Caminho Crítico em Projetos: Entenda e Domine o Conceito Que Pode Transformar a Sua Gestão
Ao início da estação fria, surgiu a oportunidade perfeita para arrendar uma cabana isolada na floresta e passar um fim-de-semana isolado. Chegaste numa sexta-feira à noite, cheio de vontade de aventura.
Assim que os primeiros raios de sol pintaram o céu de um azul celeste na manhã de sábado, o ar fresco da floresta fez-se sentir como um convite à descoberta. A melodia das folhas estalando sob os teus pés marcava o teu ritmo, gradualmente acompanhada pelo som da água a gotejar. À medida que avançavas, esse som tornava-se mais intenso, revelando a sua origem - um tranquilo rio que cortava o teu caminho.
Estavas perante um dilema. As águas eram demasiado profundas e gélidas para um mergulho. Porém, uma solução audaz despontava à vista. Acima do rio, uma sequência de rochas criava uma espécie de caminho natural. Estavam suficientemente próximas para que pudesses saltar de uma para a outra, estendendo-se por todo o comprimento do rio. Num salto resoluto, alcançaste a primeira pedra. Olhaste para a seguinte, maior, e saltaste novamente. Num piscar de olhos, encontravas-te na outra margem do rio, ligeiramente ofegante, mas seco.
Esta travessia assemelhava-se a um puzzle, uma escolha entre o caminho mais seguro e o mais desafiante. As pedras menores pareciam ser uma opção mais acessível, mas as maiores permitiam uma travessia mais rápida. Optaste pelo caminho crítico, o que te permitiria uma travessia mais eficaz e veloz.
Agora, imagina esse rio como o teu projecto actual. As rochas que te permitiram atravessar representam as fases, as etapas que formam o teu caminho crítico para os resultados. Tal como na margem do rio, é fundamental que compreendas e domines o método do caminho crítico para tornar a travessia dos teus projectos mais ágil e eficiente, evitando molhar-te com imprevistos.
Caminho Critico: Principais Conceitos
Quando se trata de compreender o método de caminho crítico, é importante entender os seguintes conceitos:Porque é Importante Conhecer o Caminho Critico do Seu Projeto?
O método de gestão do caminho crítico tem um papel essencial no universo da gestão de projectos, pelo número de vantagens que oferece. Tal como um trilho directo que se escolhe para atravessar um rio, utilizando pedras que permitem chegar ao destino sem desvios desnecessários ou demoras, o mesmo se aplica ao seu projecto. Deseja-se a sua conclusão no menor tempo possível, e o método de caminho crítico é o guia para essa eficiência.Permite, em primeiro lugar, identificar o "mastro principal". Imaginemos uma tenda: pode haver vários mastros a sustentá-la, mas é o mastro principal, o maior de todos, que necessita de uma atenção especial. Tal como o mastro principal, existem etapas no seu projecto que são cruciais para o seu sucesso. O método do caminho crítico ajuda a identificar essas etapas chave, permitindo que concentre os seus esforços e garantir que tudo corra de acordo com o plano.
Além disso, este método permite monitorizar actividades que estão perigosamente perto do caminho crítico. Nem todas as tarefas do projecto têm uma margem de manobra grande. Por exemplo, uma tarefa com apenas 5 dias de folga pode transformar-se rapidamente num problema se algo correr mal. Imagine que demora 6 dias a resolver uma questão com essa tarefa específica. De repente, a tarefa transformou-se num novo caminho crítico, atrasando o projecto com um "flutuador negativo" de 1 dia. Saber quais tarefas estão perto do caminho crítico pode ser um ponto-chave para as suas reuniões semanais, permitindo que identifique riscos e crie estratégias para minimizar o seu impacto, bem como planos de contingência caso sejam realizados.
O método do caminho crítico tem ainda a vantagem de proporcionar uma representação visual do prazo do projecto. Muitos programas que implementam este método criam um diagrama de rede, dando-lhe uma visão clara das actividades que estão no caminho crítico, as que estão perto dele, e as que estão seguramente fora desse percurso. Esta visibilidade aumenta a sua capacidade de gerir eficientemente o projecto, permitindo identificar onde precisa de se concentrar e onde pode dar-se ao luxo de ter um pouco de flexibilidade.
A Importância do Caminho Crítico
Em termos de ferramentas e técnicas, o processo de desenvolvimento do cronograma do projeto é um dos processos constantes no PMBOK
que utiliza um maior número de ferramentas e técnicas para a obtenção
dos resultados desejados. Dentre essas técnicas as mais importantes é o Método de determinação do Caminho Crítico (CPM Critical Path Method).
Como se disse em artigo anterior, o processo de criação do cronograma do
projeto passa por duas fases:
1) Criação do calendário ideal;
2)
Inclusão das disponibilidades de recursos e das várias restrições com
impacto no calendário, de forma a criar o cronograma realista do
projeto.
A criação de um cronograma realista obriga a que nos preocupemos com o caminho crítico, ou com os caminhos críticos do projeto. O
caminho crítico, é definido pela cadeia / sequência de atividades do
projeto que não têm folga, em relação às datas de início e de término.
Nos projetos, algumas atividades são flexíveis em relação ao seu início e
término, e outras não o são. As atividades que não têm margem de
flexibilidade são chamadas de atividades críticas. A sequência dessas
atividades, no cronograma do projeto, é o caminho crítico do projeto.
O caminho crítico é, portanto, a sequência de atividades de maior duração do projeto e, nessa medida, é ele que define a data de fim do projeto. Todos os projetos têm um, ou mais caminhos críticos.
Das atividades que ficam no caminho crítico diz-se que não têm margem de
flutuação, o que quer dizer que, qualquer atraso em alguma dessas
atividades, terá sempre repercussões em termos de atraso na conclusão do
projeto.
Uma conclusão óbvia, da definição de caminho crítico, é que é de extrema importância que o gestor de projeto, vigie e controle as atividades que integram esse caminho crítico, de forma minimizar o risco de o projeto sofrer atrasos;
Outra conclusão é que, à medida que o projeto decorre, e determinadas atividades se atrasam, adiantam, ou têm de ser recalendarizadas, o caminho crítico pode mudar,
pelo que é fundamental que o gestor de projeto mantenha atualizado o
cronograma do projeto de forma a poder aperceber-se dessas alterações.
Se isso não acontecer, se o gestor de projeto não se der conta das
mudanças que vão acontecendo no caminho crítico, provavelmente acabará a
gastar tempo e recursos tentando resolver problemas que são de menor
importância (isto é, não afetam as atividades do caminho critico)
deixando de lado os problemas que de fato interessam.
Uma terceira conclusão, talvez menos óbvia, é que o gestor de projeto não deve preocupar-se só com o caminho crítico, devendo igualmente preocupar-se com os caminhos quase críticos, pois estes transformam-se rapidamente, caso alguma coisa corra mal, em caminhos críticos.
O cálculo do caminho critica, ou dos caminhos críticos, de um projeto
exige alguns cálculos que são simples mas que, dependendo da dimensão do
projeto podem ser bastante trabalhosos. Felizmente todos os softwares de suporte à gestão de projeto permitem o cálculo e a atualização automática do caminho crítico usando o método CPM (Critical Path Method).
Em artigo posterior iremos apresentar com algum detalhe o método de
cálculo do caminho crítico. Por agora importa unicamente dizer que esse
método de cálculo (CPM) consiste na execução de dois tipos distintos de
manipulação do calendário do projeto – análise para a frente (forward pass) e análise para trás (backward pass). Estes dois processos permitem calcular as datas
mais cedo e mais tarde para o início de cada uma das atividades do
projeto (análise para a frente), e as datas mais cedo e mais tarde para
terminar cada uma das atividades (análise para trás).
E Se o Caminho Critico Não Corresponder às Suas Espectativas? O que Fazer?
Depois de aplicar o método do caminho crítico ao cronograma do seu projeto, talvez não fique inteiramente satisfeito com o que vê. Talvez a duração do projeto ultrapasse as expectativas do cliente, ou haja um evento ou espetáculo iminente que requer a conclusão do seu projeto para ter um impacto significativo na sua empresa. Nestas situações, tem algumas estratégias ao seu dispor.
- A sua primeira opção é 'comprimir' o cronograma do projeto, mobilizando recursos adicionais. Imagine uma tarefa que leva uma pessoa 8 horas a concluir. Se outra pessoa se junta para ajudar, a duração pode ser reduzida para 4 horas. Esta abordagem funciona perfeitamente em certos cenários, particularmente para projetos rotineiros que não requerem formação especial e apenas tempo para concluir. Por exemplo, numa oficina de encadernação, ter mais mãos numa tarefa de compilação pode acelerar significativamente a sua conclusão. No entanto, esta estratégia pode ser insuficiente em projetos mais técnicos, onde o tempo necessário para colocar outro membro da equipa a par ultrapassa o tempo que levaria para concluir a tarefa em si.
- Alternativamente, pode considerar a 'aceleração' do projeto. Isto implica identificar todas as instâncias no método do caminho crítico onde as tarefas podem potencialmente sobrepor-se. Embora a sobreposição possa não ser substancial, iniciar uma tarefa logo antes de a anterior terminar pode economizar tempo valioso. Se aplicável a todas as tarefas do caminho crítico, esta abordagem pode reduzir significativamente a duração geral do seu projeto.
Mas tenha em atenção. Qualquer uma das opções acima explicadas irá muito provavelmente aumentar o grau de risco do seu projeto.
Para conhecer em mais detalhe como funciona o método do caminho critico consulte os seguintes artigos:
PMBOK: Ferramentas e Técnicas – Método do Caminho Crítico (CPM)
PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Método PERT
Bons projetos,
Grp2ALL
