Redes Sociais Corporativas e Gerenciamento de Projetos

O que é que a gestão de projetos pode aprender com o Brexit?

Quando à cerca de 1 ano o partido conservador britânico ganhou, algo surpreendentemente, as eleições com maioria absoluta muitos disseram que um dos fatores determinantes para essa vitória foi a capacidade de transmitir a mensagem através dos canais informais de comunicação sendo o primeiro-ministro britânico um fiel adepto da Teoria Nudge (Teoria da Deslocação).

Desenvolvida no âmbito das ciências do comportamento e da ciência política, a Teoria Nudge estuda a forma como as pessoas pensam, se comportam e tomam decisões, com o objetivo de as ajudar a melhorar esses processos. A utilização dos conceitos subjacentes à Teoria Nudge permitem identificar e modificar determinados aspetos que influenciam negativamente as pessoas, ajudando a gerir a mudança.

Em que Consiste a Teoria de Nuge

A teoria de Nudge foi popularizada pelo livro de 2008, "Nudge: Melhorando as decisões sobre saúde, riqueza e felicidade", escrito por Richard H Thaler e Cass Sunstein R. O livro é em grande parte baseado no trabalho dos prémios Nobel Daniel Kahneman e Amos Tversky.

Essa teoria advoga que, para influenciar e envolver as pessoas em torno de determinado projeto, é necessário utilizar comunicação direta e comunicação indireta de ideias, mensagens e informações, de uma forma subtil e continuada, pois isso permitirá criar progressivamente um clima propício aos objetivos do projeto.

Essa comunicação informal é mais eficaz se forem usados canais de comunicação, como sejam as redes sociais, que não são habitualmente usados no contexto dos projetos e das organizações. Contudo, as redes sociais regem-se por princípios e mecanismos próprios, os quais devem ser corretamente entendidos para que os resultados pretendidos sejam os desejados.

Para difundir informação que ajude alterar comportamentos, expetativas e perceções através das redes sociais não basta "pegar" na informação que é preparada para ser difundida pelos canais formais e publica-la na rede. Essa abordagem simplista terá, na melhor das hipóteses, efeito nulo nos resultados do projeto.

Subtil, Continuada e Progressiva são os três adjetivos centrais para comunicar adequadamente através das redes sociais. A esses três adjetivos somam-se outros dois: Paciência e Persistência. Compreender a forma como as redes sociais funcionam, os interesses das pessoas que as frequentam, e ter a noção de que usar as redes sociais para influenciar o resultado de um projeto é diferente de usá-las para transmitir opiniões, são fatores essenciais para que os resultados obtidos sejam aqueles que pretendemos e não os opostos.

A Importância da Comunicação Informal na Gestão de Projetos

Quando explicamos porque é que as organizações realizam projetos costumamos dizer que elas o fazem para resolver problemas (por ex. ineficiências internas que originam excesso de custos) ou aproveitar oportunidades (por ex. criar um novo produto que se pensa ser do agrado de um determinado segmento de clientes). Importante para o sucesso de cada novo projeto é que as pessoas que vão ser por ele afetadas entendam essa necessidade e aceitem fazer um esforço para se adaptarem à nova realidade que o resultado do projeto impõe.

Em maior ou menor grau todos os projetos obrigam a mudanças e a comunicação informal desempenha um papel determinante na aceitação dessa mudança.

Hoje em dia quase todas as organizações replicam internamente os mecanismos das redes sociais de forma a difundir informação pelos seus colaboradores. Quase todas as empresas têm uma intranet, ou uma página, ou um grupo no facebook que pode ser público, ou privado para acesso só aos seus colaboradores, e algumas têm mesmo conta no twitter. Estes meios costumam ser usados para difusão de informação de carácter geral mas raramente são aproveitadas para difundir informação sobre os projetos que a organização valoriza e que pretende implementar.

Os mecanismos de rede social internos da organização são o meio ideal para, desde a fase mais inicial do projeto explicar a todos, que problema ou que oportunidade é essa, qual a sua gravidade, ou quais os ganhos potenciais que se pretendem obter, de forma a "trazer" as pessoas para o projeto.

Contudo a disseminação dessa informação deve sempre ser precedida de um estudo que permita conhecer quais as preocupações e necessidades relevantes, e obedecer a uma estratégia consistente, persistente, e de aprofundamento sucessivo, que permita a cada um dos grupos alvos ir consolidando uma opinião informada e favorável aos objetivos do projeto.

Conclusões a Reter e Outras Leituras

Nunca se esqueça. Mais do que usar as redes sociais para difundir informação sobre o andamento do projeto preocupe-se, em antecipação, na criação de um ambiente favorável à aceitação do seu resultado.

Outra coisa que nunca deve esquecer. As redes sociais são em grande medida incontroláveis. A estratégia de comunicação deve ser simples, ter objetivos bem definidos, e passar uma mensagem clara, linear e facilmente percetível.

Para consultar mais informação sobre a comunicação do projeto comece por ler no blog o nosso artigo sobre os 3 Erros a Evitar na Comunicação do Projeto. Depois leia Como Fazer o Plano de Comunicação do Projeto. Em continuação pode ler o que diz o PMBOK sobre o processo: 10.1 Planear a Gestão da Comunicação do Projeto e aprofundar um pouco o tema lendo os artigos que lhe ensinam a Identificar as Necessidades de Comunicação, a compreender os Modelos de Comunicação existentes, e a selecionar os Métodos de Comunicação mais adequados à realidade do seu projeto (contexto organizacional, tipo de produto ou serviço, etc.).

Para finalizar consulte os artigos sobre aos restantes dois processos do PMBOK relativos à gestão de Comunicação (10.2 Gerir as Comunicações; 10.3 Controlar as Comunicações), e termine com um artigo onde apresentamos algumas dicas, e conselhos práticos, sobre o que pode fazer para melhorar a comunicação do seu projeto.

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