos os autores deste blogue são profissionais
certificados em Gestão de Projetos com mais de uma década de experiência na
área. Geriram, e continuam a gerir, projetos de sucesso nas mais diversas
indústrias, atuam em vários países do mundo e partilham os seus conhecimentos e
ideias através da escrita e do ensino. Contacte-nos através do endereço de e-mail: pm2all@hotmail.com
