PMBOK v6: 13.4 – Controlar o Envolvimento dos Interessados (Stakeholders)

À semelhança do que acontece com todos os processos, que têm como objetivo controlar algo, o processo do PMBOK relativo ao Controlo do Envolvimento dos Interessados é, essencialmente, um processo que obedece ao ciclo DMAIC o qual é um aprofundamento do ciclo de melhoria de qualidade de Deming – Planear, Fazer, Verificar, Ajustar. 

     
      
O envolvimento das partes interessadas, ao longo de todas as fases do ciclo de vida do projeto, é um fator determinante para o sucesso de qualquer projeto. 

Esse envolvimento foi planeado no âmbito do processo 13.2 – Planear a Gestão de Interessados. O plano será implementado durante a execução do projeto, no decurso do processo do PMBOK 13.3 – Gerir o Envolvimento dos Interessados.

O processo 13.4 – Controlar o Envolvimento dos Interessados é o processo do PMBOK que mede e avalia a qualidade da gestão que está a ser efetuada no que toca ao envolvimento das partes interessadas, isto é, se o plano que foi criado para garantir que todas as partes interessadas no projeto se envolvem no seu planeamento e execução na justa medida das necessidades do projeto está a ter os resultados esperados. Caso isso não esteja a acontecer, é ainda no processo 13.4 – Controlar o Envolvimento dos Interessados que se pensam, selecionam e implementam as medidas que devem ser tomadas para corrigir o que estiver mal. 

Sendo um processo que integra o grupo de processos de monitorização e controlo, o processo 13.4 – Controlar o Envolvimento dos Interessados é um processo que se caracteriza por dispor de vários ciclos de feedback o que lhe permite atualizar os diversos planos do projeto e demais documentos do projeto de acordo com as medidas corretivas que eventualmente sejam necessárias.

Controlar o Envolvimento dos Interessados (Mapa de Processo)

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Para que o processo 13.4 – Controlar o Envolvimento dos Interessados possa ser realizado é necessário que estejam disponíveis o Plano de Gestão do Projeto, o qual inclui todos os planos setoriais e é, por isso, a base para o controle de todo o projeto. Para além disso é necessária a Informação de Desempenho relativa à forma como está a decorrer a gestão do projeto (resultado do processo 4.3 – Orientar e Gerir a Execução do Projeto), e a lista de problemas (Log de Problemas) referenciados no decurso das atividades que integram o processo 13.3 - Gerir o Envolvimento dos Interessados.

Na posse desta informação a equipa de projeto recorre à opinião de peritos tanto internos como externos à equipa de projeto e que, com a sua experiencia e conhecimento conseguem de forma rápida avaliar a situação que lhes é apresentada e propor ações de melhoria ou correção. Outras ferramentas e técnicas usadas neste processo são as reuniões, que podem ser internas á equipa ou incluir a presença de peritos externos e dos interessados ou grupos de interessados relevantes, e a utilização do Sistema de Informação de Gestão da organização como forma de disseminar toda a informação necessária pelos diversos interessados. 

O objetivo do processo 13.4 – Controlar o Envolvimento dos Interessados é o de garantir que o plano de gestão das expectativas dos interessados é corretamente executado e atinge os objetivos para o qual foi criado. Se forem detetados desvios o resultado deste processo é a revisão do plano e dos restantes documentos do projeto que sejam relevantes no contexto em causa. 

Bons Projetos

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