PMBOK: 4.1 Criar Documento de Inicio do Projeto (Project Charter)
Como o próprio nome indica o Documento de Inicio do Projeto (Project Charter) é o primeiro documento formal de qualquer projeto. Depois de aprovado e assinado por um gestor sénior (habitualmente o patrocinador /sponsor do projeto), ele constitui o reconhecimento formal de que determinado projeto existe e tem um gestor nomeado o qual está autorizado a consumir um montante determinado de recursos da organização.
Depois de assinado o Documento de Inicio do Projeto deve ser distribuído a todos os principais intervenientes, ficando disponível para consulta no sistema de suporte documental do projeto.
A criação do Documento de Inicio do Projeto exige a recolha e síntese de muita informação, relacionado com a definição dos requisitos iniciais de custo e de recursos para o projeto, uma vez que este documento serve de base a todas as subsequentes atividades de planeamento e controlo.
Se o projeto está a ser desenvolvido no âmbito de uma relação contratual, então o Documento Inicial do Projeto pode e deve ser esse contrato.
Alternativamente, depois de conhecer os objetivos e os entregáveis do projeto[1] o gestor do projeto deve identificar o tipo de recursos que irão ser necessários para completar o projeto.
Alternativamente, depois de conhecer os objetivos e os entregáveis do projeto[1] o gestor do projeto deve identificar o tipo de recursos que irão ser necessários para completar o projeto.
Esses recursos variam de projeto para projeto, mas têm algumas características em comum. Todos os projetos necessitam de pessoas, materiais, equipamentos, espaço no escritório, condições de comunicações, subcontractos, etc. Alguns podem parecer triviais, mas é importante que, desde o início do projeto, se considere o impacto que a sua utilização no projeto terá para a organização.
Das diferentes categorias de recursos referidas anteriormente aquela que precisa de um maior grau de atenção e detalhe diz respeito aos recursos humanos que irão ser utilizados. Avaliar se o projeto necessita de pessoas com determinado perfil de conhecimento e se essas pessoas estão disponíveis na organização ou se necessitam ser contratadas no exterior, e avaliar se o projeto necessita de pessoas de outros departamentos da organização e começar a preparar os processos internos que possibilitarão que essas pessoas trabalhem no projeto, são duas tarefas importantes que permitirão criar, num dos capítulos do Documento de Inicio do Projeto, uma descrição sucinta dos recursos e responsabilidades que irão ser necessários.
Feita essa primeira identificação de recursos estamos em condições de definir o orçamento inicial do projeto. A definição antecipada de um orçamento para o projeto é fundamental para que durante a execução os custos possam ser atribuídos às diferentes rubricas orçamentadas.
Frequentemente o orçamento do projeto é desenvolvido pela área financeira da organização e funciona, para o gestor do projeto, como um dado. No entanto, quando é o PM a ter de elaborar o orçamento, deve recorrer a fontes de informação que lhe permitam criar um orçamento credível e ajustado à realidade do projeto.
Essas fontes são habitualmente a informação relativa a projetos semelhantes anteriores e conhecimento de peritos.
Em termos gerais o Orçamento do Projeto deve ser dividido em três grandes áreas de custos:
Custo com Recursos Humanos – Qualquer projeto que seja intensivo em trabalho, ou necessite de capacidades e conhecimento altamente especializado, terá custos com recursos humanos muito elevados;
Custo com Recursos do Projeto – Engloba os custos específicos e directamente relacionados com o projeto. Podem ser despesas de viagens, comunicações de longa distância, subcontratação de recursos especializados, comissões pagas a fornecedores, compras de equipamento, hardware, software, etc.
Custo Administrativo – Engloba custos em que o projeto incorre mas que não são específicos do projeto. Incluem-se aqui os custos de ocupação do espaço durante o decorrer do projeto, suporte administrativo e outras despesas gerais.
O processo 4.1 Criar o Documento de Inicio do Projeto (Charter) tem, de acordo com o PMBOK v5 o seguinte diagrama de fluxo de dados.
O processo 4.1 Criar o Documento de Inicio do Projeto (Charter) tem, de acordo com o PMBOK v5 o seguinte diagrama de fluxo de dados.
Ao qual corresponde o seguinte mapa de Entradas, Técnicas e Resultados:
Entradas
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Ferramentas e Técnicas
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Resultados
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Business Case do Projeto
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Contrato
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Para mais informação sobre como fazer o documento de inicio do projeto comece por ler o artigo Como Fazer - O Documento de Inicio do Projeto. Depois leia o artigo que explica o que é a Declaração do Trabalho do Projeto e por fim os três artigos que discutem fatores importantes relacionados com o conceito de sucesso do projeto: Como Medir o Sucesso do Projeto; Critérios Para Avaliar o Sucesso do Projeto; Porque é Que a Gestão de Interessados (Stakeholders) é Fundamental para o Sucesso do Projeto.
Post Atualizado em 10 de Junho de 2018
[1] No decurso do processo de seleção, os diversos projetos potenciais são analisados com base numa perspetiva de custo / benefício. Um processo de seleção devidamente estruturado e consistente é importante para que o gestor do projeto selecionado conheça, com algum grau de detalhe, quais os objetivos e os entregáveis que o projeto visa criar. Esses entregáveis serão posteriormente detalhados durante a fase de planeamento do projeto.
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