6 Sigma - Processo de Melhoria (DMAIC)
O 6-sigma utiliza um método de ciclo fechado, constituído por 5 etapas, para obter melhorias nos processos existentes. Neste artigo iremos apresentar o ciclo DMAIC e as diversas atividades que constituem cada uma das fases do processo de melhoria.
O ciclo DMAIC é um aprofundamento do ciclo de melhoria de qualidade de Deming (Planear – Fazer – Verificar - Ajustar). As cinco fases do processo de melhoria do 6-Sigma, habitualmente conhecido por processo DMAIC, são: Definir - Medir - Analisar – Implementar Melhorias - Controlar.
Dependendo do contexto e das práticas comuns na organização, as atividades relacionadas com a priorização das necessidades com base nos objetivos comerciais da organização e seleção do projeto podem ou não ser incluídas na fase Definir do processo.
Apesar de ser apresentado como um círculo fechado, o ciclo DMAIC não deve ser encarado como um processo estritamente linear na medida em que, como em todos os projetos, novas informações e descobertas podem fazer com que seja necessário voltar para a etapa anterior e alterar ou refinar o trabalho efetuado.
Cada uma das etapas tem objetivos específicos os quais podem ser traduzidos num conjunto de questões para as quais a equipa deve encontrar resposta:
1. Definir
Esta fase possui como foco a identificação dos problemas e situações existentes nos processos organizacionais que necessitam ser melhoradas. As melhorias identificadas devem ter como foco principal a resposta às necessidades dos clientes da organização. A prioritização dos projetos deve fazer-se tendo por base o impacto comercial e o alinhamento com o plano comercial. Os projetos 6-Sigma começam com a captura das necessidades do cliente (ouvir a voz do cliente):
A) Identificar o que o cliente deseja.
B) Organizar uma equipa para aperfeiçoar o processo.
C) Mapear o processo (Criar um fluxograma do processo SIPOC).
Informações como o prazo de entrega que o cliente final considera como aceitável, o que significa qualidade do produto na visão do cliente, qual o tempo máximo de espera para atendimento telefónico são parâmetros relevantes para perceber os defeitos dos processos existentes e as áreas a melhorar.
2. Medir
Perceber o que necessita de ser medido e selecionar as métricas adequadas permitam direcionar o projeto 6-sigma. O foco do projeto assenta naquilo que vai ser medido. São essas medições que nos permitirão identificar o que está mal e onde podemos atuar para corrigir.
A) Selecionar as caraterísticas críticas para a qualidade que irão ser medidas;
B) Definir padrões de desempenho;
C) Validar o Sistema de Medida;
D) Estabelecer a linha base de desempenho em termos de capacidade sigma (Defeitos por Milhão de Oportunidades).
3. Analisar
O objetivo desta fase de análise é a consolidação do plano de recolha de informações da fase de Medição e das oportunidades de melhoria identificadas na fase de Definição. Esta análise conjunta das melhorias detetadas e das medições dos processos atuais, permite à equipa de projeto confirmar como reais as necessidades de melhoria, identificar as origens dos problemas e quais são os reais benefícios das melhorias identificadas.
Nesta fase recorre-se à utilização de ferramentas analíticas para identificas a causa primária da variabilidade do processo e separando o essencial do acessório (Um processo tem múltiplos fatores de entrada (X) dos quais só alguns são determinantes para a resolução do problema em causa).
A) Identificar caraterísticas significativas (entradas ou Xs) e estabelecer a capacidade do processo.
B) Definir objetivos de DESEMPENHO para caraterísticas significativas (entradas ou Xs).
C) Identificar a causa primária da variação do processo.
D) Usar métodos estatísticos para verificar a eficácia das alternativas.
4. Implementar Melhorias
O objetivo desta fase é desenhar programas de melhorias, realizar projetos-piloto de alterações em processos e implementá-los, sendo nesta fase que a análise anteriormente efetuada é transformada em ações concretas.
A) Identificar e avaliar soluções em potencial.
B) Implementar contramedidas a curto prazo.
C) Implementar ações corretivas a longo prazo.
D) Identificar efeitos indiretos sistémicos e consequências não intencionais das ações de melhoria.
E) Estabelecer tolerâncias de operação para novos processos.
5. Controlar
Após implementar as ações de melhoria, a etapa Controlar verifica os resultados e consolida os ganhos:
A) Verificar ações corretivas e validar novos sistemas de medida.
B) Determinar a capacidade do novo processo.
C) Estabelecer e implementar o plano de controlo.
D) Compartilhar as melhores práticas e lições aprendidas.
