PMBOK: A Estrutura Funcionalidades do Produto ou Serviço (EFP / PBS)

O que é a EFP / PBS?

A EFP / PBS consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto. Para criar a EFP / PBS é em primeiro lugar necessário identificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que irá ser criado no âmbito do projeto. Uma vez identificado o produto que o cliente deseja, é necessário identificar os produtos necessários para construir e suportar o produto do cliente. Nestes últimos incluem-se os produtos decorrentes das atividades de gestão do projeto (por exemplo planos e relatórios).
 

O desenvolvimento da estrutura de funcionalidades do produto (EFP / PBS) permite o conhecimento mais preciso em relação ao âmbito / escopo do produto sendo por isso um passo determinante para que se consiga criar um calendário de projeto com alguma aderência à realidade.

A EFP / PBS é desenvolvida com base na Declaração do Âmbito / Escopo do Projeto (SOW) e na Documentação dos Requisitos. A EFP / PBS fornece a estrutura do produto e o enquadramento necessário para a construção do calendário de realização das atividades e consequente gestão financeira. De forma a garantir a rastreabilidade e a consistência entre a EFP / PBS e as atividades que a suportam, a estrutura e numeração das atividades do calendário devem corresponder aos subprodutos da EFP / PBS.

Deve assegurar-se que a totalidade dos requisitos apresentados no SOW e na documentação de requisitos estão incluídos na EFP / PBS antes de estabelecer a linha base para o calendário do projeto.

Como se Constrói a EFP / PBS?

À semelhança das restantes representações hierárquicas, usadas na gestão do projeto, o diagrama hierárquico das funcionalidades do produto deve começar a ser construído de cima para baixo. A caixa de nível superior representa o produto global, os produtos subsequentes são chamados de produtos intermédios, e os produtos referidos na linha inferior da EFP / PBS são chamados produtos simples.

Produtos já existentes, ou que sejam fornecidos por fornecedores externos, podem ser representados por uma caixa em forma de elipse em vez de retangular de forma a facilitar a sua distinção em relação aos restantes produtos.

Alguns conselhos em relação à criação da EFP / PBS:

• Verifique se todos os produtos necessários para satisfazer a necessidade do cliente se encontram identificados na EFP / PBS;
• Verifique se estão identificados todos os produtos que serão fornecidos por terceiros;
• Lembre-se que cada produto fornecido por uma entidade exterior ao projeto é um risco que deve ser identificado e devidamente gerido.

Por vezes é difícil começar a criar a EFP / PBS. Apesar de existirem muitas maneiras de iniciar á construção da EFP / PBS, a melhor forma é construi-la com base nos entregáveis do produto ou serviço que se pretende criar. Para isso assuma que o nível superior da EFP / PBS é o produto final descrevendo nos níveis subsequentes os respetivos subprodutos.

A EFP / PBS não deve ser demasiado genérica (porque, nesse caso, não serve os propósitos para os quais foi criada), nem demasiado detalhada (porque se torna difícil de gerir). Embora dependa da complexidade do produto ou serviço a desenvolver diríamos que uma EFP / PBS deve ter entre 3 a 5 níveis.