Gerir as Aquisições no PMBOK

A área de conhecimento Gestão das Aquisições do Projeto inclui os processos relacionados com a negociação e compra dos produtos e serviços a fornecedores externos e subcontratados.

O PMBOK 5 apresenta estes processos do ponto de vista do comprador. O objetivo dos processos incluídos na área de conhecimento Gestão das Aquisições do Projeto é o de planear, contratar e administrar a compra de bens e serviços a fornecedores externos à organização, bem como a subcontratação de recursos, necessários ao projeto e que podem não estar disponíveis internamente.
 

Gerir projetos que recorrem intensivamente a recursos e outros fatores que são fornecidos por terceiros, tem vindo a assumir nos últimos anos, uma dimensão e uma importância que a torna um fator crítico de sucesso. Tal faz com que as questões contratuais e os demais aspetos relacionados com a especificidade da gestão desse tipo de relacionamentos, assumam uma importância preponderante no conjunto dos processos de gestão de projetos.

Quando, no âmbito de um projeto, falamos de aquisições externas de produtos ou serviços, estamos a falar de duas áreas fundamentais e que se encontram estreitamente interligadas. Em primeiro lugar aquilo que em inglês se designa por “Procurement” e que em português se pode traduzir por aquisição. Está área inclui todas as atividades de relacionadas com:
  • Decisão de “Comprar” ou “Fazer internamente” (na qual se inclui a pesquisa de mercado necessária à procura e seleção de potenciais fornecedores);
  • Elaborar o documento de solicitação (Caderno de Encargos / Request for Proposal);
  • Receber e analisar as respostas dos fornecedores;
  • Negociar as caraterísticas do produto ou serviço com os fornecedores.
Em segundo lugar as atividades relacionadas com a elaboração, gestão e fecho do contrato:
  • Definir o tipo de contrato mais adequado;
  • Criar o contrato;
  • Negociar e acordar o contrato com o fornecedor;
  • Adjudicar o produto ou serviço ao fornecedor escolhido (Assinar o contrato);
  • Gerir a execução do contrato
  • Aceitar o produto ou serviço e Fechar o contrato.
Num projeto que estamos a vender a terceiros e para o qual contratamos serviços ou produtos a entidades exteriores à nossa organização o sucesso depende em grande medida do tipo de contrato que assinamos entre as diversas partes. Como entidade intermédia do processo é determinante conseguir o adequado equilíbrio contratual e de risco entre o que fornecemos e o que compramos.

No PMBOK 5, a área de conhecimento Gestão das Aquisições do Projeto é transversal ao projeto incluindo 4 processos. À exceção da fase Iniciar o Projeto, todas as outras 4 fases (Planear, Executar, Monitorar e Controlar, Fechar) incluem 1 processo pertencente à área de conhecimento Gestão das Aquisições do Projeto.

Apresentamos a seguir uma breve descrição de cada um dos processos incluídos na área de conhecimento Gestão das Aquisições do Projeto:

12.1 Planear as Aquisições do Projeto – Planear as Aquisições é o processo de documentação das decisões de compras do projeto nas quais se incluem a identificação das necessidades do projeto que podem, ou devem, ser atendidas com recurso à aquisição externa e a identificação dos potenciais fornecedores.

Para a identificação de potenciais fornecedores é necessário ter em conta não só as caraterísticas, funcionais e não funcionais, do produto ou serviço que pretendemos adquirir, mas também o risco do fornecedor e a estratégia de aquisições delineada – se pretendemos um fornecedor por razões meramente táticas e conjunturais ou se desejamos estabelecer uma parceria para o futuro.

Para além disso o planeamento das aquisições deve incluir a definição de quem é o responsável por obter ou controlar todas as autorizações e licenças profissionais relevantes bem como as regulamentações e políticas organizacionais relevantes.

PMBOK v5: 12.1 – Planear a Gestão das Aquisições do Projeto

 
12.2 Realizar as Aquisições do Projeto – É o processo de elaboração e envio do caderno de encargos aos fornecedores selecionados, obtenção e análise das respostas; negociação com os fornecedores; seleção do fornecedor e adjudicação do contrato para a prestação do produto ou serviço pretendido.

Habitualmente o processo de seleção é efetuado de forma iterativa, com duas ou três iterações (eliminatórias) em que a lista de potenciais fornecedores vai sendo reduzida até à seleção do fornecedor final. Este processo iterativo é eficiente em termos de recursos – não desperdiçamos tempo a aprofundar avaliações de fornecedores que não cumpram requisitos básicos – e permite ir incorporando o conhecimento obtido nas fases subsequentes de negociação.

Para que o processo de seleção do fornecedor seja transparente e gerido eficientemente é importante que as regras de seleção sejam objetivas, devendo o processo estar explicado no respetivo caderno de encargos.
 
12.3 Administrar as Aquisições do Projeto – É o processo de gestão das relações de aquisição e de monitorização do desempenho do contrato, de fazer as alterações necessárias. Sendo um contrato um acordo estabelecido entre duas ou mais partes ele reflete uma situação de equilíbrio em que os interesses das partes são coincidentes. Se o contrato for equilibrado todas as partes envolvidas tem interesse no seu cumprimento. Do ponto de vista do comprador o processo de administração das aquisições garante que o desempenho do fornecedor cumpre com os termos da aquisição.

12.4 Encerrar as Aquisições do Projeto – É o processo de finalização de cada uma das aquisições do projeto. Envolve a aceitação do produto ou serviço contratado, os pagamentos e o termino de todos os contratos celebrados no âmbito de determinado projeto.

Bons Projetos

Grp2ALL

Atualizado em Maio de 2016 

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