Gerir o Tempo no PMBOK
A gestão do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerir o fim pontual do projeto. A área de conhecimento gestão do tempo é composta por sete processos, seis dos quais integram a o grupo de processos de planeamento do projeto (6.1 Planear a Gestão das Atividades, 6.2 Definir as Atividades, 6.3 Sequenciar as Atividades, 6.4 Estimar os Recursos das Atividades, 6.5 Estimar a Duração das Atividades, 6.6 Desenvolver o Cronograma) e uma faz parte do grupo de processos de controlo (6.7 Controlar o Cronograma).
Nas anteriores versões do PMBOK a área de conhecimento Gerir o Tempo do Projeto não tinha um processo autónomo de planeamento, mas na versão 5 da metodologia, a introdução do processo 6.1 Planear a Gestão das Atividades permitiu harmonizar a metodologia dando-lhe mais coerência, isto é cada uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK passou a ter um processo autónomo de planeamento o que permite ao gestor de projeto e à sua equipa disporem de processos que os ajudam a construir os vários planos setoriais que a metodologia contempla.
Nas anteriores versões do PMBOK a área de conhecimento Gerir o Tempo do Projeto não tinha um processo autónomo de planeamento, mas na versão 5 da metodologia, a introdução do processo 6.1 Planear a Gestão das Atividades permitiu harmonizar a metodologia dando-lhe mais coerência, isto é cada uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK passou a ter um processo autónomo de planeamento o que permite ao gestor de projeto e à sua equipa disporem de processos que os ajudam a construir os vários planos setoriais que a metodologia contempla.
Os processos que constituem a área de conhecimento Gestão de Tempo são os seguintes:
6.1 Planear a Gestão das Atividades - É o processo que permite estabelecer as políticas, procedimentos e documentação para planear, desenvolver, gerir, executar e controlar o cronograma do projeto.
6.2 Definir as Atividades – É o processo de identificação das ações específicas e serem realizadas para produzir as entregas do projeto. As entregas de trabalho referem-se aos pacotes de trabalho identificados nos níveis intermédios da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Durante o processo, “Definir as Atividades do Projeto” os pacotes de trabalho são decompostos no conjunto de atividades ou ações necessárias para que o projeto se conclua com sucesso.
6.3 Sequenciar as Atividades – É o processo de identificação e documentação das interligações e entre as atividades do projeto. A correta sequenciação das atividades, baseada na identificação, compreensão, análise de alternativas e registo das inter-relações entre as diversas atividades do projeto é fundamental para que se obtenha um cronograma de projeto realístico e concretizável.
A sequenciação das atividades é feita através das técnicas PERT (Program Evaluation and Review Technique) e CPM (Critical Path Method). Ambas as técnicas se baseiam no conceito de rede (grafos) para planear e permitir a visualização da rede de atividades de um projeto e respetivas interdependências. A técnica PERT permite estimar a duração da atividade com base numa média ponderada de três possíveis durações (otimista, mais provável e pessimista). A técnica CPM é um método para apurar o, ou os, caminhos críticos do projeto, isto é, a sequencia de atividades que não podem sofrer qualquer tipo de atraso sem que isso se reflita na data de término do projeto.
6.4 Estimar os Recursos das Atividades – É o processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. A sua realização permite conhecer a quantidade de recursos necessária a cada uma das atividades do projeto.
6.5 Estimar a Duração das Atividades – É o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados. Estimar a duração é uma atividade de assenta no conhecimento especializado dos membros da equipa de projeto e de outras pessoas que detenham experiência e conhecimento especializado em projetos semelhantes e/ou que conheçam bem a forma de funcionamento da organização no âmbito da qual o projeto está a ser desenvolvido.
Estimar a duração das atividades é um processo interativo e de elaboração progressiva durante o qual a integração de novo conhecimento vai melhorando a qualidade e a precisão da dos cálculos efetuados.
6.6 Desenvolver o Cronograma – É o processo de análise das sequências de atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma com o objetivo de criar o cronograma do projeto.
Criar o cronograma do projeto consiste em determinar as datas de início e de fim para cada uma das atividades do projeto. Se essas datas não forem realísticas é improvável que o projeto cumpra o calendário e termine na data planeada. À semelhança, e em conjunto, com o processo anterior de determinação da duração das atividades, o desenvolvimento do cronograma do projeto é um processo interativo e de elaboração progressiva que vai sendo melhorado à medida que é incorporado conhecimento adicional.
6.7 Controlar o Cronograma – É o processo de monitorização do andamento do projeto para atualizar o seu estado de progresso e gerir as mudanças efetuadas na linha de base do cronograma.
Durante a execução de qualquer projeto frequente que o gestor de projeto e a sua equipa constatem que o calendário previamente planeado necessita ser alterado de forma a acomodar um número relativamente diverso de eventos que ocorrem durante a execução e que têm reflexo nas datas planeadas para as diversas atividades do projeto. Para que o projeto se mantenha controlado é importante compreender que essas alterações não devem ser feitas são feitas sem uma prévia avaliação cuidada dos respetivos impactos.
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