Processos de Inicio no PMBOK
O início do projeto consiste na formalização do reconhecimento da necessidade do projeto e da respetiva afetação de recursos.
As organizações existem para gerar lucro ou para servir o público. Para se manterem competitivas, as organizações devem avaliar a sua concorrência e os seus clientes, procurando sistematicamente novas formas de negócio e processos mais eficientes de atuar, de forma a conseguirem ser as preferidas dos seus clientes.
Os projetos são o veículo ideal para converter as novas ideias em ações concretas, pelo que o ciclo de vida do produto e de projeto encontram-se interligados.
Habitualmente é referido que os projetos são iniciados devido a 6 tipos distintos de necessidades:
1. Necessidade de mercado – Quando por exemplo um produtor de produtos láteos se apercebe que existe uma crescente procura por produtos com pouca gordura e baixo teor de sal. Ele olha para a sua oferta deste tipo de produtos e pode decidir dar início a um projeto para alargar o seu portfólio de produtos com estas características, ou pode considerar que tem os produtos necessários para fazer face a esse segmento de mercado, mas que necessita de adequar as linhas de produção ao aumento potencial da procura.
2. Necessidade de negócio – Quando por exemplo no seguimento dos resultados de um inquérito à satisfação dos clientes a organização detecta que necessita de reformular o seu centro de atendimento a clientes de forma a diminuir o tempo de espera e reduzir para 5% a desistência nas tentativas de contato.
3. Solicitação dos clientes – Os clientes podem ser externos ou internos à organização. Tipicamente este tipo de projetos inicia-se quando a organização estabelece um contrato com um cliente que para poder ser executado exige algum tipo de alteração interna. Por exemplo, se a sua empresa fornece serviços de manutenção de hardware. A obtenção de um contrato de manutenção com um grande cliente pode exigir um alargamento das suas instalações de forma a poder responder, dentro dos níveis de serviço contratados, ao fluxo esperado de equipamentos para reparar.
4. Avanço tecnológico – Alterações tecnológicas, por exemplo o êxito crescente dos PDAs, levará as empresas de desenvolvimento de aplicações informáticas a alterar o seu perfil de conhecimento e os seus produtos. No caso do sistema bancário português, o êxito dos PDA’s e dos Smartphones tem levado todos os bancos a desenvolverem aplicações de internet banking especificas para estas plataformas.
5. Requisito Legal – Alterações nos requisitos legais são cada vez mais frequentes e em certos sectores de atividade muito regulamentados representam uma fatia importante dos projetos em curso. A adequação dos processos de faturação e da contabilidade a normas europeias ou as questões relacionadas com as exigências de qualidade alimentar e de informação ao consumidor são exemplos de áreas em que os requisitos legais têm evoluído rapidamente.
6. Necessidade Social – A ultima causa referenciada pelo PMI para dar início a um projeto está relacionada com a emergência de necessidades sociais. Por exemplo o perigo de um surto de gripe relacionado com um vírus mais agressivo que o habitual levou os governos europeus a preparar um plano maciço de vacinação.
Na prática esses seis tipos distintos de necessidades podem agrupar-se em 3 tipos distintos de motivações:
Ganhar dinheiro – Estão habitualmente relacionadas com o exterior da organização e são projetos que visam a captação de novos segmentos de clientes ou o aumento da rentabilidade por cliente, respondendo a necessidades de mercado ou a ações de natureza estratégica identificadas no âmbito do plano de negócios da organização.
Poupar dinheiro – Decorrem da permanente necessidade de melhorias da eficiência dos processos produtivos, podem ter como objetivo a restruturação de processos internos ou melhorias ao nível da cadeia de valor da organização.
Motivações externas – São essencialmente motivações decorrentes de alterações nas normas, regulamentos e outros requisitos legais aos quais a organização está submetida. Incluem-se neste âmbito projetos para a obtenção de certificações de qualidade e projetos para responder a legislação específica como seja, por exemplo, a resposta a necessidades decorrentes da adaptação aos critérios de Basileia relativos à adequação da estrutura de capitais e liquidez do sistema bancário.
Orientadas para dois tipos diferentes de clientes:
Clientes internos. São geralmente projetos orientados à eficiência e à redução de custos. São à partida menos arriscados, na medida em que é mais fácil uma percepção correta das necessidades do cliente e todos os processos de comunicação e relacionamento são bastante mais simples. Contudo, se encarados numa estrita óptica de curto prazo, podem ter impactos indesejáveis que raramente são devidamente equacionados (as vantagens ou a percepção imediata da vantagem, tendem a ofuscar os potenciais perigos futuros).
Clientes externos. Por contraponto os projetos orientados aos clientes externos são essencialmente projetos que visam ganhar dinheiro, quer através da obtenção de uma vantagem competitiva direta ou do aumento do resultado das vendas e dos lucros. Pela natureza do cliente em causa, e pela maior exposição da organização em caso de falha, são projetos arriscados e para os quais é necessária atenção especial.
Talvez porque a seleção de determinado projeto e a formalização do seu início são atividades às quais, na grande maioria das vezes o gestor de projeto é alheio, o PMBOK tem vindo a reduzir os processos incluídos nesta fase do projeto.
Na versão atual do PMBOK, a fase de início do projeto conta com dois processos os quais irão ser detalhados em próximos artigos:
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