Os Processos do PMBOK© v5

Conforme o referido no artigo relativo à certificação PMP, a versão atual do PMBOK v5 descreve o corpo da metodologia de gestão de projetos proposta pelo PMI. Dessa metodologia constam 47 processos agrupados em 5 Grupos de processos correspondentes às diversas fases de um ciclo de vida de projeto genérico:

• Iniciar – 2 processos
• Planear – 24 processos
• Executar – 8 processos
• Monitorizar e Controlar – 11 processos
• Fechar – 2 processos

Cada processo é constituído por um ou vários documentos de entrada que são usados durante o processo e transformados, com recurso a um conjunto de ferramentas e técnicas em documentos de saída (ou resultados do processo).

Para além de estarem agrupados de acordo com a sua utilização ao longo do ciclo de vida do projeto, os 47 processos que constam do PMBOK v5 estão também agrupados em 10 áreas de conhecimento, que o gestor de projeto deve dominar, e nas quais estão detalhadas as ferramentas e técnicas usadas ao longo do projeto.

• Gestão da Integração – 6 processos
• Gestão do Âmbito – 6 processos
• Gestão do Tempo – 7 processos
• Gestão do Custo – 4 processos
• Gestão da Qualidade -3 processos
• Gestão dos Recursos Humanos – 4 processos
• Gestão da Comunicação – 3 processos
• Gestão do Risco – 6 processos
• Gestão das Aquisições – 4 processos
• Gestão de Expetativas dos Interessados (Stakeholders) - 4 processos

As áreas de conhecimento agrupam processos que partilham aspetos comuns ou que apresentam um elevado nível de interdependência. Por exemplo a área de conhecimento Gestão de Custo agrupa todos os processos que estão relacionados com a determinação do orçamento de custo do projeto incluindo: Planear os recursos; Estimar os custos; Orçamentar os custos e, Controlar os custos. Estes processos pertencem a grupos de processos diversos e a fases de projeto distintas mas, porque estão relacionados com custos partilham muitos aspetos comuns.

Apesar dos projetos serem executados de acordo um ciclo de vida que ordena os processos de acordo com uma determinada ordem, a organização por áreas de conhecimento permite ao gestor do projeto uma visão que agrupa os processos de acordo com determinadas aptidões e competências específicas. Esta dupla visão facilita a compreensão e gestão na medida em que, por exemplo, facilita a seleção e a alocação dos membros da equipa a determinados processos para os quais apresentam aptidões específicas.

Com um pouco mais de detalhe as 10 áreas de conhecimento referidas no PMBOK v5 são as seguintes:

4. Gestão de Integração –A gestão de integração inclui os processos de coordenação, que são transversais ao ciclo de vida do projeto. Na maioria são processos essencialmente interativos aos quais o PM tem de recorrer ao longo de toda a duração do projeto ou fase.

Planear o projeto envolve a ponderação dos objetivos do projeto face às diversas alternativas possíveis. O controlo das alterações tem um impacto recorrente no plano do projeto, o qual por sua vez se reflete na execução. (Ver mais informação sobre a Gestão de Integração do Projeto).

5. Gestão do Escopo / Âmbito – Esta área de conhecimento é composta por 5 processos, 3 dos quais são processos de planeamento, fundamentais para a preparação da execução do projeto: Levantamento dos requisitos (o que é que o nosso cliente pretende); Definição do âmbito do projeto (O que vamos fazer para responder aos requisitos / necessidades do nosso cliente); Criação da Estrutura de Atividades do Projeto (EAP/WBS) (Detalhe e decomposição analítica das atividades a realizar para que o âmbito definido, isto é as funcionalidades desejadas do produto ou serviço, sejam concretizadas da forma mais eficaz e eficiente possível).

A estes 3 processos somam-se 1 processo de verificação que permite validar se o levantamento de requisitos, o âmbito e o detalhe do trabalho estão de acordo com as expectativas do cliente, e 1 processo de controlo de alterações, usado durante a fase de execução no sentido de verificar, corrigir ou implementar eventuais desvios em relação ao âmbito previamente definido e planeado (Ver mais informação sobre os processos de Gestão do Âmbito do Projeto).

6. Gestão do Tempo – Inclui 6 processos dos quais 5 decorrem durante a fase de planeamento do projeto e estão relacionados com a identificação das atividades necessárias à entrega do produto ou serviço contemplando no âmbito do projeto. O sexto processo é o processo de controlo do cronograma de atividades definido durante a fase de planeamento.

Esta área de conhecimento centra-se na capacidade para estimar a duração das atividades planeadas para o projeto bem como controlar os desvios em relação ao calendário definido, sendo por isso área de conhecimento que, mais diretamente está relacionada com o completar do projeto nos prazos predeterminados.

Dependendo do tipo e da dimensão do projeto, estes 6 processos podem ser efetuados por apenas uma pessoa – habitualmente o gestor de projeto. A gestão do tempo, na medida em que se preocupa com a manutenção das atividades nos prazos planeados, é um aspeto fundamental no âmbito da gestão de qualquer projeto. (Ver mais informação sobre os processos da Gestão do Tempo do Projeto).

7. Gestão do Custo - Como o nome indica esta área de conhecimento centra-se nos aspetos relativos aos custos e à orçamentação do projeto. A área integra 3 processos; 2 usados na fase de planeamento do projeto e 1 durante a fase de controlo.

Após o levantamento das atividades e dos respetivos recursos, as atividades desta área de conhecimento têm como objetivo a criação das estimativas para os custos e recursos bem como o seu controlo de forma a garantir que o projeto se mantém dentro do orçamento aprovado. Dependendo da complexidade do projeto, os processos de gestão de custo podem ser executados pelo gestor do projeto ou exigir o envolvimento de outras pessoas e, nomeadamente, o envolvimento de pessoas especializadas na área financeira. (Ver mais informação sobre os processos da Gestão do Custo do Projeto)

 

8. Gestão da Qualidade – É nesta área que se agrega o conhecimento necessário para assegurar que o projeto respeita os requisitos que, à partida, se propõe produzir. Esses processos medem o desempenho global e monitorizam os resultados do projeto, avaliando-os à luz dos standards de qualidade considerados, durante a fase de planeamento, relevantes no contexto do projeto em causa.

O objetivo é o de assegurar que o cliente receberá o produto ou serviço que foi contratado. (Ver mais informação sobre os processos de Gestão da Qualidade do Projeto)
 

9. Gestão dos Recursos Humanos – Integra todos os processos relacionados com a gestão das pessoas ao longo do ciclo de vida do projeto. É nesta área que se desenvolvem os conhecimentos específicos necessários à criação, gestão e desenvolvimento de equipas de trabalho, Liderança, Mentorização, Gestão de conflitos, Gestão do tempo, etc. 

Os processos incluídos nesta área de conhecimento incidem especificamente na gestão da equipa de projeto, mas podem incluir outros interessados que, durante as diversas fases do projeto, se relacionam de forma direta com a equipa. As diversas ferramentas e técnicas a utilizar são semelhantes às que são usadas na área de conhecimento de gestão da comunicação. Um bom gestor de projeto deve conhecer e saber utilizar um leque alargado de ferramentas e técnicas, usando-as da forma mais apropriada face aos problemas concretos e às características de personalidade das pessoas envolvidas. 

Esta área de conhecimento inclui 4 processos, o primeiro dos quais é o relativo ao desenvolvimento do plano de recursos humanos do projeto. Os restantes 3 processos são usados pelo PM durante a fase de execução do projeto, sendo processos relacionados com a criação e desenvolvimento da equipa de projeto. (Ver mais informação sobre os Processos de Gestão de Recursos Humanos do Projeto)

10. Gestão da Comunicação – Esta área de conhecimento faz uso das aptidões genéricas do gestor de projeto para comunicar com os diferentes partes interessadas do projeto, mas vai muito para além disso propondo uma estrutura de processos que visa a organização do processo de comunicação ao longo do ciclo de vida do projeto com o objetivo de garantir a correta e completa informação de todos os interessados em relação ao estado de desenvolvimento das atividades do projeto.

Os aspetos da comunicação são, reconhecidamente, dos processos mais importantes para ao êxito do projeto. Informar as partes interessadas sobre o andamento do projeto é informar sobre estado atual das atividades planeadas, dos riscos das reuniões, discussões e decisões tomadas e de toda a restante informação considerada relevante para cada interessado ou grupo de interessados em particular.

Durante o fecho do projeto toda essa informação deve ser arquivada para referência futura uma vez que ela é uma parte importante daquilo que habitualmente se designa por informação histórica de projeto que se encontra guardada numa determinada organização. (Ver mais informação sobre a Gestão da Comunicação do Projeto)

11. Gestão do Risco – A gestão do risco do projeto contem 6 processos sendo, em conjunto com a gestão da integração e com a gestão do tempo, a área de conhecimento que mais processos inclui.

Como o seu próprio nome indica, a gestão do risco preocupa-se em identificar e gerir os riscos que possam ter um impacto – positivo ou negativo – no decorrer do projeto. Frequentemente a maioria destes processos são efetuados de forma simultânea. Também aqui, a importância, a dimensão e o grau de criticidade de um determinado projeto pode aconselhar a existência de recursos especializados e dedicados à identificação e gestão do risco do projeto.

Sendo esta uma das áreas mais importantes para o sucesso do projeto é também uma das áreas que mais conhecimentos específicos exigem. Tal facto é reconhecido pelo PMI que desde á alguns anos propõe um processo de certificação técnica específico para a gestão do risco dos projetos (Clique aqui mais informação sobre a  certificação em gestão de risco do projeto). 

(Ver mais informação sobre a Gestão do Risco do Projeto) 

12. Gestão das Aquisições – Esta é a ultima das áreas de conhecimento previstas no PMBOK© e inclui os processos relacionados com a negociação e compra dos produtos e serviços a fornecedores externos e subcontratados. No âmbito do PMBOK© as questões relacionadas com a contratação de fornecimentos externos são sempre vistas do ponto de vista do comprador.  

O objetivo dos processos aqui incluídos é o de planear, contratar e administrar a compra de bens e serviços a fornecedores externos à organização, bem como a subcontratação de recursos, necessários ao projeto e que podem não estar disponíveis internamente. (Ver mais informação sobre a Gestão das Aquisições do Projeto)

 
Esta forma de gerir projetos com recurso a fatores de terceiros, é cada mais frequente tendo vindo a assumir, nos últimos anos, uma dimensão e uma importância que a torna crítica para o sucesso da grande maioria dos projetos executados.

13. Gestão das Expetativas dos Interessados (Stakeholders) - Esta  ultima área de conhecimento do PMBOK© foi adicionada na versão 5, tendo nascido do reconhecimento que a importância que gestão das expectativas dos diversos interessados em relação ao resultado e é forma como o projeto é gerido, é um fator de extrema importância para o sucesso do projeto.



Sendo o resultado da separação da área de conhecimento Gestão da Comunicação em duas áreas de conhecimento distintas: 1) Comunicação do estado do projeto aos interessados; 2) Gestão das expectativas desses mesmos interessados é também o reconhecimento de que gerir as expetativas de pessoas ou grupos de pessoas não se limita à as atividades próprias dos processos de comunicação. (ver mais informação sobre a Gestão das Expetativas dos Interessados).

Artigo atualizado em Junho de 2014

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