Gerir a Integração no PMBOK
A área de conhecimento Gestão da Integração do Projeto, engloba os processos de coordenação, a maioria dos quais são transversais ao ciclo de vida do projeto e essencialmente interativos, usados pelo gestor de projeto de forma recorrente ao longo de todo o ciclo de vida do projeto ou fase.
De acordo com o PMBOK esta área de conhecimento é composta por 6 processos que se distribuem de forma quase homogénea pelas 5 fases do ciclo de vida do projeto ou sub-projeto.
De acordo com o PMBOK esta área de conhecimento é composta por 6 processos que se distribuem de forma quase homogénea pelas 5 fases do ciclo de vida do projeto ou sub-projeto.
4.1 Criar o documento inicial do projeto (Fase Iniciar) – É a primeira atividade do gestor de projeto quando lhe é atribuída a responsabilidade de um novo projeto. O documento de abertura do projeto (Project charter) é o documento que descreve o projeto a realizar e, depois de formalmente aceite pelo promotor e principais partes interessadas, confere autoridade ao gestor de projeto para utilizar os recursos da organização.
Em determinadas organizações o documento de abertura do projeto é efetuado pelo promotor ou por uma estrutura especializada, geralmente no âmbito de um PMO. Esta situação é no entanto rara sendo mais habitual que o gestor receba do promotor a incumbência de o concretizar.
Nunca comece a planear o projeto sem que previamente exista e esteja aprovado o respetivo documento de abertura do projeto. Cuidado com o promotor que não reconhece a importância deste documento. Como gestor de projeto nomeado é sua responsabilidade demonstrar as vantagens da sua execução, insistindo na sua concretização.
Clique aqui para obter mais informação sobre o processo Criar o Documento Inicial do Projeto.
4.2 Desenvolver o plano de gestão do projeto (Fase Planear) – De acordo com o PMBOK o plano de gestão do projeto é outro dos documentos fundamentais de qualquer projeto na medida em que é nele que se define a forma como todo o projeto vai ser gerido, tendo influência em todas as áreas de conhecimento relacionadas com a gestão de projeto. Uma das componentes mais importantes do plano de gestão do projeto é a que define a forma como as alterações que necessariamente serão necessárias ao longo da fase execução serão avaliadas e geridas.
4.3 Orientar e gerir a execução do projeto (Fase Executar) – Após completar a fase de planeamento é altura de executar. Durante a fase de execução a função do gestor de projeto é a de garantir que cada um faz o que é suposto fazer e que o produto ou serviço que o projeto está a criar cumpre com as necessidades e expetativas das partes interessadas e, em especial, do cliente. É durante a execução que a qualidade do planeamento se revela e que os diversos planos criados para cada uma das áreas de conhecimento da gestão de projetos se executam de forma integrada.
4.4 Monitorizar e controlar o projeto (Fase Controlo e Monitorização) – Um bom gestor de projeto é aquele que monitoriza em permanência todas as variáveis que são determinantes para a correta execução do projeto. Quanto mais tarde descobrimos os problemas, mais difícil e maior impacto negativo terão as necessárias ações corretivas.
Implemente um sistema de controlo e monitorização que não pese excessivamente na execução do projeto e que tenha capacidade de detetar antecipadamente os potenciais focos de problema. Quanto mais cedo os problemas forem detetados e corrigidos mais satisfeitos estarão os elementos da equipa de projeto e as restantes partes interessadas.
4.5 Realizar o controlo integrado das alterações (Fase Controlo e Monitorização) – Uma vez descoberto um problema, concreto ou em potência, é necessário que o gestor de projeto em conjunto com a sua equipa, estudem as possíveis alternativas de forma a apresentar ao promotor ou ao comité de análise de alterações a melhor solução. A aceitação de determinada solução implica a necessidade de atualizar o plano de projeto para que este contemple as eventuais novas atividades necessárias para a conclusão do projeto. A atualização do plano do projeto garante ainda que todos aqueles que estão envolvidos na execução do projeto passam a guiar-se pelo novo plano não havendo dissonâncias entre eles.
4.6 Encerrar o projeto, fase ou sub-projeto (Fase Fechar) – A ultima fase do ciclo de vida do projeto é o encerramento. No decurso deste processo é fundamental garantir que tudo o que é relevante para o projeto está adequadamente documentado, em especial as lições aprendidas pelo gestor de projeto e pela sua equipa ao longo da execução do projeto. Lições aprendidas são essencialmente situações e soluções com as quais o gestor de projeto e a equipa se defrontaram ao longo das diversas fases de um determinado projeto e que têm potencial de vir a ser úteis para outros projetos da organização. Esta questão da potencialidade para ser útil noutros projetos é essencial para distinguir o que é algo que o projeto nos ensinou e que deve ser transmitido a terceiros, dos restantes acontecimentos do projeto (ver aqui um artigo sobre Lições Aprendidas).
4.2 Desenvolver o plano de gestão do projeto (Fase Planear) – De acordo com o PMBOK o plano de gestão do projeto é outro dos documentos fundamentais de qualquer projeto na medida em que é nele que se define a forma como todo o projeto vai ser gerido, tendo influência em todas as áreas de conhecimento relacionadas com a gestão de projeto. Uma das componentes mais importantes do plano de gestão do projeto é a que define a forma como as alterações que necessariamente serão necessárias ao longo da fase execução serão avaliadas e geridas.
4.3 Orientar e gerir a execução do projeto (Fase Executar) – Após completar a fase de planeamento é altura de executar. Durante a fase de execução a função do gestor de projeto é a de garantir que cada um faz o que é suposto fazer e que o produto ou serviço que o projeto está a criar cumpre com as necessidades e expetativas das partes interessadas e, em especial, do cliente. É durante a execução que a qualidade do planeamento se revela e que os diversos planos criados para cada uma das áreas de conhecimento da gestão de projetos se executam de forma integrada.
4.4 Monitorizar e controlar o projeto (Fase Controlo e Monitorização) – Um bom gestor de projeto é aquele que monitoriza em permanência todas as variáveis que são determinantes para a correta execução do projeto. Quanto mais tarde descobrimos os problemas, mais difícil e maior impacto negativo terão as necessárias ações corretivas.
Implemente um sistema de controlo e monitorização que não pese excessivamente na execução do projeto e que tenha capacidade de detetar antecipadamente os potenciais focos de problema. Quanto mais cedo os problemas forem detetados e corrigidos mais satisfeitos estarão os elementos da equipa de projeto e as restantes partes interessadas.
4.5 Realizar o controlo integrado das alterações (Fase Controlo e Monitorização) – Uma vez descoberto um problema, concreto ou em potência, é necessário que o gestor de projeto em conjunto com a sua equipa, estudem as possíveis alternativas de forma a apresentar ao promotor ou ao comité de análise de alterações a melhor solução. A aceitação de determinada solução implica a necessidade de atualizar o plano de projeto para que este contemple as eventuais novas atividades necessárias para a conclusão do projeto. A atualização do plano do projeto garante ainda que todos aqueles que estão envolvidos na execução do projeto passam a guiar-se pelo novo plano não havendo dissonâncias entre eles.
4.6 Encerrar o projeto, fase ou sub-projeto (Fase Fechar) – A ultima fase do ciclo de vida do projeto é o encerramento. No decurso deste processo é fundamental garantir que tudo o que é relevante para o projeto está adequadamente documentado, em especial as lições aprendidas pelo gestor de projeto e pela sua equipa ao longo da execução do projeto. Lições aprendidas são essencialmente situações e soluções com as quais o gestor de projeto e a equipa se defrontaram ao longo das diversas fases de um determinado projeto e que têm potencial de vir a ser úteis para outros projetos da organização. Esta questão da potencialidade para ser útil noutros projetos é essencial para distinguir o que é algo que o projeto nos ensinou e que deve ser transmitido a terceiros, dos restantes acontecimentos do projeto (ver aqui um artigo sobre Lições Aprendidas).
Em próximos artigos abordaremos com mais detalhe cada um destes processos.
