Gerir os Custos no PMBOK

A gestão do custos do projeto inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controlo dos custos, que modo a que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. Na área de conhecimento gerir os custos do projeto o PMBOK inclui quatro processos, três usados durante a fase de planeamento do projeto (7.1 Planear a Gestão dos Custos de Projeto, 7.2 Estimar os Custos do Projeto e 7.3 Criar o Orçamento do Projeto) e um processo a ser usado no âmbito da monitorização e controlo (7.4 Controlar os Custos do Projeto).

Vejamos com com um pouco mais de detalhe cada um destes processos:

7.1 Planear a Gestão dos Custos do Projeto - É o processo em que se define a forma como os custos do projeto irão ser planeados, geridos, executados e controlados. Definir a forma consiste em estabelecer as políticas, os processos, e a documentação que é necessária e que suportará todos os processos de gestão dos custos do projeto. É aqui que se define, por exemplo, quem tem autoridade para aprovar aumentos de custos (políticas), qual o procedimento que deve ser seguido para ver aprovado um aumento de custos (processos), e qual a documentação que deve ser guardada para memória futura.




7.2 Estimar os Custos do Projeto – É o processo de criação de uma estimativa de custo monetário para os recursos necessários em cada uma das atividades do projeto. As estimativas de custo devem ser refinadas no decurso do projeto de forma a refletir detalhes adicionais que entretanto se tornaram disponíveis. A precisão da estimativa aumentará é medida que o projeto progride no seu ciclo de vida.

Leia aqui a descrição detalhada do processo para Estimar os Custos do Projeto

Devem ser estimados os custos para todas as categorias de recursos envolvidos. Isso inclui, mas não se limita a, mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações. Habitualmente os custos de um projeto agrupam-se em 2 categorias (Custos fixos e variáveis) e 2 subcategorias (Custos Diretos e Indiretos):

• Custos Fixos – São essencialmente custos de infraestrutura, são necessários para permitir a realização do projeto e são mais ou menos estáveis durante todo o ciclo de vida do projeto (Exemplo custos com aluguer, limpeza e conservação de instalações, determinados custos salariais, custos com aluguer de equipamentos);
• Custos Variáveis – Custos que dependem da intensidade do trabalho e do volume de recursos envolvidos (Exemplo, consumos com energia, água e outras matérias primas);
• Custos Diretos – São os custos que podem ser individualizados e diretamente atribuídos aos trabalhos efetuados. (Exemplos, Formação, Viagens e deslocações da equipa de projeto, custos das matérias primas consumidas pelo projeto);
• Custos Indiretos – São os custos que não se podem ser atribuídos diretamente a cada tipo de bem ou função de custo no momento de sua ocorrência. São atribuídos ao projeto com base em critérios predeterminados. (Exemplo, Custo com taxas e impostos, Serviços de suporte administrativos, etc.).

Quando o projeto é realizado no âmbito de um contrato com terceiros deve ter-se o cuidado de distinguir o que são estimativas de custo e o que é o preço contratado. A estimativa de custos está relacionada com a elaboração de uma avaliação quantitativa em relação ao custo suportado pela organização para, no âmbito do projeto em causa, criar o produto ou serviço.

Já o preço é uma decisão de negócio e está sobretudo relacionado com a determinação do valor que organização executante cobrará pelo produto ou serviço. Para esta determinação do valor a cobrar o custo é uma variável entre outras.

 

7.3 Criar o Orçamento do Projeto – É o processo de agregação dos custos estimados para as atividades individuais ou para os pacotes de trabalho, de forma a criar uma linha base de custos autorizados.

A criação do orçamento do projeto é um processo de agregação do particular para o geral “bottom-up” o qual passa, não só pela agregação dos custos, mas também pela distribuição dos mesmos ao longo da duração das atividades, de forma a determinar quanto deve ser gasto a qualquer momento (linha base de custos), garantindo o adequado financiamento.
 

Leia aqui a descrição detalhada do processo para Criar o Orçamento do Projeto

7.4 Controlar os Custos do Projeto – É o processo de monitorização da execução do projeto com o objetivo de manter o orçamento atualizado e de gerir as alterações feitas na linha base de custos.

Um correto controlo de custos exige que o gestor de projeto analise regularmente, e de forma continuada, o desempenho de custos. Um bom controlo de custos está igualmente dependente da qualidade das estimativas de custo efetuadas. O sucesso do controlo de custos do projeto depende de múltiplos fatores dos quais alguns dos mais importantes são:

• As estimativas de custos devem ser agressivas mas realistas;
• O gestor de projeto deve monitorizar frequentemente os custos reais e o desempenho do trabalho realizado;
• O orçamento do projeto deve incluir uma reserva de contingência;
• Se, durante a execução do projeto se observar que determinado pacote de trabalho excedeu o seu orçamento previsto, ou que o valor do trabalho realizado não está de acordo com o previsto, devem ser tomadas de imediato as necessárias ações corretivas;
• Para além da monitorização dos custos o gestor de projeto deve preocupar-se com os fluxos de caixa, garantindo que dispõe sempre de recursos para fazer face às necessidades.

 

Leia aqui a descrição detalhada do processo para Controlar os Custos do Projeto

Artigo atualizado em Nov-2014 para incluir as alterações introduzidas no PMBOK v5.


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