PM2ALL - Gestão de Projetos | Agile Management | Outsourcing | Procurement | Contracting

Dependendo do tipo e da complexidade do projeto ele será mais ou menos extenso, com determinados capítulos mais ou menos desenvolvidos, sem no entanto se perder de vista que é: Um documento guia para o desenvolvimento futuro do projeto; Base para os processos de detalhe que se seguem no âmbito do processo de planeamento; Elaborado para explicar a todos os intervenientes a razão e os objetivos do projeto  

No âmbito da gestão de projeto são habitualmente referidas a criação de três tipos de diagramas de estrutura hierárquica os quais são usados para identificar pessoas, produtos e atividades. Esses diagramas chamam-se, respetivamente, Estrutura Organizacional do Projeto / Organizational Breakdown Struture (EOP / OBS), Estrutura Funcional do Produto / Product Breakdown Struture (EFP / PBS) e Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Struture (EAP / WBS).   

A produção de um produto ou serviço requer a coordenação do esforço individual de numerosos especialistas, com múltiplos e diferentes tipos de conhecimento. As organizações são entidades integradoras de conhecimento, na medida em que, existindo como instituições para a produção de bens e serviços, conseguem criar as condições mediante as quais um conjunto alargado de indivíduos integra, nesses produtos e serviços, conhecimento individual e especializado.

A maioria dos projetos necessita de recursos que pertencem a mais do que uma organização ou departamento. A utilização de um diagrama que descreva de forma hierárquica a estrutura funcional das pessoas que têm de trabalhar no projeto ajuda a identificar as responsabilidades, as respetivas hierarquias, e clarifica os relacionamentos e as conexões que existem entre os diversos departamentos e organizações intervenientes. A EOP / OBS define a equipa do projeto na medida em que é construída tendo como quadro de referência as atividades que têm de ser realizadas, e com o intuito de conhecer e validar os responsáveis para cada uma dessas atividades.  

O que é a EFP / PBS? A EFP / PBS consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto . Para criar a EFP / PBS é em primeiro lugar necessário identificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que irá ser criado no âmbito do projeto. Uma vez identificado o produto que o cliente deseja, é necessário identificar os produtos necessários para construir e suportar o produto do cliente. Nestes últimos incluem-se os produtos decorrentes das atividades de gestão do projeto (por exemplo planos e relatórios).  

Um Gestor de Projeto é essencialmente uma pessoa organizada e com um leque de competências abrangente que abarcam, desde as competências de negócio, até às competências na gestão de pessoas, passando pelas competências técnicas e de gestão de projeto. Um bom Gestor de Projeto tem de possuir uma vasta variedade de habilitações (skills), devendo obrigatoriamente deter capacidades aprofundadas nas áreas da Liderança, Comunicação, Gestão de Pessoas, Negociação e Resolução de Problemas.  

O processo de controlo do âmbito tem por objetivo influenciar os fatores que criam alterações ao âmbito do projeto, controlando o impacto dessas alterações. O controlo de âmbito assegura que todas as alterações solicitadas e propostas de correção recomendadas são feitas e processadas no âmbito do processo integrado de controlo de alterações. As alterações são inevitáveis , logo tem que existir um processo que permita o seu controlo. Alterações não controladas são referidas na terminologia de gestão de projetos como “ Scope Creep / Descontrolo de Âmbito ou Escopo ”.

A capacidade de tomar notas de forma eficiente é um fator determinante para a correta identificação das necessidades e expetativas das partes interessadas , as quais se irão posteriormente transformar nos requisitos do produto e do projeto. Existem muitas maneiras de tirar anotações, e cada pessoa usará a que mais se adapta às suas necessidades e ao contexto do trabalho que está a realizar. Com ligeiras alterações para o adaptar melhor ao contexto da gestão de projeto, o que a seguir se apresenta é, um método bastante eficaz e muito divulgado, conhecido por Sistema Cornell e que foi desenvolvido por Walter Pauk, da Universidade de Cornell.

As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto. A Técnica Delphi é uma técnica não interativa (em que o grupo não se reúne) mas que funciona por ciclos. Vários especialistas, individualmente e geralmente de forma anónima, apresentam ideias e justificações sobre determinado assunto. Até que se chegue à solução final a Técnica Delphi funciona por ciclos. Em cada ciclo um facilitador recolhe as opiniões e fornece a todos um sumário das ideias e razões apresentadas; Com base nessa informação os especialistas reveem a sua posição, alteram-na ou apresentam novos argumentos. Ao fim de um determinado número de ciclos dever-se-á ter chegado a uma solução ou conjunto de soluções que é reconhecido pela generalidade dos participantes como a melhor solução.

A Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / (Requirements Traceability Matrix – RTM) é uma tabela que relaciona as funcionalidades e funções do produto com as suas origens (os requisitos) do produto ou do projeto. A utilidade da Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / RTM é a de permitir: Compreender a razão de ser das funções ou funcionalidades do produto ligando-a a um ou vários requisitos do cliente Gerir o âmbito / escopo do produto e do projeto Gerir as alterações aos requisitos Avaliar o impacto no projeto relativo à mudança de um requisito Avaliar o impacto da falha de um teste nos requisitos (isto é se o teste falha talvez o requisito não seja atingido) Verificar se todos os requisitos do sistema estão implementados Verificar se o produto ou serviço criado pelo projeto tem as funcionalidades esperadas (faz aquilo que era suposto fazer)

Verificar o âmbito / escopo é o processo de obtenção da aceitação formal dos entregáveis do projeto. Inclui a revisão das entregas feitas de forma a garantir que cada uma delas foi concluída de forma satisfatória para o cliente ou para o promotor do projeto. Se o projeto for finalizado antes da conclusão (cancelado), o processo de verificação do âmbito / escopo deve determinar e documentar o grau de conclusão que o projeto atingiu (quais os entregáveis que foram completados e entregues e quais os que não foram).

As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto. Essencialmente existem dois tipos de técnicas de decisão em grupo, a Técnica Nominal de Grupo e a Técnica Delphi . A Técnica Nominal de Grupo (TNG) é uma técnica de tomada de decisão em grupo cuja caraterística fundamental é o facto dos elementos do grupo, apesar de frente a frente em reunião, apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente.

As técnicas de criatividade em grupo são usadas com o objetivo de potenciar a discussão e a troca de ideias. O objetivo é que dessa troca e partilha livre de opiniões possam surgir soluções criativas, mais inovadoras e, sobretudo, partilhadas e aceites por todos.   A técnica de criatividade em grupo mais conhecida é o Brainstorming “Tempestade de Ideias” , que pode ser definida como “uma técnica de conferência através da qual um grupo de pessoas procura, através da discussão crítica de ideias espontâneas, encontrar uma solução para um problema específico”. No âmbito das sessões de Brainstorming é por vezes utilizada uma técnica de ajuda à exposição de ideias conhecida pelo nome de Mind Mapping (Mapas Mentais) , à qual nos referiremos em próximo artigo.

A observação, também conhecida por “ Job Shadowing ” é uma técnica do processo 5.1 Coletar os Requisitos que fornece uma maneira direta de examinar o dia-a-dia de uma empresa ou indivíduo no seu ambiente próprio, desempenhando o seu trabalho e executando processos. Quando aplicada no âmbito do processo de coleta de requisitos, é uma técnica particularmente útil para descrever detalhes de processos que as pessoas que usam o produto ou serviço têm dificuldade em expressar, tornando possível encontrar requisitos do projeto, produto ou serviço que de outra forma poderiam passar despercebidos quer devido á relutância dos interessados em expressar esse requisito, quer porque o mesmo está tão presente no seu dia-a-dia que passou a ser entendido como algo natural e portanto difícil de ser identificado de forma clara.

Uma entrevista é um meio formal ou informal de, através de conversas diretas, recolher informações das partes interessadas. As entrevistas, que podem decorrer individualmente ou em grupo, baseiam-se no registo das respostas a um determinado conjunto de perguntas. Estas podem ter sido previamente preparadas – a entrevista obedece a um guião predefinido - ou ser realizadas de forma espontânea à medida que a conversa decorre.

Conjunto de questões escritas apresentadas ao cliente ou a outras partes interessados do projeto com o intuito de recolher informação objetiva (fatos) ou de caráter mais subjetivo (opiniões) sobre o projeto ou sobre o produto ou serviço que se pretende criar. Após a coleta das respostas, os dados obtidos devem ser tratados de forma a extrair informação quantitativa e/ou qualitativa que permita definir requisitos a incluir no projeto, produto ou serviço.

As equipas de projeto utilizam frequentemente as entrevistas como ferramenta para a recolha de informação qualitativa. Um Focus-Group, em português "Discussão em Grupo", é uma variação da técnica de entrevistas em grupo, usada frequentemente para capturar as perceções e os sentimentos dos participantes inquiridos sobre um determinado assunto. O Focus-Group pode ser usado como o primeiro passo na coleta dos requisitos do projeto, ou como forma de aprofundar o conhecimento. Tipicamente, aos participantes começam por ser colocadas questões genéricas, as quais se vão tornando cada vez mais especificas à medida que determinado requisito ou conjunto de requisitos vai sendo delineado.

O processo de recolha de requisitos é interativo sendo aprofundado à medida que as diversas partes interessadas vão transmitindo as suas necessidades. Uma ferramenta útil, e que nos permite avaliar se o processo de recolha de requisitos está mais ou menos completa, consiste na catalogação dos requisitos por tipo de acordo com aquilo que podemos chamar a roda de requisitos. Esta classificação não garante que, a um dado momento do projeto, os requisitos estejam completos, isso depende de muitos outros fatores, nomeadamente de uma correta identificação das partes interessadas no projeto e da utilização correta das diversas ferramentas que estão ao dispor do gestor de projeto e da sua equipa para a coleta dos requisitos do projeto e do produto ou serviço que se pretende criar.

O Plano de Gestão do Projeto é usado para guiar a execução do projeto e servir como base para o controle de todo o projeto, por isso ele é composto por todos os outros documentos de planeamento sendo igualmente utilizado como uma importante ferramenta de comunicação com todos os envolvidos no projeto. O plano deverá reunir todos os outros planos setoriais. O resultado será um documento elaborado progressivamente ao longo do projeto sendo que, no primeiro ciclo, os documentos auxiliares de planeamento poderão ainda não existir ou existir de forma muito incipiente. Devido à sua importância para o sucesso do projeto ele deve ser formalmente apresentado e aprovado pelo promotor do projeto e pelas restantes partes interessadas relevantes.

Apesar da sua importância para o sucesso do projeto, o encerramento formal do projeto é um dos processos mais descorados pelos gestores e pelas equipas de projeto. O processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase permite assegurar que todas as atividades e processos de gestão do projeto foram adequadamente terminados e que as entregáveis programados foram entregues ao cliente e por ele aceites.

Nos últimos anos têm sido efetuados vários estudos sobre o efeito das tecnologias Web 2.0 nas organizações. Um inquérito efetuado pela McKinsey a 2847 executivos em todo o mundo revelou que mais de 75% dos respondentes pretendem aumentar os seus investimentos em tecnologias que encorajam a colaboração entre utilizadores e mais de 50% referiram estar satisfeitos com os investimentos feitos até ao momento mesmo que 42% considerem que deveriam ter investido mais na criação de capacidades internas da organização para aproveitar as ferramentas colaborativas.

A utilização de Opinião Especializada, também conhecida por Avaliação por Peritos, é uma ferramenta / técnica usada em múltiplos processos do PMBOK v5. Consiste na recolha e avaliação com base nas opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, habilidade, experiência ou conhecimento especializado e está disponível a partir de diversas fontes: