Não Se Deixe Surpreender Pelos Stakeholders do Seu Projeto.

Os interessados (stakeholders) de um projeto, isto é, as pessoas, grupos de pessoas, instituições e organizações, que tem interesse, ou serão afetados, durante e após a conclusão do seu projeto, são um dos fatores que mais fortemente influencia a forma e o sucesso da gestão do projeto, e do correspondente produto ou serviço que dele irá resultar. Por vezes os gestores de projeto não têm conhecimento desta realidade, ou tendo optam por a ignorar, e o resultado é quase sempre fonte de problemas e de instabilidade.

O projeto foi aprovado. Você, o gerente de projeto, tem agora a tarefa de identificar todos os possíveis interessados (Stakeholders) e determinar qual o nível de influencia que cada um deles tem sobre o projeto. A tarefa pode parecer irrealizável, e até, para algumas pessoas com menos experiência em projetos, desnecessária. Mas, identificar os interessados e compreender quais os seus interesses e qual o seu grau de influencia no projeto pode significar a diferença entre o seu sucesso ou o seu fracasso como gerente daquele projeto.

O primeiro passo para identificar os stakeholders do projeto começa com uma pergunta: 

Esse stakeholder terá que ser ativamente envolvido durante o projeto? 

Isto é, precisamos dele para nos dizer quais as funcionalidades do produto ou serviço que iremos criar? Precisamos dele para autorizar ou para facilitar alguma das atividades do projeto? Precisamos dele como um recurso do nosso projeto? 

Ou ele será apenas afetado pelo projeto?

Isto é, o projeto vai obrigar a mudanças na sua forma de trabalhar? Essas mudanças acontecerão no decurso da execução do projeto? Ou essas mudanças irão acontecer depois, quando o produto ou serviço que o projeto irá criar estiver a funcionar na  organização?

A resposta a essa pergunta determinará o nível de interesse e a quantidade de contribuição que o stakeholder tem no projeto.  Um exemplo de um stakeholder que tem de ser envolvido no projeto é o Patrocinador ou Sponsor do projeto - uma vez que é ele que têm a autoridade final e responsabilidade financeira sobre o projeto. Já o exemplo de um stakeholder afetado pelo projeto seria um residente da comunidade onde um novo hospital está sendo construído. Ele não é importante para as atividades relacionadas com o projeto, mas será um eventual utente do resultado do projeto e as suas preocupações podem ter a ver com os serviços que o hospital irá proporcionar, ou com os padrões de tráfego (um afluxo maior de pessoas aquela área) podem ter impacto e obriga-lo a alterar a forma como se desloca diariamente.

 

O próximo passo na identificação das partes interessadas será determinar se elas são uma parte essencial do projeto. Como a definição de stakeholder é muito ampla (qualquer pessoa que tenha interesse, expectativa ou contribua para o projeto), podem ser considerados no grupo dos interessados essenciais para o projeto. Exemplo de um stakeholder essencial, é o patrocinador ou sponsor do projeto. Eles são uma parte essencial do projeto na medida em que aprovam o projeto, fornecem financiamento, fornecem a autoridade que capacita o gestor de projeto para realizar o projeto e aprovam mudanças ao longo do ciclo de vida do projeto.

Também essenciais a qualquer projeto é o cliente do projeto, isto é, o stakeholder ou grupo de stakeholders que irá receber, trabalhar, utilizar, comprar, o produto ou serviço que o projeto irá criar. Identificar com detalhe e precisão quem é o cliente do nosso projeto é essencial para  saber quais as funcionalidades ou que características de que esse produto ou serviço deve dispor.

"Há muitos interessados que são essenciais para um projeto mas só o cliente define as funcionalidade/características que irão integrar o produto ou serviço a criar, e todas as alterações em termos de âmbito/escopo que tiverem de ser introduzidas durante a execução só o devem ser se tiverem sido aprovadas pelo cliente do projeto"

Outro grupo de interessados que é essencial para qualquer projeto é a a equipa de projeto, ou as pessoas que fazem o trabalho. Esses atores contribuem com seu tempo, conhecimento, habilidades e combinam esforços para que o projeto decorra de forma bem-sucedida. Independentemente da dimensão da contribuição individual para o projeto, cada pessoa da equipa é um ativo valioso, uma vez que é o todo dessas contribuições individuais que compõem o sucesso do projeto.

 

Mas os projetos decorrem dentro (no contexto) de uma determinada organização e isso faz com que os gestores funcionais (os supervisores e outros responsáveis na estrutura intermédia da organização)  também devem ser vistos como interessados essenciais devido à sua responsabilidade sobre as unidades funcionais da organização. Isto é assim porque são essas pessoas quem melhor conhece os funcionários que têm sobre a sua direção, eles são fundamentais para fazer as pessoas certas para executar, ou apoiar a execução, das atividades do projeto.

 

As entidades regulatórias, nacionais e transnacionais, são igualmente um grupo de interessados a ter em consideração na grande maioria dos projetos executados. Nos dias de hoje todos os setores da atividade económica são altamente regulados. Assim a grande maioria dos projetos têm de obedecer a diversas normas e procedimentos, necessitam de licenças camarárias, governamentais ou federais, e têm de estar aptos para passar em várias inspeções / auditorias de conformidade. Estes aspetos legais são da responsabilidade do gestor de projeto. As entidades reguladoras são geralmente envolvidas em pontos-chave do projeto. Consoante o tipo de projeto e a sua importância este tipo de interessados pode ser consideradas como essenciais ou como interessados afetados pelo projeto.

 

Para além dos grupos de interessados já referidos os projetos contam ainda com um numero maior ou menor de defensores, opositores e outros espectadores. Estes grupos de interessados podem ser afetados pelo projeto mas, ou não participam, ou participam apenas de uma forma muito limitada no projeto. Isto faz com que os seus interesses devam ser conhecidos e geridos pelo gestor de projeto, mas de facto eles não influenciam o decorrer do projeto e portanto a sua importância para o sucesso do projeto é muito pequena. Voltando ao exemplo do hospital, os moradores da comunidade onde o novo hospital será localizado podem ser clientes e / ou defensores do projeto. Como tal, os residentes escolherão assistir às reuniões onde expressarão preocupações e solicitarão informações sobre o cronograma do projeto, propósito e outras questões. Através da representação de suas preocupações, essas partes interessadas são afetadas pelo projeto, mas não estão ativamente envolvidos no trabalho de conclusão do projeto.

 

Ao identificar todas as partes interessadas no início do projeto, será muito mais fácil para si, que tem a responsabilidade de gerir o projeto, detetar riscos, avaliar preocupações e responder adequadamente.

Bons Projetos

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