PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Opinião Especializada
Consiste na recolha e avaliação com base nas opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, habilidade, experiência ou conhecimento especializado e está disponível a partir de diversas fontes:
- Outras unidades/setores dentro da organização
- Consultores
- Partes interessadas (stakeholders)
- Associações profissionais e técnicas
- Grupos industriais e académicos
- Especialistas
- Escritório de projetos (PMO)
Apesar de numerosos estudos referirem que a maior parte dos peritos inquiridos para recolha das suas opiniões se baseiam essencialmente nas suas memórias pessoais, uma utilização eficiente desta técnica passa igualmente pela disponibilidade de informação histórica, relevante, detalhada e precisa, sobre os projetos passados.
A existência dessa informação histórica, guardada em bases de dados especialmente destinadas para o fim a que se destinam é uma forma de facilitar o acesso ao conhecimento existente na organização.
A recolha de opinião especializada exige o domínio de várias técnicas que, essencialmente tem por objetivo melhor a qualidade da informação recolhida. Para além das entrevistas, questionários e inquéritos as duas técnicas mais usadas são:
Técnica Nominal de Grupo: É uma técnica que fomenta a discussão entre peritos permitindo a resolução em grupo de problemas complexos e a tomada de decisões. A caraterística fundamental da T.N.G. é o facto de os elementos do grupo, apesar de frente a frente em reunião, apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente. Após a identificação e apresentação do problema pelo líder do grupo, a sequência do processo de tomada de decisão é a seguinte: 1) Cada elemento escreve de forma independente as suas ideias sobre o problema; 2) No fim cada elemento apresenta a sua opinião que é escrita no quadro; 3) Inicia-se a discussão; 4) Volta-se ao ponto 1.
Sobre T.N.G. aceda aqui para consultar mais informação.
Técnica Delphi: É uma técnica não interativa (em que o grupo não se reúne) mas que funciona por ciclos. Vários especialistas individualmente dão estimativas sobre determinado assunto de forma anónima Um facilitador no final de cada ciclo fornece a todos um sumário das estimativas feitas e das razões; Com base nessa informação os especialistas refazem as suas estimativas. Ao fim de um determinado número de ciclos as estimativas de cada um deverão ser praticamente iguais.
Sobre Técnica Delphi aceda aqui para consultar mais informação.
As principais vantagens e desvantagens que geralmente se apontam a esta ferramenta / técnica de gestão de projetos são as seguintes:
- Vantagens:
- Utilização da experiência passada (lições aprendidas);
- Adaptabilidade a condições excecionais e complexas;
- Se dispusermos dos especialistas adequados é uma técnica rápida e bastante precisa.
- Desvantagens:
- Pouca objetividade;
- Sujeita a preconceitos e desvios motivados por influências;
- Decisão com base em dados incompletos e visão parcelar do problema.
Durante o desenvolvimento do processo 4.2 Desenvolver o Plano de Gestão do Projeto, a opinião Especializada é usada para desenvolver detalhes técnicos e de gestão que serão incluídos no plano de gestão do projeto, nomeadamente:
- Adequar o processo às necessidades do projeto;
- Desenvolver detalhes técnicos e de gestão (recolha de requisitos) para serem incluídos no Plano de Gestão do Projeto;
- Determinar recursos e níveis de habilidades necessárias para executar o trabalho do projeto;
- Determinar o nível de gestão de configuração a ser usado no projeto;
- Determinar quais documentos do projeto estarão sujeitos ao processo formal de Controlo de Alterações.
Essa opinião especializada é aplicada a todo o detalhe técnico e de gestão durante esse processo. Essa competência é fornecida pelo gestor de projeto e pela sua equipa de gestão através de formação ou conhecimento especializado, podendo igualmente recorrer-se a fontes adicionais de conhecimento como sejam:
- Outras unidades dentro da organização;
- Consultores externos;
- Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores, e;
- Associações profissionais e técnicas.
Durante o desenvolvimento do processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações, a opinião especializada é usada pelo comité de controlo de alterações do qual fazem parte elementos da equipa de projeto e outras partes interessadas e aplicada a quaisquer detalhes técnicos e de gestão. Para além disso essa opinião especializada pode ser proveniente de fontes externas ao comité de controlo de alterações, como sejam:
- Consultores;
- Partes Interessadas, inclusive clientes e patrocinadores;
- Associações profissionais e técnicas;
- Setores económicos;
- Especialistas no assunto, e;
- Escritório de projetos (PMO).
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