PMBOK v5: 9.2 - Criar a Equipa de Projeto

Este processo consiste na obtenção dos recursos humanos necessários á execução das atividades do projeto. Esse processo inclui as atividades de, avaliar a disponibilidade, selecionar e recrutar, as pessoas que dispõem das competências necessárias para realizar o trabalho incluído nas atividades do projeto. Este processo é um passo fundamental para o sucesso do projeto pois é, através dele que o gestor de projeto tem a possibilidade de escolher as pessoas com os conhecimentos técnicos e as características de personalidade que mais se adequam às necessidades do projeto.

Geralmente a seleção das pessoas que irão integrar a equipa de projeto é feita quase exclusivamente com base nos seus conhecimentos técnicos. Na maior parte das organizações, o gestor de projeto não tem acesso a informação histórica que lhe permita conhecer o desempenho anterior dessas pessoas, nem a grande maioria dos gestores de projeto se preocupa muito com isso, esquecendo que, o tempo gasto com a seleção das pessoas da equipa, vai ser amplamente compensado, com um melhor desempenho e menos problemas nas fases posteriores do projeto.

Para criar a sua equipa, a primeira coisa que o gestor de projeto tem de fazer é conhecer, em termos gerais, as características do produto ou serviço que o projeto pretende criar, e quais as competências técnicas que irão ser necessárias. Para saber isso é importante a qualidade dos documentos de início de projeto, que lhe foram entregues aquando da sua nomeação para gestor do projeto.

Esses documentos (Descrição do trabalho, Caso de negócio, Contrato, etc.) podem ser mais ou menos detalhados e, por si só, não permitem ao gestor de projeto ter uma ideia detalhada sobre todo o tipo de recursos humanos irá necessitar, mas são um começo que permite que o gestor de projeto inclua no documento de início de projeto (Project Charter), uma indicação, ainda sem mencionar nomes concretos, sobre os perfis de competências que considera necessários para a realização do projeto.

Durante a discussão do documento de início do projeto com o promotor, aparecem os primeiros nomes que permitem começar a concretizar o esboço inicial da equipa de projeto. No caso de serem pessoas que o gestor do projeto não conhece, este deve falar com quem tenha trabalhado com essas pessoas de forma a ter uma ideia concreta sobre o grau de profundidade dos seus conhecimentos técnicos mas, sobretudo, sobre a sua personalidade, competências de relacionamento interpessoal e capacidade para trabalhar em equipa. Essa recolha de informação é importante para que o gestor de projeto comece a conhecer um pouco melhor as opções de que dispõe e permitem-lhe preparar-se adequadamente para as reuniões de seleção, que deverão ser feitas de forma individual, com cada um dos candidatos. A qualidade da mão-de-obra contratada dependerá da avaliação técnica e psicológica dos candidatos e dela dependerá em grande medida o sucesso do projeto.


No âmbito da recolha de informação sobre os potenciais candidatos a integrar a equipa de projeto é importante que o gestor de projeto se reúna com cada um dos responsáveis funcionais / hierárquicos dos potenciais recrutados. Nunca devemos esquecer que, mesmo nas organizações muito orientadas ao projeto, a grande maioria, senão todos os recursos que temos à disposição têm uma dupla hierarquia (de projeto e funcional/organizativa) e que esta última deve ser envolvida no processo de seleção dado que é fundamental que tenhamos a sua opinião prévia sobre a eventualidade dessas pessoas serem destacadas para trabalhar no projeto.

Essa reunião com o responsável funcional de cada um dos futuros elementos da equipa, deve ser realizada mesmo se o gestor de projeto já escolheu um indivíduo em particular, porque vai abrir caminho para a participação dessa pessoa no projeto e vai permitir que o seu responsável funcional identifique atempadamente um substituto.

Em determinadas circunstâncias é o promotor do projeto (sponsor) que propõe ou escolhe, determinadas pessoas para integrarem a equipa de projeto. Se isso ocorrer, o gestor de projeto deve rever a estrutura de divisão de trabalho para garantir que todas as competências necessárias estão representadas, solicitando ajuda adicional se necessário. Também neste caso a opinião dos responsáveis hierárquicos deve ser levada em consideração.

A constituição da equipa de projeto deve sempre ser feita numa base de voluntariado, no sentido em que é importante que todas as pessoas que integram a equipa tenham interesse em trabalhar no projeto. Para conseguir isso é importante que, a partir do momento em que as pessoas desejadas para integrarem a equipa de projeto estão identificadas, o gestor de projeto deve reunir-se individualmente com cada uma delas para lhes explicar em que consiste o projeto, porque é que a pessoa em causa foi selecionada como potencial integrante da equipa e para avaliar o seu grau de interesse no projeto e pedir o seu compromisso. Algumas das pessoas entrevistadas poderão ter outros planos, ou compromissos a curto prazo que não sejam compatíveis com as exigências do projeto.

Quando isso acontece, e se a questão for de indisponibilidade a curto prazo devido a outros compromissos, o gestor de projeto e o responsável funcional dessa pessoa devem reunir-se para tentar encontrar alternativas. Se essas alternativas não forem encontradas, ou se o projeto não puder ser concluído sem essa pessoa, o problema deve ser escalado para o promotor do projeto, o qual poderá tentar forçar uma alternativa ou procurar no exterior da organização (outsourcing ou contratação permanente) os recursos necessários á execução do projeto. Se, de todo, não for possível encontrar os recursos necessários á execução do projeto o gestor de projeto, em conjunto com o promotor e com o cliente do projeto devem decidir pela opção mais adequada, a qual pode passar por uma alteração do âmbito, ou um adiamento do projeto.

A constituição da equipa do projeto é uma das tarefas principais que se inicia ainda na fase inicial do projeto, quando o gestor de projeto está a escrever o documento de inicio do projeto (project charter) e que se prolonga durante a fase inicial do planeamento do projeto. Raramente o gestor de projeto consegue reunir a equipa ideal, mas o objetivo deve ser reunir a melhor equipa possível. Por vezes, o longo da fase de planeamento, e à medida que vamos aprofundando o conhecimento sobre o que temos de fazer, e como o vamos fazer, identificamos novas necessidades que nos obrigam a procurar novas pessoas para integrar a equipa de projeto. Um certo grau de elaboração progressiva é normal, mas o essencial da equipa de projeto deve estar constituído o mais cedo possível porque isso é fundamental para que os restantes processos da fase de planeamento do projeto tenham sucesso. Não se esqueça que dos 47 processos do PMBOK v5., mais de 20 são processos de  planeamento, e que a grande maioria desses processos são realizados pela equipa de projeto.

Por outro lado não se pode esquecer que, se bem que todo o planeamento será feito tendo por base a equipa que realmente vai trabalhar no projeto, quando maior for o desvio entre, aquilo que o gestor de projeto considera a equipa ideal, e aquilo que é a sua equipa real, maiores serão os riscos do projeto. Esses riscos especificos da equipa devem ser corretamente avaliados e geridos.