Como é Feito um Controle de Estoque?

Para um negócio de pequeno porte sobreviver no mercado, competindo com os grandes players, é importante que o proprietário não se limite aos seus conhecimentos pessoais do comércio para gerenciar a empresa. É de extrema importância que ele saiba compartilhar as suas ideias com funcionários de confiança e treinados para exercer os seus respectivos cargos para que haja uma troca: com certeza o proprietário também irá aprender muito com a sua equipe, o que não acontece quando ele impõe as suas próprias regras sem flexibilidade, o que pode acabar prejudicando o andamento do negócio.



Gerenciar uma empresa envolve os seguintes aspectos: gestão de funcionários, comunicação interna, marketing, gestão financeira, planejamento de marca e controle de estoque. Para cada aspecto, são necessárias ferramentas específicas que atendam as necessidades da empresa, dos consumidores e do segmento do negócio. Um bom software faz a diferença no gerenciamento do negócio, pois evita desorganização na emissão de documentos e leitura de dados, mas principalmente erros que podem complicar a vida do proprietário e do negócio, ainda mais se forem de cunho financeiro. Um bom software também reúne diversos recursos em apenas um programa, pois a dispersão na hora de intercalar entre um programa e outro também pode ocasionar erros, perda de tempo no controle gerencial e na interpretação dos dados.

Um exemplo de ferramenta que podemos citar é o de controle de estoque. Realizá-las em planilhas do Microsoft Excel torna a rotina bem menos complicada, além da ferramenta ser gratuita e já vir instalada nos computadores com o sistema operacional do Windows. Porém, quem manuseia o software precisa ter conhecimento em formatação de planilhas e inserção de fórmulas para cálculos, com o intuito realizar tudo manualmente, além de ter habilidade em cálculos matemáticos e financeiros. Um mínimo erro que não é notado pode ocasionar problemas com estoque, vendas, impostos, fluxo de caixa, lucros, receitas e atrasos nos pagamentos.

Por causa disso, a preferência deve ser por ferramentas pagas que fazem tudo automaticamente, o que diminui o risco de erros por motivos de manuseio manual. Estas ferramentas não custam muito, são mais eficientes, possuem um técnico de suporte à disposição da empresa para auxiliar no uso e para tirar dúvidas, possuem layout limpo e de fácil compreensão. Os dados ficam ainda mais organizados com essas ferramentas, que geram gráficos automaticamente com apenas alguns cliques, sem a necessidade de ter que criar diversas fórmulas, além dos arquivos poderem ser exportados com facilidade ou enviados diretamente para a impressora. Os melhores softwares também realizam análises mais inteligentes e avançadas sobre o andamento do seu negócio.

O controle de estoque serve para categorizar produtos vendidos pela empresa, tabelar preços, organizar fluxo de vendas, controlar fornecedores, controlar entrada e saída de dinheiro, controlar entrada e saída de produtos, para reposição de estoque e rotina de trocas ou devoluções. Tudo isso evita gastos necessários, problemas com vendas e desaparecimento de produtos. O controle de estoque precisa ser feito diariamente, revisado semanalmente e mensalmente para que não se descubra problemas de forma tardia, ou seja, os famosos furos. E principalmente, deve ser realizado por uma pessoa capacitada para realizar este tipo de função, pois é necessário mensurar e analisar os relatórios gerenciais para otimizar os investimentos realizados pela empresa.

O controle de estoque pode ser feito pelo próprio proprietário, desde que ele tenha tempo hábil e livre para realizar esta atividade de forma correta e sem pressa, tendo tempo também para se comunicar com a sua equipe. Também pode ser feito por uma pessoa designada para o cargo de gerente ou através da contratação de serviços terceirizados de uma empresa ou profissional liberal.