Processos de Fecho no PMBOK

Só o correto fecho de projeto permite recolher as evidências de que o produto ou serviço criado pelo projeto foi concretizado e aceite pelo cliente. Apesar disso, o facto de ser uma fase essencialmente administrativa e que se realiza quando o gestor de projeto e a sua equipa já estão a pensar em eventuais novos projetos, explicam porque é o fecho de projeto uma fase tão negligenciada.




Os projetos são feitos para clientes e são esses clientes que determinam a qualidade do produto entregue. Se o projeto não receber o necessário suporte até ser finalizado, o cliente perderá parte dos benefícios esperados e isso determinará um menor grau de satisfação com o trabalho realizado.

O gestor de projeto deve compreender que a fase de implementação é distinta da fase de conclusão e que o fecho do projeto engloba um conjunto de atividades – aceitação formal do produto ou serviço, revisão crítica do projeto e publicação das lições aprendidas, libertação dos recursos afetos, assegurar que toda a documentação do projeto está completa e foi devidamente guardada - que são fundamentais para o projeto atual e para os projetos futuros da organização.

Particularmente negligenciadas são, a recolha e disseminação das lições aprendidas e a realização da revisão dos objetivos em período de pós-implementação do projeto.

Relacionada com a gestão de conhecimento na organização, a recolha e disponibilização das lições aprendidas é fundamental para o desenvolvimento do de eficiência organizacional na gestão de projetos. Não possibilitar que projetos posteriores aprendam com os sucessos e insucessos prévios é um desperdício de tempo e recursos. Permitir que, a experiência de gestores d e projeto mais seniores possa ser utilizada por todos, permitirá elevar os padrões de qualidade da organização, contribuirá para a otimização dos recursos e garantirá um maior grau de satisfação dos clientes.

Já a revisão pós-implementação é fundamental para avaliar se os objetivos e os benefícios referidos no caso de negócio que esteve na base da seleção do projeto foram de facto atingidos. Esse tipo de revisão deve incluir uma avaliação sobre: 1) Os objetivos de negócio; 2) A satisfação das expetativas do cliente; 3) O cumprimento dos requisitos técnicos.

De acordo com o PMBOK a área de fecho do projeto é constituída pelos seguintes 2 processos:

• Encerrar o projeto ou fase
• Encerrar as aquisições

O conjunto de atividades administrativas inerentes a estes dois processos visam conseguir que a totalidade dos documentos contratuais estejam completos e devidamente assinados pelas partes, antes do projeto ser concluído.

Para além das anteriormente referidas, durante o fecho do projeto o PM deve assegurar-se que:

• A faturação do projeto foi totalmente emitida e se encontra regularizada
• A documentação está completa e guardada no sistema de informação para gestão de projetos
• O questionário de revisão do projeto foi respondido pelas partes interessadas relevantes
• O relatório de finalização do projeto foi entregue e aceite pelo promotor e pelo cliente
• Os elementos da equipa de projeto viram reconhecido e foram recompensados pelo trabalho desenvolvido no projeto

Bons Projetos

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