Gestão de Projetos: O segredo está no Controle

Para um empreendedor conseguir levar seu negócio adiante, ele deve estar ligado à tudo o que acontece ao seu redor. Não é simples comandar uma empresa. O gestor deve estar sempre atento ao controle, não só de gastos, mas também no controle de como os funcionários se relacionam entre si. Para isso são feitas planilhas de controle, que inclusive podem ser usadas tanto por grandes administradores, como por pessoas ''comuns'' querendo saber a quantas andam as despesas da casa.

Vale ressaltar, o momento em que estamos, com a nova lei aplicada ao horário de trabalho das funcionárias que facilitam serviço doméstico (empregadas domésticas/babás). A partir de agora, muitos ''patrões'' estarão fazendo a planilha de controle para poder ter registro do acesso da funcionaria à casa, horário de entrada/saída, férias, horas extras, hora do almoço, salário e etc.

E tudo isso, claro, tendo como objetivo fazer uma avaliação de saldos positivos ou negativos sobre o trabalho dela(e). E para deixar claro, será benéfico para ambos os lados, pois assim tudo estará registrado e seguindo a nova lei.

Mas falando em gestão de empresas agora - Funciona da mesma forma, com pequenas diferenças que serão levantadas aqui.

Com uma empresa você tem impostos a pagar, claro, ao governo federal, que como todos estão cansados de saber, são altíssimos (e revoltantes). Por outro lado o gestor deve ter em mente também o controle de suas receitas, que consistem em: ônus, bônus e insumos.

Sendo Ônus o que você gasta com a empresa, os gastos para a empresa, também conhecido como Saídas. Bônus o que a empresa recebe como capital, também conhecida como Entradas. E Insumos consistindo na matéria bruta utilizada pela empresa, que atualmente devido ao empréstimo linguístico, tem sido chamada de commodities. Não podemos deixar de lado também, as saídas variáveis (custos variáveis), que mudam dependendo da produção, ou quantidade de trabalho.

Um gestor utiliza uma planilha de controle para regular o acompanhamento de projetos, controle de frequência, produtividade da empresa, ambiente de trabalho, tudo para conseguir manter a empresa funcionando devidamente, dando ao empreendedor uma maior previsibilidade sobre as finanças da empresa.

Tendo isso em conta fica muito mais fácil programar o salário dos funcionários, investimentos mais precisos para o ambiente (como cadeiras, mesas, ar condicionado, internet, gasolina, etc), além das contas fixas que chegam todo mês.

No total, são seis alicerces que devem ser controlados para a boa gestão de um negócio: O controle da caixa, controle de entradas e saídas, despesas variáveis, controle de vendas, controle do estoque (muito controle ai), e por fim, a planilha consolidadora, que em suma, define a evolução do gerenciamento de mês a mês.

Com essa planilha, fica muito mais fácil efetuar uma análise de competência, analisando os resultados de entrada/saída, e as diferenças a cada mês. Claro, que fica a caráter do empreendedor aproveitar a informação adquirida, sabendo no que investir, e no que deixar de lado.

Em entrevista à revista Exame, Galhardo comenta: “Não adianta o empreendedor preencher as planilhas e não saber usá-las. Da análise das informações, ele deve tomar decisões e, principalmente, agir”, e claro, ele está mais que certo ao afirmar isso.

Não é um trabalho simples, ter sempre que manter esse controle anotado em planilhas. Mas deve ser feito. E tenha muita calma na hora de criar sua planilha de controle, pois é um trabalho que precisa ser efetuado com precisão e minuciosidade. Todo detalhe deve ser levado em conta. A princípio é considerado um trabalho chato, mas com o tempo, pegando jeito vai se tornando cada vez mais simples (como qualquer tipo de trabalho).