PMBOK: 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações

Não sendo frequente, exceto em casos muito específicos, nem em certa medida desejável que a fase de execução do projeto decorra exatamente conforme o planeado (isso impediria o projeto de incluir na sua execução do conhecimento adquirido ao longo da execução e impediria qualquer ação de correção de potenciais desvios), é necessário que exista um processo que, de forma integrada, tenha como objetivo avaliar, aprovar e controlar as alterações propostas independentemente do seu tipo (âmbito, custo, duração).

O principal objetivo do processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações é o de analisar os pedidos de alteração aos planos do projeto, decidir as que devem ser aprovadas e gerir o efeito da implementação dessas alterações nos entregáveis do projeto, nos ativos dos processos da organização, nos documentos do projeto, e no plano de gestão do projeto.

No PMBOK 4 existem quinze processos que têm como um dos seus resultado pedidos de alterações aos planos do projeto. Todos esses pedidos de alteração são entradas do processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações.

Todas as mudanças solicitadas e documentadas precisam ser aceitas ou rejeitadas por uma autoridade dentro da equipe de gestão do projeto ou por uma organização externa que represente o iniciador do pedido de alteração, o patrocinador e o cliente do projeto.

Na generalidade dos projetos essa autoridade tem o nome de Comité de Controlo das Alterações. Este Comité assume uma estrutura mais ou menos complexa e formal de acordo com a dimensão, complexidade e importância do projeto.

Projetos de grande dimensão devem ser mais cuidadosos com o processo de gestão de alterações.

As alterações não acontecem sempre de forma ordenada. Em muitos casos pode ser difícil compreender a natureza e as várias vertentes do impacto que uma determinada alteração produzirá na execução e nos resultados do projeto. Por exemplo um pedido de alteração que de início pode parecer de menor importância pode no final resultar numa alteração do âmbito do projeto. Essa alteração de âmbito pode obrigar a um pedido para aumentar o orçamento ou a duração do projeto ou pode significar alterações na tipologia dos recursos do projeto afetando os contratos estabelecidos com fornecedores externos. 

O gestor do projeto necessita compreender em detalhe a natureza de todas as alterações que são pedidas e os diversos impactos que essas alterações terão no projeto.
 

O principal resultado do processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações é Atualização do Estado dos Pedidos de Alteração, refletindo o fato de todas as alterações propostas deverem ser aceites ou rejeitadas. Tanto as alterações aprovadas como as rejeitadas podem ter implicações no Plano de Gestão de Projeto e nos restantes Documentos de Projeto obrigando à sua alteração.

Um pedido de alteração aprovado pode ser entrada em um ou vários de três processos: Dirigir e Gerir a Execução do Projeto, Executar o Controlo de Qualidade, e Administrar Aquisições.

O objetivo do processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações é o de permitir ao gestor de projeto a obtenção desse conhecimento, incluindo as seguintes atividades:

• Assegurar que o projeto dispõe de linhas base (âmbito / escopo; calendário; orçamento; etc.) de forma a facilitar a deteção de desvios;
• Analisar as causas do desvio de forma a avaliar se as mesmas podem ser eliminadas. Por exemplo, um volume elevado de pedidos de alteração relacionados com o âmbito / escopo do projeto, deve levar o gestor de projeto a questionar-se sobre a qualidade do levantamento de requisitos que foi realizado;
• Assegurar que só os pedidos de alteração autorizados pelo Comité de Controlo das Alterações são realizados;
• Assegurar que o projeto dispõe de um processo de gestão de alterações adequado á dimensão e complexidade do projeto e que trata os pedidos de alteração de forma diferenciada de acordo com a dimensão potencial do impacto que a alteração terá no projeto. O processo de avaliação e aprovação da alteração deve ter um grau de formalidade proporcional ao potencial impacto que a alteração terá no projeto. Tratar todas as alterações de forma idêntica pode constituir um peso administrativo com impacto negativo na execução do projeto;
• Assegurar que toda a equipa de projeto, incluindo o cliente, compreende o processo de gestão de alterações em uso no projeto e que seguem esse processo;
• Assegurar que a documentação apropriada relacionada com cada pedido de alteração é criada e guardada para evidência futura;
• Compreender os diversos tipos de impacto que as alterações terão no projeto garantindo as necessárias atualizações nos documentos do projeto;
• Assegurar que o processo dispõe da estrutura adequada para a gestão dos pedidos de alterações do projeto. Isso inclui dispor de pessoas com capacidade e conhecimentos necessários para avaliar os pedidos de alteração e aceitar ou rejeitar a sua implementação;
• Assegurar que todos os pedidos de alteração passam pelo processo de gestão de alterações e são adequadamente tratados e concluídos;
• Assegurar que todas as alterações e respetivos impactos são comunicados às partes interessadas relevantes.

O Plano de Gestão do Projeto, a Declaração do Âmbito / Escopo do Projeto e outros entregáveis necessitam ser mantidos atualizados através da gestão contínua e cuidadosa das alterações, para que só sejam aprovadas as alterações benéficas (sendo que o beneficio para o projeto deve sempre ser avaliado do ponto de vista do cliente) para o projeto e que, uma vez autorizada uma determinada alteração a mesma seja incorporada nos planos do projeto através da alteração das diversas linhas-base de controlo.

O processo 4.5 Realizar o Controlo Integrado das Alterações inclui as seguintes atividades de gestão das alterações:

• Influenciar os fatores que tentam evitar o controlo integrado de mudanças para que somente mudanças aprovadas sejam implementadas;
• Rever, analisar e aprovar em tempo útil os pedidos de alterações. Um processo de decisão lento pode afetar negativamente o tempo, custo ou viabilidade de uma alteração;
• Rever, aprovar ou rejeitar todas as ações corretivas recomendadas;
• Gerir a execução das alterações aprovadas;
• Manter a integridade das linhas de base do projeto;
• Coordenar as alterações;
• Documentar o impacto completo dos pedidos de alterações.

Um Sistema de Gestão de Configuração com controlo integrado de alterações fornece uma maneira padronizada, eficaz e eficiente de gerir, de maneira centralizada, as alterações e linhas de base aprovadas no contexto de um determinado projeto.

O Controlo de Configuração é focado na especificação das entregas e dos processos, enquanto o controlo de alterações é focado na identificação, documentação e controle de mudanças e as linhas de base do produto. A aplicação do sistema de gestão em todo o projeto, incluindo processos de controlo de alterações, alcança três objetivos principais:

• Estabelece um método evolutivo para identificar e solicitar alteração nas linhas de base estabelecidas no projeto e avaliar o valor e eficácia dessas alterações;
• Proporciona oportunidade de validar e melhorar continuamente o projeto considerando o impacto de cada alteração proposta;
• Fornece à equipa de gestão do projeto o mecanismo para comunicar consistentemente às partes interessadas relevantes, todas as alterações aprovadas e rejeitadas às partes interessadas.

A figura abaixo ilustra as entradas, ferramentas e Técnicas e Resultados do processo 4.5 Realizar o Controle Integrado das Alterações.
 

• Entradas
• Plano de Gestão do Projeto
• Informações sobre o Desempenho do Trabalho
• Pedidos de Alteração
• Fatores Ambientais da Organização
• Ativos de Processos Organizacionais
• Ferramentas e Técnicas
• Opinião Especializada
• Reunião de Controlo de Alterações
• Resultados
• Pedido de Alteração (Atualização do estado do pedido)
• Plano de Gestão do projeto (Atualização)
• Documentos do Projeto (Atualização)