A Importancia da Decisão de Cancelar o Projeto
Ao longo da nossa atividade como gestores de projeto somos por vezes confrontados com a decisão de proceder ao fecho antecipado de um projeto.
Cancelar um projeto é sempre uma tarefa ingrata. Dado que a maioria das organizações, não dispõe de mecanismos de controlo vocacionados para a decisão de continuar ou cancelar projetos em curso, essa responsabilidade, e a iniciativa de propor ao promotor do projeto o eventual fim antecipado, cabe ao gestor de projeto.
O cancelamento do projeto pode ser necessário devido a uma multiplicidade de fatores. Um recente estudo aponta as seguintes causas como as mais frequentes para a morte antecipada dos projetos:
Mudanças nas necessidades de negócio (30%) – Os pressupostos que presidiram ao estabelecimento dos objetivos do projeto alteraram-se fazendo com que alguns desses objetivos já não façam sentido. Em casos extremos pode mesmo acontecer que a oportunidade ou o problema que esteve na base da decisão de avançar com o projeto tenha perdido importância ou desaparecido, situação em que o projeto deve ser rapidamente cancelado e os seus recursos libertados para melhor utilização
O projeto não entregou o que era prometido (23%) – Se a dado momento da fase de execução se tornar claro que não será possível atingir os objetivos definidos ou que, para o fazer, os pressupostos que estiveram na base da sua aprovação têm de ser substancialmente alterados (Por exemplo recursos, custos ou prazos muito diferentes dos originalmente estimados) essa situação deve ser claramente apresentada às principais partes interessadas para que decidam sobre um eventual cancelamento
Porque o projeto deixou de ser uma prioridade (14%) – Causa que pode decorrer do anteriormente referido relativo às necessidades de negócio, mas que também pode estar relacionada com a perda de interesse por parte do cliente ou do promotor devido a razões internas à organização ou outras mais difíceis de identificar
Devido a restrições orçamentais (13%) – Infelizmente uma razão cada vez mais frequente e que está essencialmente relacionada com a razão que se segue
Porque não suportavam a estratégia de negócio (7%) – É a velha questão da falta de alinhamento estratégico. As organizações têm hoje uma maior sensibilidade para a importância que os projetos têm mas essa consciencialização traduz-se sobretudo numa preocupação em relação á eficiência dos processos de gestão de projetos, continuando a faltar-lhes mecanismos de seleção dos projetos baseados em critérios de eficácia (estratégica ou operacional). Dedicarei um próximo artigo a este tema
Por atrasos excessivos (4%) – Por vezes os atrasos e replaneamentos sucessivos podem pôr em causa os objetivos inicialmente definidos, anulando a janela de oportunidade e fazendo com que o projeto deixe de ser prioritário.
As vantagens de cancelar o projeto, evitando a sua morte lenta são múltiplas sendo que, entre as mais relevantes se contam as duas seguintes:
1) Libertar recursos que podem ser usados em outros projetos mais úteis para a organização;
2) Fazer adequadamente o fecho do projeto. Garantindo que se minimizam as eventuais repercussões adversas, decorrentes do projeto não ter atingido todos os objetivos a que se proponha, e que as devidas lições sobre o que aconteceu são retiradas.
Termino com três conselhos em relação ao fim antecipado de projetos:
1) Para diminuir a probabilidade de vir a necessitar de propor o cancelamento de um projeto, assegure o interesse do promotor e do cliente até ao final do mesmo. Para isso garanta que os objetivos das etapas finais (milestones) do projeto estão relacionados com objetivos que são fundamentais para o promotor ou para o cliente, para que estes mantenham o seu interesse e empenhamento até ao final.
2) Estruture a proposta de cancelamento explicando claramente quais os objetivos iniciais, aqueles que foram atingidos e os que deverão ser abandonados em caso de cancelamento. Não se esqueça que 80% na implementação de determinado sistema não pressupõe 80% das funcionalidades e que, na maioria das vezes um sistema incompleto trás riscos para a organização que devem ser devidamente avaliados e mitigados.
3) Após a decisão de cancelamento execute todas as atividades de fecho do projeto como se de um fecho normal se tratasse. Não se esqueça de avaliar se o cancelamento terá repercussões na infraestrutura adquirida, ou nos contratos realizados. Adeque uns e outros às funcionalidades realmente implementas. Com isso poupará recursos e minimizará os custos adversos do cancelamento.
Cancelar um projeto é sempre uma tarefa ingrata. Dado que a maioria das organizações, não dispõe de mecanismos de controlo vocacionados para a decisão de continuar ou cancelar projetos em curso, essa responsabilidade, e a iniciativa de propor ao promotor do projeto o eventual fim antecipado, cabe ao gestor de projeto.
O cancelamento do projeto pode ser necessário devido a uma multiplicidade de fatores. Um recente estudo aponta as seguintes causas como as mais frequentes para a morte antecipada dos projetos:
Mudanças nas necessidades de negócio (30%) – Os pressupostos que presidiram ao estabelecimento dos objetivos do projeto alteraram-se fazendo com que alguns desses objetivos já não façam sentido. Em casos extremos pode mesmo acontecer que a oportunidade ou o problema que esteve na base da decisão de avançar com o projeto tenha perdido importância ou desaparecido, situação em que o projeto deve ser rapidamente cancelado e os seus recursos libertados para melhor utilização
O projeto não entregou o que era prometido (23%) – Se a dado momento da fase de execução se tornar claro que não será possível atingir os objetivos definidos ou que, para o fazer, os pressupostos que estiveram na base da sua aprovação têm de ser substancialmente alterados (Por exemplo recursos, custos ou prazos muito diferentes dos originalmente estimados) essa situação deve ser claramente apresentada às principais partes interessadas para que decidam sobre um eventual cancelamento
Porque o projeto deixou de ser uma prioridade (14%) – Causa que pode decorrer do anteriormente referido relativo às necessidades de negócio, mas que também pode estar relacionada com a perda de interesse por parte do cliente ou do promotor devido a razões internas à organização ou outras mais difíceis de identificar
Devido a restrições orçamentais (13%) – Infelizmente uma razão cada vez mais frequente e que está essencialmente relacionada com a razão que se segue
Porque não suportavam a estratégia de negócio (7%) – É a velha questão da falta de alinhamento estratégico. As organizações têm hoje uma maior sensibilidade para a importância que os projetos têm mas essa consciencialização traduz-se sobretudo numa preocupação em relação á eficiência dos processos de gestão de projetos, continuando a faltar-lhes mecanismos de seleção dos projetos baseados em critérios de eficácia (estratégica ou operacional). Dedicarei um próximo artigo a este tema
Por atrasos excessivos (4%) – Por vezes os atrasos e replaneamentos sucessivos podem pôr em causa os objetivos inicialmente definidos, anulando a janela de oportunidade e fazendo com que o projeto deixe de ser prioritário.
As vantagens de cancelar o projeto, evitando a sua morte lenta são múltiplas sendo que, entre as mais relevantes se contam as duas seguintes:
1) Libertar recursos que podem ser usados em outros projetos mais úteis para a organização;
2) Fazer adequadamente o fecho do projeto. Garantindo que se minimizam as eventuais repercussões adversas, decorrentes do projeto não ter atingido todos os objetivos a que se proponha, e que as devidas lições sobre o que aconteceu são retiradas.
Termino com três conselhos em relação ao fim antecipado de projetos:
1) Para diminuir a probabilidade de vir a necessitar de propor o cancelamento de um projeto, assegure o interesse do promotor e do cliente até ao final do mesmo. Para isso garanta que os objetivos das etapas finais (milestones) do projeto estão relacionados com objetivos que são fundamentais para o promotor ou para o cliente, para que estes mantenham o seu interesse e empenhamento até ao final.
2) Estruture a proposta de cancelamento explicando claramente quais os objetivos iniciais, aqueles que foram atingidos e os que deverão ser abandonados em caso de cancelamento. Não se esqueça que 80% na implementação de determinado sistema não pressupõe 80% das funcionalidades e que, na maioria das vezes um sistema incompleto trás riscos para a organização que devem ser devidamente avaliados e mitigados.
3) Após a decisão de cancelamento execute todas as atividades de fecho do projeto como se de um fecho normal se tratasse. Não se esqueça de avaliar se o cancelamento terá repercussões na infraestrutura adquirida, ou nos contratos realizados. Adeque uns e outros às funcionalidades realmente implementas. Com isso poupará recursos e minimizará os custos adversos do cancelamento.
