PM2ALL - Gestão de Projetos | Agile Management | Outsourcing | Procurement | Contracting

Para um negócio de pequeno porte sobreviver no mercado, competindo com os grandes players, é importante que o proprietário não se limite aos seus conhecimentos pessoais do comércio para gerenciar a empresa. É de extrema importância que ele saiba compartilhar as suas ideias com funcionários de confiança e treinados para exercer os seus respectivos cargos para que haja uma troca: com certeza o proprietário também irá aprender muito com a sua equipe, o que não acontece quando ele impõe as suas próprias regras sem flexibilidade, o que pode acabar prejudicando o andamento do negócio.

“Uma vez terminado o jogo, o rei e o peão voltam para a mesma caixa.”                                         Provérbio Italiano Quando se trabalha em equipa os conflitos são inevitáveis. A gestão dos conflitos é, simultaneamente, uma tarefa complexa que exige muito tempo e competências especificas, e um fator critico para o sucesso do projeto. O primeiro passo para o sucesso da gestão de conflitos, é reconhecer que os conflitos são naturais e que, se adequadamente geridos, podem até ser benéficos.

O gestor de projeto é responsável por acompanhar a sua equipa ao longo de todas as fases do ciclo de vida do projeto, fornecendo feedback sobre o desempenho, da equipa como um todo e de cada elemento em particular, identificando e resolvendo problemas, e coordenando as alterações necessárias para melhorar o desempenho do projeto.                    Gerir a equipa de projeto consiste em observar e controlar o comportamento da equipa, administrando eventuais conflitos, resolvendo problemas e coordenando as necessidades que decorrem das mudanças ou alterações que vão sendo introduzidas no projeto.                Gerir a equipa de projeto é o último processo da área de conhecimento Gerir os Recursos Humanos do Projeto, sendo também o único processo desta área de conhecimento que integra o grupo de processos de execução ...

Hoje em dia, as empresas se valem, cada vez mais, da força da internet, para fazer propaganda e fortalecer sua identidade no mercado. Assim, ferramentas como fax, cartas e o telefone deram lugar ao marketing por SMS, redes sociais, entre outros. O e-mail marketing tem como objetivo, estabelecer contato com o público-alvo da empresa, oferecendo produtos/serviços, para conquistar vendas. Esse veículo promete apresentar grande crescimento entre as estratégias de marketing de empresas. A seguir vamos apresentar algumas novidades entre os principais tipos de ferramenta e-mail marketing em 2013 .

Entre as estratégias de marketing adotadas pelas empresas na atualidade figuram canais mais tradicionais – rádio, televisão, revistas, outdoors, entre outros – e vias mais modernas – internet, redes sociais etc. Contudo, mesmo se tratando de uma área em plena transformação, o marketing ainda não se vale do celular, como veículo para propagar sua marca. Isso não deixa de ser curioso, à medida que apresenta baixo custo e grande proporção de respostas. Assim, surge a pergunta: você sabe como fazer um mobile marketing eficiente? A seguir, apresentamos algumas das alternativas mais interessantes, com a finalidade de atrair um grande número de clientes ao relacionamento com sua marca.

Controlar o âmbito d o projeto é um dos processos ce n tra i s da gestão de projeto uma vez que as alterações ao plano são inevi t áve i s e, em certo sentido desejáveis, mas tem de existir um processo que permita o seu controlo, de forma a assegurar que todas as alterações solicitadas, e propostas de correção recomendadas, se processam no âmbito do processo integrado de controlo de alterações. O “Scope Creep / Descontrolo do Âmbito ou Escopo” é essencialmente uma perda de foco, no cliente, e naquilo que devem ser os objetivos do projeto. Acontece quando, durante a execução do projeto, os pedidos de alteração não são devidamente controlados ou geridos. Assim, e ao contrário do que muitas pessoas pensam, o “Scope Creep” não decorre do excesso de alterações mas sim de um deficiente processo de gestão dessas mesmas alterações . Dado que o “Scope Creep / Descontrolo do Âmbito ou Escopo” é sempre algo de indesejável em qualquer projeto a forma de o evitar passa pela aplicaçã...

Conforme referido no artigo sobre a importância que a criação da equipa tem para o sucesso do projeto 9.2 – Criar a Equipa do Projeto , e no qual se explica que a constituição da equipa não deve ser feita por imposição, isto é, não deve ser feita convocando, de forma direta ou através dos seus responsáveis hierárquicos, as pessoas que consideramos terem as competências técnicas adequadas à execução das atividades do projeto, mas deve ser feita por convite, explicando a cada um dos pretendidos o que é, e em que consiste, o projeto, porque precisamos dele no projeto e porque é que, na nossa opinião, esse projeto em particular é uma boa oportunidade para as suas carreiras.

Quando um empreendedor decide abrir uma empresa, ele deve possuir algumas noções básicas de administração para gerenciar corretamente o seu projeto. Isso o ajuda a chegar ao seu objetivo de maneira profissional sem riscos obter prejuízos. Para chegar a este resultado, é interessante que o empreendedor tenha conhecimentos em ferramentas que o possibilitam de analisar os custos e as despesas de sua empresa, para que, dessa forma, tenha o melhor controle de seus gastos e um parâmetro visual de onde se deve investir e onde reduzir para manter o seu negócio obtendo lucros.

No decurso da profissão de gestor de projeto sentimo-nos frequentemente desacompanhados, e com falta de alguém que nos ajude a tomar decisões ou a resolver determinados problemas. O gestor de projeto raramente trabalhar em conjunto com outros colegas da mesma profissão, habilitados a contribuir com opiniões e sugestões, que o possam ajudar no contexto prático do projeto. Claro que uma equipa de projeto criteriosamente escolhida e motivada, ou um Patrocinador/Sponsor de projeto empenhado e com a noção concreta sobre quais são as suas funções e responsabilidades, são ajudas preciosas.

O campo da gestão de projetos, além de ficar ativo por toda a vida de um projeto, lida com todas as partes envolvidas, ou seja, representa os colaboradores, dialogando com os clientes, e vice- versa. Também é um campo interdisciplinar por excelência, porque precisa ter um bom relacionamento com uma série de outras áreas, como a de planejamento, a de criação, a de contas e, finalmente, a de marketing, com ênfase, sobretudo, no marketing digital. Embora o papel do profissional que cuida dessa modalidade de marketing tenha funções pouco evidentes na visão da maioria das pessoas – que fazem confusão deste profissional com um Community Manager, um publicitário ou até um SEO – é capaz de ter uma atuação fundamental para os projetos, como veremos a seguir.

Este processo consiste na obtenção dos recursos humanos necessários á execução das atividades do projeto. Esse processo inclui as atividades de, avaliar a disponibilidade, selecionar e recrutar, as pessoas que dispõem das competências necessárias para realizar o trabalho incluído nas atividades do projeto. Este processo é um passo fundamental para o sucesso do projeto pois é, através dele que o gestor de projeto tem a possibilidade de escolher as pessoas com os conhecimentos técnicos e as características de personalidade que mais se adequam às necessidades do projeto.

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Alguma vez se sentou a planear um projeto e bloqueou, sem saber por onde começar, esmagado pela enorme quantidade de trabalho que tinha pela frente ?   Alguma vez trabalhou com um Sponsor (patrocinador) de projeto  que não compreendeu quando você lhe disse que precisava de duas semanas para planear, e documentar devidamente o seu projeto antes de dar início à sua execução, argumentando que: - Este projeto é semelhante a tantos outros que você já fez. Porquê tanto tempo para planear? É só ir buscar o que tem de projetos passados, fazer umas adaptações e começar a trabalhar. Às duas questões anteriores eu posso responder: - Sim, já!

No seguimento do artigo anterior, sobre essa coisa que tem um nome quase impronunciável (procrastinação). Deixamos aqui o link para um excelente artigo, que explica um pouco em que consiste a procrastinação, e quais os problemas que ela pode trazer às nossas empresas e aos nossos projetos. O Guia Completo da Procrastinação no Trabalho » Mexxer

Há uns anos tive uma conversa com um alto dirigente da empresa em que trabalhava. Falávamos de uma certa pessoa que falhava sistematicamente os objectivos a que se propunha, e o dito senhor dizia-me: - Mas ele trabalha tanto! Quase todos os dias saí daqui já de noite. E eu pensava: - Pois! Seria melhor que, em vez de fazer o que lhe apetece, fizesse o que deve de ser feito. Pois é! Muitas vezes trabalhar muito não é sinónimo de trabalhar bem. A maior parte dos procrastinadores são pessoas que trabalham muitas horas, porque a procrastinação não é sinónimo de preguiça.

Para um empreendedor conseguir levar seu negócio adiante, ele deve estar ligado à tudo o que acontece ao seu redor. Não é simples comandar uma empresa. O gestor deve estar sempre atento ao controle, não só de gastos, mas também no controle de como os funcionários se relacionam entre si. Para isso são feitas planilhas de controle, que inclusive podem ser usadas tanto por grandes administradores , como por pessoas ''comuns'' querendo saber a quantas andam as despesas da casa.

Quando falamos em Planear a Gestão de Projetos, não nos referimos à produção de gráficos Gantt , ou a estimar o tempo e o custo  usando um software de planeamento , ou até mesmo ao desenvolvimento de uma qualquer EAP / WBS ( Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Structure ).  O que queremos saber é se a sua organização tem um plano para adquirir, ou formar, os gestores de projetos que serão necessários para realizar a agenda global de gestão de projeto da organização, isto é, os projetos que se iniciarão a curto prazo, mas também os projetos que estima vir a realizar no médio-prazo.

Como diria o pai da administração moderna, Peter Drucker, " Management is doing things right; leadership is doing the right things “. Por isso quando falamos de obra - planejamento e supervisão são palavras chave para que seu projeto saia como o esperado, e principalmente (acredito que um dos fatores mais importantes): dentro do orçamento previsto. A melhor forma de elaborar uma boa planilha de custos, é ter um suporte, uma ajuda para que você consiga colocar tudo em ordem , e nada melhor para isso se concretizar que buscar ajuda de uma consultoria para reformas e construção.

O conceito e a afirmação da qualidade estão presentes no dia-a-dia das organizações, aparecendo em quase todas as declarações de missão / visão das empresas modernas.   Quando aplicada ao desenvolvimento de produtos de software, a qualidade revela-se um fator determinante para o sucesso, na medida em que, em última análise, é ela que faz com o que o cliente fique satisfeito com o produto ou serviço que lhe entregamos e volte a contratar os nossos serviços no futuro.

A equipa do projeto é constituída com o intuito de realizar as atividades necessárias à execução do produto ou serviço referidos nos objetivos do projeto. O sucesso do projeto depende, em grande medida, das capacidades e da motivação das pessoas que integram essa equipa, e da capacidade do gestor de projeto para, transformar um grupo de pessoas a trabalhar em conjunto, numa equipa de profissionais focados na obtenção de resultados.

Ao longo da nossa atividade como gestores de projeto somos por vezes confrontados com a decisão de proceder ao fecho antecipado de um projeto. Cancelar um projeto é sempre uma tarefa ingrata. Dado que a maioria das organizações, não dispõe de mecanismos de controlo vocacionados para a decisão de continuar ou cancelar projetos em curso, essa responsabilidade, e a iniciativa de propor ao promotor do projeto o eventual fim antecipado, cabe ao gestor de projeto.

Os Diagramas de Causa e Efeito, também chamados de Diagramas de Ishikawa ou Diagramas Espinha de Peixe ou, ainda, Diagrama “6M”, ilustram como os diversos fatores de origem podem ser ligados a possíveis problemas ou efeitos, sendo por isso uma ferramenta muito útil para identificar, explorar e relevar todas as causas possíveis de um determinado problema ou condição específica. Nas áreas industriais, e genericamente em muitas outras áreas, as principais causas podem ser agrupadas em 6 categorias, conhecidas como os “6M”.

Quando um empreendedor decide abrir uma empresa, ele deve possuir algumas noções básicas de administração para gerenciar corretamente o seu projeto. Isso o ajuda a chegar ao seu objetivo de maneira profissional sem riscos obter prejuízos. Para chegar a este resultado, é interessante que o empreendedor tenha conhecimentos em ferramentas que possibilitam analisar os custos e as despesas de sua empresa, para que, dessa forma, tenha o melhor controle de seus gastos e um parâmetro visual de onde se deve investir e onde reduzir para manter o seu negócio obtendo lucros.

Tradicionalmente, os métodos de medição de desempenho de projetos se dividem em dois grupos: métodos de avaliação económicos e métodos de avaliação pragmáticos , sendo que os segundos são normalmente usados como critérios de sucesso do projeto .             Os modelos de avaliação  económica são baseados em métricas financeiras e têm por objetivo avaliar se o projeto alcançou ou não alcançou o valor financeiro esperado . C ritérios de avaliação económicos são, por exemplo:  Retorno do Investimento / Return on Investment (ROI) Retorno do capital Utilizado / Retorno on Capital Enployed (ROCE) Balanced Scorecards           O desafio com essas métricas é que elas são todas de carácter retrospetivo, isto é, podemos prever  qual vai ser o ROI do nosso projeto  ( na verdade devemos fazer essa previsão porque ela é necessária para construir o cas...

O controlo da qualidade do projeto é feito com recurso a um conjunto de ferramentas básicas para a gestão e controlo da qualidade (Sete Ferramentas Básicas de Qualidade), às quais se junta a Amostragem Estatística, as Inspeções, e a Revisão dos Pedidos de Alteração Aprovados. As sete ferramentas básicas de qualidade são usadas nos processos 8.1 – Planear a Gestão da Qualidade e 8.3 – Controlar a Qualidade , do PMBOK v5. Nas versões anteriores do PMBOK este conjunto de sete ferramentas apareciam descriminadas, no âmbito dos processos de qualidade. A nova versão do PMBOK apresenta-as como aquilo que na realidade são, isto é, um conjunto de ferramentas complementares usadas em todas as metodologias de qualidade, facilitando por isso a sua compreensão e utilização prática.

Num projeto não se mede tudo o que “mexe”, mas deve medir-se tudo o que é relevante para avaliar a qualidade dos processos e do produto que está a ser criado. No PMBOK, a gestão da qualidade segue o ciclo de qualidade normalmente usado em muitas outras metodologias, isto é: Planear quais os critérios de qualidade relevantes e a forma como vamos poder assegurar que os mesmos são cumpridos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto Extrair os dados, calcular as métricas, avaliar os desvios, decidir sobre as ações corretivas a realizar Controlar Implementar as alterações para que o projeto retome o nível de qualidade desejada, e avaliar o resultado. Não vale a pena ter um plano de qualidade que prevê um conjunto de métricas muito sofisticadas, se depois não tivermos possibilidade de extrair atempadamente, e a um custo razoável, os dados necessários para o seu cálculo. À semelhança do que se passa com o processo 8.2 – Realizar a Garantia de Qualidade do Projeto , tamb...

O que é a Declaração do Trabalho? A Declaração de Trabalho ou SOW, define o que é que você precisa que seja feito por um fornecedor externo. A Declaração do Trabalho descreve o trabalho que tem de ser realizado por um fornecedor, e os os materiais e equipamentos que deverão ser fornecidos, dentro de um prazo definido. Por fornecedor, entende-se aquele que vai realizar o trabalho, podendo o termo fornecedor aplicar-se a uma entidade externa ou interna à organização onde o projeto está a ser realizado. A Declaração de Trabalho permite ao cliente explicitar de forma detalhada e formal quais são as suas necessidades. Para que serve a Declaração do Trabalho?   Sempre que for preciso solicitar a intervenção de um fornecedor externo, ou interno, deve ser criada uma Declaração de Trabalho. Ela ajuda a esclarecer o que é que o cliente pretende do seu fornecedor e os prazos em que o trabalho deve ser concluído.  

A garantia da qualidade, é um processo que deve perdurar ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, consistindo em todas as atividades planeadas e sistemáticas que são implementadas dentro do sistema de qualidade de modo a assegurar que o projeto irá satisfazer os padrões relevantes de qualidade.    Devido às especificidades que comporta, e ao tempo que consome, o processo de assegurar a garantia da qualidade é, na grande maioria das vezes, executado por um departamento especializado em Garantia de Qualidade e Gestão de Risco.

Planear a Gestão da Qualidade é o processo do PMBOK que identifica quais padrões de qualidade que são relevantes para o projeto e determina a forma de os satisfazer. Para o planeamento da qualidade do projeto (qualidade do processo e qualidade do produto) deve ser considerada a cultura, os sistemas e os fatores ambientais (P.ex. Condições de mercado e grau de tolerância ao risco), da empresa onde o projeto está a ser executado, bem como as normas governamentais e setoriais (por exemplo, regulamentos de agencias reguladoras, normas de produtos e normas de qualidade) aplicáveis ao projeto em causa, e que influenciam o sucesso do projeto, e a forma como o projeto poderá ser gerido. Para além destas de preocupações de caráter mais contextual, o correto planeamento da gestão da qualidade do projeto exige que se disponha de um bom documento de âmbito do projeto e de um correto plano de gestão do projeto.

A nova versão do PMBOK - PMBOK v5 - que está disponível no site do PMI desde o passado dia 27 de Dezembro trouxe algumas alterações de relevo, de entre as quais a mais importante é a criação de uma nova área de conhecimento - Gestão dos Interessados no Projeto - fazendo refletir em termos da metodologia, a real importância da gestão dos interessados, para o sucesso do projeto. Para além disso o novo PMBOK inclui cinco novos processos (4 relativos ao grupo de processos de planeamento, e 1 processo de controlo relacionado com a nova área de conhecimento para a gestão dos interessados do projeto, ficando o novo PMBOK com um total de 47 processos .

Implementar metodologias de gestão de projeto e da qualidade significa conseguir que as pessoas abandonem métodos, estruturas e procedimentos antigos, aprendam novas funções e adquiram novas capacidades . Mesmo para uma organização estável , é difícil de gerir a transição usando estruturas regulares e abordagens baseadas em processos de formação tradicionais . Gerir o processo de mudança , partindo de um primeiro projeto piloto bem sucedido para o generalizar à totalidade da organização é  uma tarefa complexa e exigente, que requer a continuada atenção dos gestores. S istemas de gestão de projetos bem-sucedidos exigem que a organização realize uma mudança cultural significativa , porque este tipo de sistemas  tem um efeito profundo sobre os recursos e sobre os sistemas de desempenho e comunicação das organizações . Os trabalhadores necessitam de estar preparados para as mudanças que serão necessárias e compreender os benefícios da mudança . ...

Depois de ler com algum cuidado a nova versão do PMBOK (versão 5), disponibilizada no site do PMI, no passado dia 27 de Dezembro de 2012, sou da opinião que as alterações podem não ser muitas, mas são importantes, na medida em que, para além de eliminarem uma boa parte das lacunas identificadas na versão anterior, tornam mais claro alguns aspetos da metodologia que eram, tradicionalmente, foco de confusão por parte de muitos gestores, e de outros intervenientes em projetos. Em termos gerais, as grandes alterações desta nova versão do PMBOK residem na criação de uma nova área de conhecimento (Gestão dos Interessados no Projeto), onde se agrupam os processos relacionados com a gestão das expectativas dos diversos grupos de interessados ( Stakeholders ) no projeto.