Gerir a Comunicação no PMBOK v5
Junte um grupo de gestores que habitualmente exerçam a função de promotor de projetos. Proponha um jogo simples de associação de ideias. Lance o tema “Gestão de Projetos”.
Verá que a grande maioria do grupo responderá com “Prazos”, “Calendário”, “Âmbito”, “Qualidade”. Alguns poderão falar em “Gestão de Expetativas”, outros responderão “Liderança”, mas relativamente poucos referirão “Comunicação”.
Verá que a grande maioria do grupo responderá com “Prazos”, “Calendário”, “Âmbito”, “Qualidade”. Alguns poderão falar em “Gestão de Expetativas”, outros responderão “Liderança”, mas relativamente poucos referirão “Comunicação”.
Apesar da ênfase dada nos últimos anos aos processos de comunicação, como fator determinante do sucesso de um projeto, na maioria dos inquéritos efetuados às organizações, em que se pede que ordenem por ordem decrescente de importância as 9 áreas de conhecimento do PMBOK, a gestão da comunicação aparece sistematicamente na metade inferior da tabela.
Este relativo desinteresse por parte das organizações, contrasta com o fato de o tema da comunicação aparecer em segundo lugar na lista dos problemas com que a gestão de projetos se debate, sendo referida por mais de 70% das partes interessadas inquiridas.
Se bem que uma parte significativa do PMBOK esteja centrada na produção de informação sobre o projeto, é necessário compreender que a criação da documentação é só uma vertente do problema, e que a documentação de pouco serve se não existir um bom plano e uma adequada gestão da comunicação do projeto.
Qualidade no plano, e uma correta gestão e execução do plano de comunicação do projeto (que abranja a totalidade das partes interessadas relevantes, comunicando informação precisa e adequada às diferentes necessidades e expetativas em termos de conteúdo, canal de comunicação, periodicidade e natureza do feedback), pode ser a chave do sucesso da execução e controlo do projeto.
Qualidade no plano de comunicação do projeto obriga a um prévio e pormenorizado conhecimento que permita responder a quatro questões concretas: 1) Quem precisa de informação; 2) Que informação precisa; 3) Quando precisa dessa informação; 4) Quem é responsável por produzir essa informação.
O processo de planear a comunicação do projeto tem por objetivo determinar as necessidades de comunicação do projeto criando um plano para responder a essas necessidades.
A informação habitualmente comunicada no âmbito de um qualquer projeto é constituída por documentos de âmbito e explicativos dos objetivos do projeto, planos diversos e sua execução, informação relativa ao desempenho do projeto em comparação com as diferentes linhas base criadas, atas de reuniões e documentos de aceitação.
O plano de gestão das comunicações do projeto documenta a forma como a informação é recolhida, guardada, trabalhada e preparada para distribuição. A lista de partes interessados (grupos ou individuais) que irão receber a comunicação, o canal de comunicação adotado, o tipo de comunicação (comunicação formal ou informal; linguagem técnica ou de nível executivo; suporte em papel ou eletrónico; periodicidade) e o tipo de feedback esperado.
Em projetos de re-engenharia ou de acentuada mudança organizacional, é através de um processo de comunicação eficiente e positivo que as partes interessadas, sobretudo os grupos mais profundamente afetados ou cujo impacto do projeto possa ter aspetos menos positivos, são acompanhados.
O plano de comunicação do projeto é relativamente simples de realizar e de utilizar. Talvez por esse fato, mas também porque muitos gestores de projeto não reconhecem completamente a sua importância, acabam por ser relativamente raros os projetos que dispõem de um verdadeiro plano de comunicação (geralmente resume-se a umas linhas no documento inicial do projeto). Para minimizar este problema aconselha-se a que sejam incluídas no projeto uma ou duas métricas relacionadas com a comunicação.
No PMBOK 5 a área de conhecimento Gerir a Comunicação do Projeto foi dividida em duas (Gestão da Comunicação e Gestão das Expectativas dos Stakeholders - Interessados) ficando a área de conhecimento Gestão da Comunicação do Projeto com os seguintes 3 processos (Fase Planear: 10.1 Planear as Comunicações do Projeto; Fase Executar: 10.2 Gerir a Comunicação; Fase Monitorização e Controlo: 10.3 Controlar a Comunicação).
Nos próximos parágrafos vamos ver com um pouco mais de detalhe cada um destes processos:
10.1 Planear as Comunicações do Projeto – É o processo que permite determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto, definindo a forma como a comunicação será realizada durante a duração do projeto.
A identificação das necessidades de informações das partes interessadas e a determinação dos meios adequados para atender a essa necessidade são fatores importantes para o sucesso do projeto. Comunicação eficiente significa fornecer apenas as informações necessárias; No momento adequado; Num formato e com um conteúdo que maximize a compreensão do destinatário e que potencie a retribuição do feedback pretendido.
10.2 Gerir a Comunicação – É o processo de colocar à disposição das partes interessadas as informações necessárias ao acompanhamento da evolução do projeto e da criação e distribuição dos relatórios sobre a evolução e as previsões de desempenho do projeto.
Envolve a recolha e análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar a evolução e o desempenho, bem como para fazer previsões sobre os resultados do projeto à data da sua conclusão.
Os relatórios de desempenho devem ter ser, em conteúdo e formato, adequados às caraterísticas e às necessidades de cada uma das partes interessadas. Os relatórios podem incluir:
O processo de distribuição de informação pode ser mais ou menos formal de acordo com o tipo de destinatário a que se dirige mas também em consonância com a metodologia de gestão de projeto seguida (metodologias mais estruturadas pressupõem processos de comunicação mais estruturados, metodologias mais ágeis aconselham processos mais informais, nomeadamente comunicação cara-a-cara.
10.3 Controlar a Comunicação –
Este relativo desinteresse por parte das organizações, contrasta com o fato de o tema da comunicação aparecer em segundo lugar na lista dos problemas com que a gestão de projetos se debate, sendo referida por mais de 70% das partes interessadas inquiridas.
Se bem que uma parte significativa do PMBOK esteja centrada na produção de informação sobre o projeto, é necessário compreender que a criação da documentação é só uma vertente do problema, e que a documentação de pouco serve se não existir um bom plano e uma adequada gestão da comunicação do projeto.
Qualidade no plano, e uma correta gestão e execução do plano de comunicação do projeto (que abranja a totalidade das partes interessadas relevantes, comunicando informação precisa e adequada às diferentes necessidades e expetativas em termos de conteúdo, canal de comunicação, periodicidade e natureza do feedback), pode ser a chave do sucesso da execução e controlo do projeto.
Qualidade no plano de comunicação do projeto obriga a um prévio e pormenorizado conhecimento que permita responder a quatro questões concretas: 1) Quem precisa de informação; 2) Que informação precisa; 3) Quando precisa dessa informação; 4) Quem é responsável por produzir essa informação.
O processo de planear a comunicação do projeto tem por objetivo determinar as necessidades de comunicação do projeto criando um plano para responder a essas necessidades.
A informação habitualmente comunicada no âmbito de um qualquer projeto é constituída por documentos de âmbito e explicativos dos objetivos do projeto, planos diversos e sua execução, informação relativa ao desempenho do projeto em comparação com as diferentes linhas base criadas, atas de reuniões e documentos de aceitação.
O plano de gestão das comunicações do projeto documenta a forma como a informação é recolhida, guardada, trabalhada e preparada para distribuição. A lista de partes interessados (grupos ou individuais) que irão receber a comunicação, o canal de comunicação adotado, o tipo de comunicação (comunicação formal ou informal; linguagem técnica ou de nível executivo; suporte em papel ou eletrónico; periodicidade) e o tipo de feedback esperado.
Em projetos de re-engenharia ou de acentuada mudança organizacional, é através de um processo de comunicação eficiente e positivo que as partes interessadas, sobretudo os grupos mais profundamente afetados ou cujo impacto do projeto possa ter aspetos menos positivos, são acompanhados.
O plano de comunicação do projeto é relativamente simples de realizar e de utilizar. Talvez por esse fato, mas também porque muitos gestores de projeto não reconhecem completamente a sua importância, acabam por ser relativamente raros os projetos que dispõem de um verdadeiro plano de comunicação (geralmente resume-se a umas linhas no documento inicial do projeto). Para minimizar este problema aconselha-se a que sejam incluídas no projeto uma ou duas métricas relacionadas com a comunicação.
No PMBOK 5 a área de conhecimento Gerir a Comunicação do Projeto foi dividida em duas (Gestão da Comunicação e Gestão das Expectativas dos Stakeholders - Interessados) ficando a área de conhecimento Gestão da Comunicação do Projeto com os seguintes 3 processos (Fase Planear: 10.1 Planear as Comunicações do Projeto; Fase Executar: 10.2 Gerir a Comunicação; Fase Monitorização e Controlo: 10.3 Controlar a Comunicação).
Nos próximos parágrafos vamos ver com um pouco mais de detalhe cada um destes processos:
10.1 Planear as Comunicações do Projeto – É o processo que permite determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto, definindo a forma como a comunicação será realizada durante a duração do projeto.
- O planeamento da comunicação deve responder as seguintes perguntas:
- Quem precisa da informação?
- Com que periodicidade?
- Quem irá fornecer a informação?
- Como será disponibilizada a informação?
- Qual o tipo de feedback pretendido?
A identificação das necessidades de informações das partes interessadas e a determinação dos meios adequados para atender a essa necessidade são fatores importantes para o sucesso do projeto. Comunicação eficiente significa fornecer apenas as informações necessárias; No momento adequado; Num formato e com um conteúdo que maximize a compreensão do destinatário e que potencie a retribuição do feedback pretendido.
10.2 Gerir a Comunicação – É o processo de colocar à disposição das partes interessadas as informações necessárias ao acompanhamento da evolução do projeto e da criação e distribuição dos relatórios sobre a evolução e as previsões de desempenho do projeto.
Envolve a recolha e análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar a evolução e o desempenho, bem como para fazer previsões sobre os resultados do projeto à data da sua conclusão.
Os relatórios de desempenho devem ter ser, em conteúdo e formato, adequados às caraterísticas e às necessidades de cada uma das partes interessadas. Os relatórios podem incluir:
- Análise do desempenho anterior
- Situação atual dos riscos e questões
- Trabalho concluído durante o período
- Trabalho a ser concluído no próximo período
- Resumo das mudanças aprovadas no período
- Término previsto do projeto (tempo e custo)
- Outras informações relevantes
O processo de distribuição de informação pode ser mais ou menos formal de acordo com o tipo de destinatário a que se dirige mas também em consonância com a metodologia de gestão de projeto seguida (metodologias mais estruturadas pressupõem processos de comunicação mais estruturados, metodologias mais ágeis aconselham processos mais informais, nomeadamente comunicação cara-a-cara.
10.3 Controlar a Comunicação –
