Gestão de Projetos: O que São as Lições Aprendidas?
Todos os que lidam com projetos conhecem a expressão Lições Aprendidas e apesar disso, se perguntarem a essas pessoas o que são de facto Lições Aprendidas, a maioria delas limitar-se-á a responder: - É aquilo que aprendemos com cada um dos projetos. E alguns, poucos, acrescentarão: - E que deve ser deixado como conhecimento que possibilite uma melhor gestão em projetos futuros.
E se às mesmas pessoas perguntarem: - Dos projetos em que participaram, de quantos foram retiradas, e devidamente documentadas, as respetivas lições aprendidas? A resposta será, quase invariavelmente: - Poucos. Muito poucos.
A ideia generalizada á a de que as lições aprendidas é o legado que a equipa de projeto deixa aos que lhe sucedem. Na ótica do PMBOK as lições aprendidas são de facto o conhecimento sobre gestão de projetos que fica no final de cada projeto, ou fase de projeto, e que permite às organizações ir melhorando de forma progressiva a forma como são geridos os projetos que executam.
Ao longo de cada projeto, as pessoas aprendem coisas que as ajudam a fazer melhor na próxima vez. Esse conhecimento pode ficar com quem o obtém. As teorias do conhecimento costumam designa-lo por conhecimento tácito, que pertence a quem o detém e que muitas vezes quem o detém não sabe explicar, em contraponto com o conhecimento explicito, isto é, aquele conhecimento que está devidamente documentado e que, dessa forma, pode ser transmitido e reutilizado por terceiros.
O conhecimento tácito é um conhecimento pessoal que aproveita a quem o detém. O conhecimento explicito é um conhecimento que está disponível para ser usado por outros. Transformar conhecimento tácito em conhecimento explicito é uma atividade complexa e dependente da vontade e da disponibilidade de quem detém o conhecimento original.
Ao longo de cada projeto, as pessoas aprendem coisas que as ajudam a fazer melhor na próxima vez. Esse conhecimento pode ficar com quem o obtém. As teorias do conhecimento costumam designa-lo por conhecimento tácito, que pertence a quem o detém e que muitas vezes quem o detém não sabe explicar, em contraponto com o conhecimento explicito, isto é, aquele conhecimento que está devidamente documentado e que, dessa forma, pode ser transmitido e reutilizado por terceiros.
O conhecimento tácito é um conhecimento pessoal que aproveita a quem o detém. O conhecimento explicito é um conhecimento que está disponível para ser usado por outros. Transformar conhecimento tácito em conhecimento explicito é uma atividade complexa e dependente da vontade e da disponibilidade de quem detém o conhecimento original.
"As lições aprendidas permitem ás organizações melhorar a forma como são geridos os projetos que executam"
Porque é Difícil Retirar Lições Aprendidas dos Nossos Projetos?
No mundo ideal das metodologias, todos deveríamos querer deixar algo aos nossos pares e às organizações em que trabalhamos, e por isso as lições aprendidas de cada um dos nossos projetos deveriam ser uma atividade normal de “give back” (dar aos outros um pouco daquilo que recebemos) mas, infelizmente, isso está muito longe da realidade. Conhecimento é poder, e muita gente prefere guardar para si o que sabe, considerando que com isso guardam vantagem em relação aos que com ele trabalham.
Mas o aspeto que mais dificulta a recolha das lições aprendidas no contexto das metodologias tradicionais de gestão de projeto como o PMBOK é a confusão que existe entre grupos de processo e ciclos de vida de projeto (ver aqui um artigo que escrevemos sobre isso).
Essa confusão faz com que a maioria dos gestores de projeto considere que as lições aprendidas á algo que se faz no final do projeto. Acontece que, no final do projeto, os incentivos para nos “esquecermos” das lições aprendidas são muitos e variados, a saber:
- As lições aprendidas que se retirarem não são uteis para o projeto que está a terminar, pelo que a equipa de projeto as vê essencialmente como trabalho que estão a fazer para outros;
- No final do projeto a equipa está cansada e desejosa de fechar o projeto. A ultima coisa que querem é ter de pensar no que fizeram e criar diretivas para o futuro;
- Os projetos são longos, stressantes, por vezes, confusos. Guardar as lições aprendidas para o fim do projeto o mais provável é que nos esqueçamos daquelas que de facto fazem a diferença e nos limitemos a elencar generalidades sem utilidade efetiva.
Como Melhorar as Lições Aprendidas que Retiramos dos Projetos?
Conseguir retirar boas lições dos nossos projetos passa por arranjarmos maneira de contrariar os “incentivos para nos esquecermos” mencionados anteriormente. Fazer isso não é fácil, mas também não é muito difícil desde que se tenha a noção de quais os problemas que enfrentamos, e vontade de os ultrapassar. Senão vejamos:
Se um dos problemas das lições aprendidas é as pessoas acharem que nas metodologias tradicionais elas são algo que só é útil nos projetos futuros, o que temos a fazer é alterar essa situação fazendo com que o que vamos aprendendo ao longo do projeto seja útil, e aplicável, ainda durante o projeto.
Como se faz isso? Bom, por um lado é já isso que o PMBOK diz mas para o compreender é necessário não confundir o conceito de grupo de projeto com o conceito de ciclo de vida e ter presente que as lições aprendidas são um dos resultados do processo 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase e que, como o próprio nome do projeto indica os projetos, principalmente os processos de alguma dimensão, podem ser divididos em fases e que, portanto, as lições aprendidas é algo que se extrai no final de cada uma das fases do projeto, e que podem ser usadas nas fases seguintes.
Mesmo que o seu projeto não esteja dividido em fases, nada o impede de marcar reuniões de equipa periódicas (por exemplo em cada uma das atividades marco / milestones do projeto). A essas reuniões pode dar o nome de reuniões de retrospetiva e para elas pode chamar a equipa de projeto e um ou outro interessado do projeto que considere relevante, sendo que o seu objetivo será o de fazer uma retrospetiva critica sobre a forma como o trabalho decorreu e, enquanto os acontecimentos estão frescos na memória de todos, propor formas de melhorar.
Se você está habituado à gestão ágil de projetos, e ao ciclo de vida típico deste tipo de gestão (ver aqui) o conceito de reunião de retrospetiva é-lhe familiar. O que se propõe, para melhorar a forma como as metodologias tradicionais tratam esta questão das lições aprendidas, é a importação desse conceito para o ciclo de vida tradicional da gestão de projetos e, com isso, resolver grande parte das dificuldades que estão presentes nos três fatores que mencionamos como desincentivadores da retirada das lições aprendidas.
De facto, o AGILE inclui no final de cada interação uma reunião de retrospetiva na qual a equipa faz uma autocritica à forma como trabalhou e propõe formas de resolver o que correu menos bem. Esta realidade tão presente no ciclo de vida AGILE de gestão de um projeto faz com que exista uma perceção generalizada de que as lições aprendidas no PMBOK são ensinamentos para o futuro enquanto que no AGILE são ensinamentos para o presente.
Se o conceito por detrás das lições aprendidas nos dois tipos de metodologias for de facto distinto, então isso quer dizer que, apesar de usarmos o mesmo nome, estamos a falar de conceitos diferentes. Na metodologia estruturada estamos a falar de um conceito que visa a transferência de conhecimento do projeto para a organização, e nas metodologias ágeis estamos a falar de um conceito que visa a eficiência operativa do projeto.
Contudo esta distinção é mais uma perceção do que uma realidade uma vez que, conforme explicámos acima, o PMBOK possibilita que se tirem lições aprendidas no decurso do projeto, mas sendo a perceção contraria tão generalizada, isso tem impacto não só na forma como o conceito é operacionalizado, mas também, e talvez, sobretudo, no tipo de lições que são retiradas e na sua utilização prática.
Bons Projetos
Se um dos problemas das lições aprendidas é as pessoas acharem que nas metodologias tradicionais elas são algo que só é útil nos projetos futuros, o que temos a fazer é alterar essa situação fazendo com que o que vamos aprendendo ao longo do projeto seja útil, e aplicável, ainda durante o projeto.
Como se faz isso? Bom, por um lado é já isso que o PMBOK diz mas para o compreender é necessário não confundir o conceito de grupo de projeto com o conceito de ciclo de vida e ter presente que as lições aprendidas são um dos resultados do processo 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase e que, como o próprio nome do projeto indica os projetos, principalmente os processos de alguma dimensão, podem ser divididos em fases e que, portanto, as lições aprendidas é algo que se extrai no final de cada uma das fases do projeto, e que podem ser usadas nas fases seguintes.
Mesmo que o seu projeto não esteja dividido em fases, nada o impede de marcar reuniões de equipa periódicas (por exemplo em cada uma das atividades marco / milestones do projeto). A essas reuniões pode dar o nome de reuniões de retrospetiva e para elas pode chamar a equipa de projeto e um ou outro interessado do projeto que considere relevante, sendo que o seu objetivo será o de fazer uma retrospetiva critica sobre a forma como o trabalho decorreu e, enquanto os acontecimentos estão frescos na memória de todos, propor formas de melhorar.
Se você está habituado à gestão ágil de projetos, e ao ciclo de vida típico deste tipo de gestão (ver aqui) o conceito de reunião de retrospetiva é-lhe familiar. O que se propõe, para melhorar a forma como as metodologias tradicionais tratam esta questão das lições aprendidas, é a importação desse conceito para o ciclo de vida tradicional da gestão de projetos e, com isso, resolver grande parte das dificuldades que estão presentes nos três fatores que mencionamos como desincentivadores da retirada das lições aprendidas.
De facto, o AGILE inclui no final de cada interação uma reunião de retrospetiva na qual a equipa faz uma autocritica à forma como trabalhou e propõe formas de resolver o que correu menos bem. Esta realidade tão presente no ciclo de vida AGILE de gestão de um projeto faz com que exista uma perceção generalizada de que as lições aprendidas no PMBOK são ensinamentos para o futuro enquanto que no AGILE são ensinamentos para o presente.
Se o conceito por detrás das lições aprendidas nos dois tipos de metodologias for de facto distinto, então isso quer dizer que, apesar de usarmos o mesmo nome, estamos a falar de conceitos diferentes. Na metodologia estruturada estamos a falar de um conceito que visa a transferência de conhecimento do projeto para a organização, e nas metodologias ágeis estamos a falar de um conceito que visa a eficiência operativa do projeto.
Contudo esta distinção é mais uma perceção do que uma realidade uma vez que, conforme explicámos acima, o PMBOK possibilita que se tirem lições aprendidas no decurso do projeto, mas sendo a perceção contraria tão generalizada, isso tem impacto não só na forma como o conceito é operacionalizado, mas também, e talvez, sobretudo, no tipo de lições que são retiradas e na sua utilização prática.
Bons Projetos
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