Processos de Planeamento no PMBOK
O grupo de processos de planeamento é o maior grupo de processos do PMBOK com praticamente 50% (24 processos num total de 47 processos repartidos por 10 áreas de conhecimento). Como resultado disso, muito do esforço e do tempo do gestor de projeto é despendido a planear o projeto, sendo que em alguns projetos ele ocupa muito mais tempo em atividades de planeamento do que na execução e controlo do mesmo. Este facto, por si só, não tem nada de mal – a NASA tem projetos que demoraram 10 anos a planear. Em princípio, para determinado tipo de projetos e em certas condições, quanto mais pormenorizado for planeamento maior será a probabilidade de sucesso do projeto.
O grupo de processos de planeamento incluiu todos os processos necessários para estabelecer o âmbito total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver as atividades necessárias para alcançar esses objetivos.
Devido às interligações e à sua natureza multidimensional (este grupo processos abarca todas as áreas de conhecimento) os processos de planeamento devem ser encarados numa perspetiva iterativa que possibilite a incorporação sucessiva do conhecimento adquirido no decorrer do próprio processo.
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| Fluxo de Processo: Inicio e Planeamento do Projeto |
Mudanças significativas, ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto, podem levar à revisão de um ou mais processos de planeamento e/ou de alguns dos processos da fase de inicio do projeto. Por exemplo o processo 4.2 - Criar o Plano de Gestão do Projeto é um exemplo típico de um processo do PMBOK que está em permanente atualização uma vez que o seu resultado - O Plano de Gestão do Projeto - é entrada de quase todos os processos de planeamento setoriais mas, os resultados desses planeamentos setoriais podem determinar mudanças no Plano de Gestão de Projeto que estava previamente definido.
Esse esforço de desenvolvimento iterativo, continuo e progressivamente mais pormenorizado, do plano de gestão do projeto é chamado pelo PMI de “planeamento por ondas sucessivas” (Rolling Wave Planning).
A equipa de projeto deve incentivar o envolvimento dos interessados (stakeholders) nas atividades de desenvolvimento do plano de gestão e do planeamento do projeto. Como o processo iterativo de aquisição e incorporação de conhecimento não pode continuar por tempo indefinido, a sua duração deve ser antecipadamente determinada pelo gestor de projeto, tendo como referencias a especificidade do projeto em causa (natureza, âmbito, duração, ambiente, etc.), os procedimentos definidos na organização, e o historial de projetos anteriores.
Esse esforço de desenvolvimento iterativo, continuo e progressivamente mais pormenorizado, do plano de gestão do projeto é chamado pelo PMI de “planeamento por ondas sucessivas” (Rolling Wave Planning).
A equipa de projeto deve incentivar o envolvimento dos interessados (stakeholders) nas atividades de desenvolvimento do plano de gestão e do planeamento do projeto. Como o processo iterativo de aquisição e incorporação de conhecimento não pode continuar por tempo indefinido, a sua duração deve ser antecipadamente determinada pelo gestor de projeto, tendo como referencias a especificidade do projeto em causa (natureza, âmbito, duração, ambiente, etc.), os procedimentos definidos na organização, e o historial de projetos anteriores.
Criar o Plano de Gestão do Projeto
Desenvolver o Plano de Gestão do Projeto obriga, com um maior ou menor grau de detalhe, dependente das caraterísticas do projeto em causa, a elaborar um conjunto de 9 planos setoriais.
Apesar de o PMBOK não deixar isso muito claro, existe uma ordem que deve ser mantida no desenvolvimento de cada um dos processos de planeamento setoriais. O desenvolvimento do calendário do projeto não pode ser executado sem que previamente tenha sido executado, o planeamento do âmbito, planeamento de recursos, a definição, sequenciamento e estimação da duração das atividades, o plano de gestão do risco e a estimativa de custos.
O Desenvolvimento do Calendário do Projeto deve ser feito antes do processo para Criar o Orçamento do Projeto.
O processo para Criar o Plano de Gestão do Projeto faz uso essencialmente de dois tipos de ferramentas e técnicas: Opinião Especializada também conhecida como Avaliação por Peritos e que consiste na recolha e avaliação das opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada.
O segundo tipo de ferramentas e técnicas usadas para Criar o Plano de Gestão do Projeto são as Técnicas Facilitadoras ou de Facilitação nas quais se inclui um conjunto muito distinto de técnicas que são usadas para facilitar a resolução de conflitos, a negociação e a obtenção de consensos.
Para além desses dois grupos de ferramentas e técnicas e, em especial no decurso da elaboração dos dos planos setoriais, são usadas outras ferramentas e técnicas das quais se destacam pela sua aplicação generalizada as seguintes 3:
O resultado do processo para Criar o Plano de Gestão do Projeto é o Plano de Gestão do Projeto o qual consiste em incorporar, num todo coerente, conciso e lógico, os resultados de todos os processos de planeamento setoriais.
O Plano de Gestão do Projeto é usado como guia e suporte para a tomada de decisão ao longo das fases de execução e controlo do projeto sendo particularmente importante para a correta demonstração do estado de desenvolvimento e do grau de execução do projeto.
Em próximos artigos iremos detalhar mais as ferramentas e técnicas usadas no desenvolvimento do plano do projeto bem como cada uma das 10 áreas de planeamento acima mencionadas.
Clique aqui para seguir desde o início os artigos relacionados com os processos do PMBOK v5.
Artigo atualizado em junho de 2016
Grp2ALL
- Planear a Gestão do Âmbito/Escopo do Projeto
- Planear o Gestão do Calendário
- Planear os Custos (Orçamentação)
- Planear a Gestão da Qualidade
- Planear os Recursos Humanos
- Planear a Gestão da Comunicação
- Planear a Gestão do Risco
- Planear a Gestão das Aquisições
- Planear a Gestão de Interessados
Apesar de o PMBOK não deixar isso muito claro, existe uma ordem que deve ser mantida no desenvolvimento de cada um dos processos de planeamento setoriais. O desenvolvimento do calendário do projeto não pode ser executado sem que previamente tenha sido executado, o planeamento do âmbito, planeamento de recursos, a definição, sequenciamento e estimação da duração das atividades, o plano de gestão do risco e a estimativa de custos.
O Desenvolvimento do Calendário do Projeto deve ser feito antes do processo para Criar o Orçamento do Projeto.
O processo para Criar o Plano de Gestão do Projeto faz uso essencialmente de dois tipos de ferramentas e técnicas: Opinião Especializada também conhecida como Avaliação por Peritos e que consiste na recolha e avaliação das opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada.
O segundo tipo de ferramentas e técnicas usadas para Criar o Plano de Gestão do Projeto são as Técnicas Facilitadoras ou de Facilitação nas quais se inclui um conjunto muito distinto de técnicas que são usadas para facilitar a resolução de conflitos, a negociação e a obtenção de consensos.
Para além desses dois grupos de ferramentas e técnicas e, em especial no decurso da elaboração dos dos planos setoriais, são usadas outras ferramentas e técnicas das quais se destacam pela sua aplicação generalizada as seguintes 3:
- Metodologia para Planeamento de Projeto – Consiste numa estrutura técnica formal que o gestor de projeto usa e que o assiste no desenvolvimento do plano do projeto. Envolve um conjunto de ferramentas que vai do software de suporte como o MS Project ou equivalente, até a conjuntos de formulários em papel, eventualmente disponibilizados pelo PMO da organização, as reuniões efetuadas e outras técnicas;
- Sistema de Informação para a Gestão de Projetos (PMIS) – É um sistema de informação especialmente desenhado para gerir toda a informação relacionada com os projetos e a sua gestão. Permite usar nos projetos atuais informação histórica o que potencia a qualidade do plano, nomeadamente no que respeita ao planeamento das atividades, à estimação e à análise de risco;
- Gestão do Valor Agregado (GVA) (do inglês EVM Earned Value Management) – Esta técnica está relacionada com a medição e o reporte do progresso do projeto. Incorpora o calendário, o âmbito e os recursos do projeto num conjunto de medidas único que permite identificar a variância do projeto em relação a uma determinada linha base.
O resultado do processo para Criar o Plano de Gestão do Projeto é o Plano de Gestão do Projeto o qual consiste em incorporar, num todo coerente, conciso e lógico, os resultados de todos os processos de planeamento setoriais.
O Plano de Gestão do Projeto é usado como guia e suporte para a tomada de decisão ao longo das fases de execução e controlo do projeto sendo particularmente importante para a correta demonstração do estado de desenvolvimento e do grau de execução do projeto.
Em próximos artigos iremos detalhar mais as ferramentas e técnicas usadas no desenvolvimento do plano do projeto bem como cada uma das 10 áreas de planeamento acima mencionadas.
Clique aqui para seguir desde o início os artigos relacionados com os processos do PMBOK v5.
Artigo atualizado em junho de 2016
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