A Sua Organização Planeia Adequadamente a Gestão de Projeto?
Quando falamos em Planear a Gestão de Projetos, não nos referimos à produção de gráficos Gantt, ou a estimar o tempo e o custo usando um software de planeamento, ou até mesmo ao desenvolvimento de uma qualquer EAP / WBS (Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Structure). O que queremos saber é se a sua organização tem um plano para adquirir, ou formar, os gestores de projetos que serão necessários para realizar a agenda global de gestão de projeto da organização, isto é, os projetos que se iniciarão a curto prazo, mas também os projetos que estima vir a realizar no médio-prazo.
O plano para a adquirir, ou formar, os gestores de projeto que serão necessários para realizar os projetos que a organização tem, ou pensa que pode vir a ter, é um plano que visa dotar a sua organização da capacidade e da competência de gestão de projeto alinhada com as necessidades atuais e as projeções futuras.
Quando falamos de capacidade estamos a falar de saber se a organização dispõe de gestores de projeto em número suficiente para executar os projetos que irão ser realizados no curto prazo, e para executar os projetos que, provavelmente, irão necessitar de ser executados no futuro.
Já quando falamos de competência, estamos centrados em conhecer se os gestores de projeto da organização têm a experiência e as qualificações adequadas aos projetos realizados na organização, garantindo que a sua organização, é eficaz a gerir e entregar os projetos que irão ser realizados e que terá a capacidade de executar esses projetos de forma eficaz.
A criação de um plano para o desenvolvimento da gestão de projetos na organização é algo que se insere no ambito das funções do PMO (Projet Management Office) da organização, e que está na agenda da maioria das organizações modernas.
Para criar este plano, é muito importante que a organização saiba responder às seguintes perguntas:
- Quantos gestores de projeto temos, e se são suficientes para as necessidades presentes?
- Existe um plano para identificar e formar potenciais interessados em gestão de projetos?
- Esse plano quantifica os objetivos a curto e médio prazo? Esses objetivos são compatíveis com a agenda futura da organização?
- Como é que estão a ser desenvolvidas as restantes funções relacionadas com a gestão de projetos? (Promotores, gestores de projeto, membros das equipas de projeto, etc.)
- Existe algum plano para difundir de forma generalizada a toda a organização os conceitos básicos de gestão de projetos, com o intuito de harmonizar o conhecimento e encontrar uma linguagem comum a todos os intervenientes
- Nos planos existentes as questões relacionadas com a capacidade e competências estão a ser equacionadas de forma equilibrada e integrada?
- Identificou quais as lacunas de competências que necessita resolver, no curto e no médio prazo?
- Tem garantido o orçamento necessário para a realização das atividades decorrentes das respostas às perguntas anteriores?
Estas são só algumas das perguntas para as quais a organização deve ter resposta, se pretende planear eficazmente o desenvolvimento da função de gestão de projetos na sua organização. Elas são uma base de partida que você irá complementar quando começar a procurar as respetivas respostas no contexto especifico de uma determinada organização.
Contudo o enfoque no curto e no médio/longo prazo é o segredo de um planeamento correto. O problema de muitas organizações é que existe a tendência para se centrarem unicamente no curto prazo. Esse pensamento de curto prazo, para além de impedir o desenvolvimento equilibrado da função de gestão de projetos, pode ter, no longo prazo, impactos devastadores sobre a comunidade de gestores de projetos.
Publicado originalmente por Ron Rosenhead no blog PM HUB.
Tradução e Adaptação: PM2ALL
